Maaari Bang Baguhin ng Bank Feed ang Isang Buwan na Napagkasunduan?

Binuksan ng isang may-ari ng negosyo ang accounting dashboard at nakakita ng babala na ang panimulang balanse ay hindi na tumutugma sa huling pagkakasundo. Naisara na ang nakaraang buwan, nasuri na ang bank statement, at tila naayos na ang mga numero. Ngayon ay iba na ang mga numero. Hindi sinasadyang binuksan muli ng may-ari ang anumang bagay, kaya ang koneksyon sa bangko ang naging unang suspek.

Ang bank feed ay isang maginhawang mapagkukunan ng aktibidad ng transaksyon, ngunit hindi ito katulad ng isang nakumpletong rekonsiliasyon. Inihahambing ng rekonsiliasyon ang mga talaan ng accounting sa isang independiyenteng pahayag ng bangko para sa isang tinukoy na panahon. Ang feed ay nagbibigay ng mga item para sa pagsusuri at pagtutugma. Kinukumpirma ng rekonsiliasyon na ang mga talaan at pahayag ay magkatugma sa puntong iyon ng oras.

Ang mahalagang pagkakaiba ay ang isang bagong na-download na item ay hindi awtomatikong isinusulat muli tuwing buwan. Karaniwang lumilitaw ang problema kapag ang isang feed item ay ikinategorya, tinugma, binabawi, dinoble, o pinangasiwaan sa paraang nagbabago sa isang umiiral na entry sa bookkeeping. Ang mga pagbabagong ginawa nang direkta sa rehistro ay maaari ring makaapekto sa isang nakaraang pagkakasundo.

Isipin ang isang bayad na na-clear sa bangko noong Marso at naitala sa mga libro. Sa Abril, lilitaw ang isang feed item para sa parehong bayad na iyon. Kung may magdadagdag nito bilang isang ganap na bagong gastos sa halip na itugma ito sa umiiral na entry, maaaring ipakita ng mga libro ang bayad nang dalawang beses. Depende sa mga petsa at paghawak, ang isang ulat para sa naunang panahon ay maaaring hindi na magkukwento ng parehong kwento.

Ang isa pang posibilidad ay ang pag-edit o pagbura ng isang dati nang napagkasunduang transaksyon. Ang pagbabago ng halaga, bank account, petsa, o katayuan ng pagkakasundo ay maaaring lumikha ng pagkakaiba sa panimulang balanse para sa susunod na pagkakasundo. Kinikilala ng Intuit ang mga na-edit, binura, pinawalang-bisa, inilipat, at hindi napagkasunduang transaksyon sa mga sanhi ng mga problema sa panimulang balanse sa QuickBooks Online.

Maaari ring maputol at maiugnay muli ang isang koneksyon sa feed, na magbubunga ng magkakapatong na mga na-download na item. Ang pagsasanib na iyon ay hindi patunay na dalawang beses na sinisingil ng bangko ang customer. Ito ay isang dahilan upang ihambing ang feed sa statement at umiiral na ledger bago tumanggap ng anuman.

Magsimula sa bank statement para sa apektadong buwan at sa ulat ng pagkakasundo na na-save noong nagsara ang buwan. Tukuyin ang eksaktong pagkakaiba sa pagitan ng dating napagkasundo na balanse at ng kasalukuyang panimulang balanse. Pagkatapos ay suriin ang mga pagbabago sa mga transaksyon na may petsang nasa loob ng panahong napagkasundo at siyasatin ang mga nakabinbing item sa feed ng bangko.

Ang layunin ay hanapin ang partikular na entry na nagpapaliwanag ng pagkakaiba. Maghanap ng duplicate na idinagdag mula sa feed, isang umiiral na transaksyon na inilipat sa ibang account, isang halagang binago pagkatapos ng reconciliation, o isang transaksyon na tinanggal o minarkahan bilang hindi na-reconcile. Ang isang audit log o kasaysayan ng transaksyon, kung mayroon sa accounting platform, ay makakatulong na matukoy kung ano ang nagbago at kailan.

Huwag maglagay ng entry sa balancing journal para lang pilitin ang reconciliation screen na maging zero. Maaaring maitago nito ang pinagbabatayang duplicate o nawawalang record at maaaring makasira sa balanse ng gastos, kita, o pananagutan. Ang pagwawasto ay kailangang sumunod sa aktwal na transaksyon at mga sumusuportang dokumento.

Ang isang bank statement ay isang maaasahang sanggunian para sa perang dumadaloy sa account na iyon, ngunit hindi nito maipapaliwanag nang mag-isa kung ang isang halaga ay kumakatawan sa isang bayad sa utang, isang pagbili ng negosyo, isang pag-withdraw ng may-ari, o isang paglilipat. Ang bookkeeping ay nangangailangan pa rin ng pagtukoy sa uri ng mga transaksyon at pagpapanatili ng mga sumusuportang rekord.

Ipinaliwanag ng Internal Revenue Service na ang sapat na mga talaan ng negosyo ay sumusuporta sa mga entry sa kita, gastos, at tax return. Kaya naman ang pag-aayos ng nakaraang pagkakasundo ay dapat magsama ng higit pa sa paggawa ng balanse sa software. Ang mga naitama na talaan ay dapat pa ring umayon sa totoong aktibidad ng bangko at mga dokumentadong kaganapan sa negosyo.

Samakatuwid, ang isang praktikal na proseso ng buwanang pagsasara ay kinabibilangan ng pag-save ng mga ulat ng pagkakasundo, pagdodokumento ng mga bukas na tanong, at pagkontrol sa mga pagbabago sa mga dating saradong panahon. Ang isang pag-download ng feed sa ibang pagkakataon ay maaaring suriin laban sa rekord na iyon, sa halip na ituring bilang isang dahilan upang simulan muli ang buwan.

Kung ilang buwan ang naapektuhan o walang nakakaalam kung kailan nagsimula ang pagkakaiba, maaaring ibukod ng isang nakabalangkas na pagsusuri sa bookkeeping ang mga nabagong transaksyon at matukoy kung aling mga panahon ang kailangang itama. Maaaring suriin ng Paper Trail ang mga rekonsiliasyon, aktibidad ng bangko, at mga sumusuportang rekord sa pamamagitan nito. Pagkukumpuni ng Bookkeeping o patuloy na mga serbisyo sa bookkeeping.

Ang layunin ay hindi para itago ang pagkakaiba. Ito ay upang matukoy kung ano ang nagbago, itama ang mga talaan gamit ang isang dokumentadong paliwanag, at ibalik ang negosyo sa isang maaasahang buwanang proseso.