Kaya bang mabawi ng isang Bookkeeper ang ilang buwan ng mga nawawalang transaksyon?

Maaaring manatiling abala ang isang kumpanya habang nahuhuli ang bookkeeping nito. Patuloy na nagbabayad ang mga customer, patuloy na nagpapadala ng mga singil ang mga vendor, at nananatiling aktibo ang bank account. Samantala, bahagi lamang ng kwento ang ipinapakita ng accounting software. Marahil ay tumigil sa pag-import ang bank feed noong Mayo. Marahil ay naipasok na ang mga invoice ngunit hindi ang mga binili gamit ang card. Marahil ay ipinagpaliban ng may-ari ang pagkategorya ng mga transaksyon hanggang sa maramdaman nilang imposible na ang dami ng trabaho.

Kadalasang kayang buuin muli ng isang bookkeeper ang mga nawawalang buwan, ngunit ang trabaho ay hindi lamang basta pagpindot ng buton para mag-import ng mga transaksyon. Ito ay isang proseso ng pagbuo muli ng isang tumpak na talaan ng kita, mga gastos, mga paglilipat, mga pananagutan, at mga balanse sa account, pagkatapos ay sinusuri ito laban sa mga independiyenteng dokumento.

Ang unang gawain ay ang pagtukoy sa kakulangan. Ang mga nawawalang transaksyon sa isang account ay naiiba sa isang buong taon kung saan walang naitala na mga bank account, credit card, aktibidad sa payroll, o mga invoice.

Ang mga bank statement ang panimulang punto para sa maraming negosyo dahil itinatakda nito kung ano talaga ang na-clear ng bawat account sa loob ng panahong iyon. Ang mga credit card statement, payment processor report, invoice record, resibo, loan statement, at payroll buod ay nagdaragdag ng impormasyon na hindi kayang ibigay ng isang bank statement lamang.

Halimbawa, ang isang deposito na ipinapakita sa isang bank statement ay maaaring pagsamahin ang ilang mga bayad ng customer pagkatapos ibawas ng processor ang mga bayarin. Ang pagtatala lamang ng net deposito bilang mga benta ay maaaring magpababa sa kabuuang kita at mag-iwan ng mga bayarin sa pagbabayad na hindi naitala. Maaaring kailanganin ng bookkeeper ang ulat ng settlement ng processor upang paghiwalayin nang tama ang mga bahagi.

Gayundin, ang pagbabayad sa isang credit card ay hindi kinakailangang isang gastusin sa negosyo. Maaari itong isang paglilipat na nagbabayad ng isang pananagutan, habang ang mga pinagbabatayang pagbili sa card ay itinatala nang hiwalay. Ang pagtrato sa pareho bilang mga gastos ay maaaring magdoble sa bilang ng mga gastos.

Ayon sa IRS, dapat tukuyin ng mga talaan ng negosyo ang kita at mga gastos at dapat suportahan ng mga dokumento tulad ng mga invoice, resibo, pahayag ng account, at iba pang ebidensya ng transaksyon. Ang mga prinsipyong iyon ay nalalapat kahit na ang mga entry ay ginawa agad o muling binuo sa ibang pagkakataon.

Ang isang nakabalangkas na pag-uulat ay nagsisimula sa huling panahon na alam na tumpak. Kinikilala ng bookkeeper ang bawat bank account, credit card, pautang, at mga kaugnay na platform ng pagbabayad, pagkatapos ay tinitipon ang mga pahayag at mga umiiral na rekord para sa mga hindi kumpletong buwan. Ang mga transaksyon na nasa ledger na ay inihahambing sa mga pahayag na iyon upang maiwasan ang pagdaragdag ng parehong kaganapan nang dalawang beses.

Ang mga nawawalang transaksyon ay ipinapasok o tinutugma, sinusuri ang mga klasipikasyon, at tinutukoy ang mga paglilipat sa pagitan ng mga account ng negosyo. Ang mga entry sa payroll ay inihahambing sa sistema ng payroll. Ang mga hindi nabayarang invoice ng customer at mga singil ng vendor ay sinusuri nang hiwalay sa paggalaw ng cash na maaaring malikha ng mga ito sa kalaunan.

Pagkatapos ng transaksyon, ang bawat naaangkop na bank at credit card account ay pinagsasama-sama nang sunod-sunod. Ang pagkakaiba sa isang buwan ay maaaring madala sa susunod. Kaya naman ang pag-aayos lamang ng pinakahuling buwan ay maaaring hindi makalutas sa kasaysayan ng hindi kumpletong bookkeeping.

Dapat tingnan ng pangwakas na pagsusuri ang mga resulta ng tubo at pagkalugi, ang balance sheet, mga bukas na receivable, mga payable, mga balanse ng pautang, at mga hindi pangkaraniwang balanse ng account. Ang isang ulat ay maaaring mekanikal na nagbabalanse at naglalaman pa rin ng isang gastos na naka-code sa maling account o isang paglilipat na napagkamalang kita.

Ang mga nawawalang sumusuportang dokumento ay hindi awtomatikong nagpapahirap sa lahat ng rekonstruksyon. Ang mga pahayag at kasaysayan ng tagapagbigay ng serbisyo ay maaaring makatulong sa pagtukoy ng mga bayad, ngunit hindi nila laging itinatatag ang layunin ng pagbili o kung ang isang bagay ay pangnegosyo o personal. Dapat markahan ng isang bookkeeper ang mga hindi sinusuportahan o hindi malinaw na mga bagay para ipaliwanag ng may-ari sa halip na manghula.

Kung hindi makuha ang isang pahayag ng account o mahalagang talaan ng payroll, maaaring kailanganin ng bookkeeper na mag-iwan ng isang dokumentadong eksepsiyon hanggang sa mabawi ang pinagmulan. Mas mainam na ipakita kung ano ang hindi pa nareresolba kaysa magpakita ng kathang-isip na katiyakan.

Ang mga kinakailangan sa pagpapanatili ng rekord ay nakadepende sa rekord at sa layunin nito. Ang dokumentasyon sa buwis sa pagtatrabaho ay may mga partikular na kinakailangan sa pederal na pagpapanatili, at ang dokumentasyon sa buwis sa pagbebenta ay maaaring may karagdagang mga kinakailangan ng estado. Dapat makipagtulungan ang negosyo sa tagahanda ng buwis nito o naaangkop na propesyonal kung saan maaaring maapektuhan ang mga pag-file o pagbawas.

Ang agwat sa kalendaryo ay isa lamang sukatan ng workload. Ang tatlong buwang transaksyon sa walong account ay maaaring mangailangan ng mas maraming pagsusuri kaysa sa anim na buwan sa isang negosyong gumagamit ng iisang bank account na may pare-parehong dokumentasyon. Mahalaga ang bilang ng mga transaksyon, kalidad ng mga talaan ng pinagmulan, pagiging kumplikado ng payroll, at dami ng naunang trabaho sa pagkakasundo.

Ang deliverable ay dapat na isang tinukoy na hanay ng mga naitama na panahon at isang listahan ng anumang hindi nalutas na mga aytem, ​​hindi isang hindi na-verify na pangako na ang bawat makasaysayang transaksyon ay maaaring makumpleto kaagad.

Kapag nabuo na muli ang mga rekord, ang lingguhan o buwanang gawain sa bookkeeping ay maaaring makatulong upang maiwasan ang pagdami ng isa pang backlog. Mga alok ng Paper Trail Pagkukumpuni ng Bookkeeping para sa mga rekord na lampas sa takdang petsa o hindi kumpletong rekord at patuloy na bookkeeping upang makatulong sa pagpapanatili ng mga libro pagkatapos ng proyekto sa pagwawasto.