Pagpapanatili ng Rekord ng Payroll sa California
Karaniwang dapat panatilihin ng mga employer sa California ang mga talaan ng payroll nang hindi bababa sa apat na taon sa ilalim ng gabay ng Employment Development Department. Ang mga talaan ng pederal na buwis sa pagtatrabaho ay karaniwang dapat ding itago nang hindi bababa sa apat na taon pagkatapos maihain ang ikaapat na quarter return para sa taon, ayon sa IRS. Ang iba't ibang talaan ay maaaring may mas mahahabang obligasyon, kaya hindi dapat ituring ng isang negosyo ang isang apat na taong deadline bilang pahintulot na sirain ang bawat dokumento ng trabaho.
Hindi lang mga pay stub ang sakop ng mga talaan ng EDD sa California
Inilalarawan ng gabay ng employer ng EDD ang mga rekord na nagbibigay ng totoo at tumpak na tala ng mga manggagawa at mga bayad. Kabilang sa impormasyon ang mga detalye ng pagtukoy, mga petsa ng trabaho, mga bayad, mga panahon ng bayad, mga halagang ipinagkait, at mga talaan ng disbursement. Binanggit din ng EDD ang isang espesyal na walong-taong kinakailangan sa pagpapanatili para sa ilang mga talaan ng pagbabayad para sa serbisyo sa sambahayan kapag pinag-uusapan ang katayuan bilang exemption o subject-employer. Dapat tukuyin ng mga employer kung aling mga patakaran ang naaangkop sa kanilang mga operasyon sa halip na ipagpalagay na ang bawat negosyo o kaayusan ng manggagawa ay magkapareho.
May sariling orasan ang dokumentasyon ng pederal na buwis sa pagtatrabaho
Kinakailangan ng IRS na itago ang mga rekord ng buwis sa trabaho nang hindi bababa sa apat na taon pagkatapos ihain ang ulat ng ikaapat na kwarter para sa taon. Kabilang dito ang impormasyon tulad ng mga pangalan at address ng empleyado, mga bayad sa sahod, mga halagang ibinayad, mga deposito, mga ulat at mga kaugnay na form ng withholding. Partikular na tinutukoy ng IRS ang mas mahabang pagtatala para sa ilang dokumentasyon ng kredito sa buwis na may kaugnayan sa trabaho, kabilang ang ilang mga rekord ng kredito na nangangailangan ng hindi bababa sa anim na taon. Ang mga eksepsiyon na iyon ay nagpapakita kung bakit maaaring hindi sapat ang isang patakaran sa awtomatikong pagtanggal ng file.
Ang ibang mga patakaran sa pagtatrabaho ay maaaring mangailangan ng hiwalay na mga talaan
Ang mga buwis sa payroll ay hindi pareho sa bawat talaan ng batas sa paggawa. Ang pagpapanatili ng oras, dokumentasyon ng tauhan, mga pahayag ng sahod, mga talaan ng bakasyon at mga talaang sangkot sa isang imbestigasyon o hindi pagkakaunawaan ay maaaring may magkakahiwalay na obligasyon. Ang isang talaan ay maaari ring kailanganing itago nang mas matagal kung may naaangkop na claim, audit, litigation hold o iba pang kinakailangan sa pagpapanatili. Ang isang responsableng patakaran ay tumutukoy sa uri ng talaan at kaugnay na batas bago magtalaga ng petsa ng pag-expire. Ang mga negosyong may hindi pangkaraniwang mga pangyayari ay dapat humingi ng propesyonal na gabay sa halip na umasa sa isang maikling buod ng artikulo.
Dapat mapanatili ng elektronikong imbakan ang magagamit na impormasyon
Maaaring suportahan ng digital filing ang pagkuha ng mga dokumento, ngunit dapat panatilihing tumpak, naa-access, at protektado ang mga rekord mula sa hindi naaangkop na pag-access. Maaaring kabilang sa mga dokumento ng payroll ang mga address, Social Security number, mga detalye ng kompensasyon, at impormasyon sa pagbabangko. Ang mga halagang iyon ay hindi dapat ilagay sa mga pampublikong repositoryo o mga folder na malayang ibinabahagi. Ipinaliwanag ng IRS na dapat pangalagaan ng elektronikong pagtatala ang nababasa at naa-access na dokumentasyon. Ang pangalan lamang ng folder ay hindi isang sistema ng pagsunod kung ang mga nilalaman nito ay hindi maaaring makuha o maunawaan sa ibang pagkakataon.
Magtakda ng mga responsibilidad bago itapon ang mga dokumento
Dapat malaman ng isang negosyo kung sino ang nangangalap ng mga talaan ng payroll, kung saan iniimbak ang mga ito, kung sino ang kumokontrol sa pag-access at kung paano inaaprubahan ang pagtatapon. Dapat maiwasan ng patakaran ang aksidenteng pagbura kapag umalis ang isang empleyado o kapag nagbago ang software. Maaaring ipakita ng pana-panahong pagsusuri ang mga nawawalang deposito sa buwis, hindi kumpletong impormasyon sa pagkakakilanlan, o mga puwang sa mga dokumentong ginagamit ng isang tagapagbigay ng payroll. Ang pagpapanatili ng mga talaan nang palagian sa buong taon ay mas madali kaysa sa muling pagbuo ng mga ito pagkatapos dumating ang isang abiso.
Paper Trail at mga organisadong talaan sa pananalapi
Ang mga serbisyo ng Paper Trail ay nakatuon sa gawaing bookkeeping na inilarawan sa mga aprubadong alok nito. Ang mga kliyente na nangangailangan ng tulong sa pag-oorganisa ng mga ordinaryong talaan ng negosyo ay maaaring suriin ang Monthly Bookkeeping at Tax Ready Bookkeeping. Ang artikulong ito ay nagbibigay ng pangkalahatang impormasyon sa recordkeeping, hindi indibidwal na trabaho, payroll tax o legal na payo.