Ang mga Pagkakamali na Maaaring Ibunyag ng Isang Buwanang Pagsusuri sa Bookkeeping
Ang isang buwanang pagsusuri sa bookkeeping ay maaaring magbunyag ng mga dobleng pagbabayad, mga hindi pamilyar na vendor, mga nawawalang resibo at mga hindi pangkaraniwang paggalaw ng account. Hindi nito magagarantiyahan na matutukoy ang pandaraya. Ang isang regular na pagsusuri ay pinakakapaki-pakinabang kapag sinusuportahan ang mga transaksyon at pinangangasiwaan din ng may-ari ang pag-access at pag-apruba ng pagbabayad.
Maghanap ng mga pattern pati na rin ng malalaking dami
Ang isang hindi pamilyar na singil na $40 na paulit-ulit bawat linggo ay maaaring karapat-dapat sa atensyon na kasinglaki ng isang malaking pagbili. Paghambingin ang mga pangalan ng vendor, dalas ng pagbabayad, mga kredito at mga pagbabago sa account. Imbestigahan ang isang pagbabayad na walang katugmang singil o isang kategorya ng gastos na biglang nagbabago nang walang paliwanag sa negosyo. Ang pagkakaiba ay isang dahilan upang mag-imbestiga, hindi isang patunay ng pagkakamali.
Sundin ang ebidensya
Ipagpalagay na ang isang supplier ay lumitaw nang dalawang beses na may bahagyang magkaibang pangalan at nakatanggap ng dalawang bayad para sa iisang invoice. Paghambingin ang aktwal na invoice, mga kumpirmasyon ng pagbabayad, at aktibidad sa bangko. Ang isyu ay maaaring isang duplicate na talaan ng vendor, isang error sa pagtatala, o isang hindi awtorisadong pagbabayad. Ingatan ang mga rekord na iyon bago itama ang bookkeeping.
Panatilihing hiwalay ang pangangasiwa sa karaniwang pagpasok
Ipasuri sa isang awtorisadong may-ari ang mga hindi inaasahang pagbabayad at mga pagbabago sa mga detalye ng pagbabayad ng supplier. Limitahan ang access sa account sa trabahong kailangang gawin ng bawat tao, at magpanatili ng talaan ng mga pag-apruba. Sinusuportahan ng Reconciliation ang prosesong ito sa pamamagitan ng paghahambing ng mga libro laban sa mga independiyenteng pahayag. Matutukoy ng Paper Trail ang mga pagkakaiba sa bookkeeping at maidodokumento ang mga bukas na item, habang ang pinaghihinalaang pagnanakaw o hindi awtorisadong aktibidad sa bangko ay nangangailangan ng agarang atensyon mula sa may-ari at sa naaangkop na institusyon.