Mga Account na Babayaran at Matatanggap
Dapat madaling sundan ang mga hindi nabayarang invoice at mga bayarin ng supplier. Tingnan kung aling mga balanse ang napapanahon, alin ang lampas sa takdang petsa, at alin ang kailangang itama ang rekord bago ang sinuman ay sumunod.
Saklaw ng mga Account na Babayaran at Matatanggap
Sinusubaybayan ng mga account receivable ang perang utang ng mga customer sa negosyo. Sinusubaybayan naman ng mga account payable ang mga singil na utang ng negosyo sa mga supplier nito. Ang pagpapanatiling maayos ng parehong rekord ay nakakatulong na ikonekta ang mga invoice, bayad, at kredito sa tamang natitirang balanse. Nakatuon ang Paper Trail sa pagpapanatili at pagsusuri ng mga rekord na iyon sa loob ng napagkasunduang saklaw ng bookkeeping.
Mga Serbisyo ng Accounts Payable at Receivable
Mga Invoice at Bill
Ang isang kapaki-pakinabang na entry ay tumutukoy sa customer o supplier, petsa ng dokumento, takdang petsa, halaga at reference number. Ang mga pare-parehong detalye ay nakakatulong na makilala ang isang bagong obligasyon mula sa isang kopya ng isang bagay na naipasok na. Ang sumusuportang dokumento ay nagbibigay din ng konteksto kapag ang isang balanse ay kinukuwestiyon sa ibang pagkakataon.
Dapat itatag ng daloy ng trabaho kung sino ang nag-iisyu ng mga invoice ng customer, kung sino ang naglalagay ng mga singil ng supplier at kung sino ang nag-aapruba ng mga pagbabago. Mananatiling napapanahon lamang ang isang rekord kung alam ng mga taong kasangkot kung saan nararapat ang mga bagong dokumento at mga update sa pagbabayad.
Pagtutugma ng Pagbabayad
Dapat bawasan ng bayad ng kostumer ang invoice na binayaran nito. Dapat bawasan naman ng bayad ng supplier ang kaugnay na singil kapag naitala na ang singil. Kung ang bayad ay ipinasok nang hiwalay nang hindi ginagawa ang koneksyon na iyon, maaaring magmukhang hindi pa nababayaran ang orihinal na item kahit na nailipat na ang pera.
Ang mga bahagyang bayad, deposito, kredito, at sobrang bayad ay nangangailangan ng partikular na pangangalaga. Ang pagtrato sa mga ito ay nakadepende sa pinagbabatayang kasunduan at paraan ng pag-iingat sa talaan, kaya hindi dapat pilitin ang isang balanse na maging sero nang hindi nauunawaan kung ano pa ang natitirang utang.
Mga Ulat sa Pagtanda
Ang isang ulat ng pagtanda ay nag-oorganisa ng mga bukas na halaga ayon sa kung gaano katagal ang mga ito ay hindi pa nababayaran o lampas na sa takdang petsa ng pagbabayad, depende sa mga setting ng ulat. Nakakatulong ito sa negosyo na makita kung saan maaaring kailanganin ang follow-up. Ang mga petsa at termino ng pagbabayad ay kailangang tumpak para maging kapaki-pakinabang ang ulat.
Ang lumang balanse ay isang senyales para sa imbestigasyon, hindi awtomatikong patunay na hindi nakapagbayad ang isang customer. Ang isang hindi nailapat na resibo, nawawalang credit card, o dobleng invoice ay maaaring magpakita ng parehong anyo.
Mga Bahagyang Pagbabayad
Halimbawang paglalarawan: isang kostumer ang nakatanggap ng $2,000 na invoice at nagbayad ng $1,200. Kapag nailapat nang tama ang bayad, ang mga talaan ay magpapakita ng natitirang balanse na $800. Ang pagtatala ng $1,200 bilang hindi kaugnay na kita ay maaaring mag-iwan sa invoice na nagpapakita ng $2,000 na dapat bayaran pa at mabago ang talaan ng mga benta.
Mahalaga rin ang parehong atensyon para sa mga singil ng supplier. Ang pagtutugma ng bayad at pagsuri para sa anumang kredito ay nagbibigay sa may-ari ng mas malinaw na batayan para sa pagpapasya kung ano talaga ang kailangang bayaran.
Mga Responsibilidad sa Pagbabayad
Ang mga talaan ng bookkeeping ay maaaring sumuporta sa pagsubaybay ng customer at pagpaplano ng pagbabayad ng supplier, ngunit ang pagpapanatili ng mga talaang iyon ay hindi awtomatikong nagpapahintulot sa isang tao na maglipat ng mga pondo o makipag-ugnayan sa mga customer. Anumang pag-apruba ng pagbabayad, pagpapadala ng invoice o responsibilidad sa pagkolekta ay dapat na malinaw na napagkasunduan.
Ang mga pinagtatalunang balanse ay nangangailangan din ng input ng may-ari. Ang refund, write off o credit ay dapat sumasalamin sa isang aprubadong desisyon sa negosyo at naaangkop na pagtrato sa accounting. Ang pag-alis ng isang lumang balanse dahil lamang sa hindi ito maginhawa ay maaaring magtago ng isang hindi nalutas na isyu sa komersyo.
Itago ang talaan ng pag-apruba kasama ang invoice at ang sanggunian sa pagbabayad. Kung ang isang invoice ay pinagtatalunan, itala ang halagang pinag-uusapan at kung sino ang lumulutas nito, sa halip na ituring ito bilang inaprubahan para sa pagbabayad. I-reconcile ang mga kumpirmasyon ng pagbabayad sa bank statement upang ang isang awtorisadong pagbabayad, isang naka-iskedyul na pagbabayad at isang na-clear na pagbabayad ay manatiling mapag-iba.
Bago ang pagbabayad, hiwalay na ang mga invoice na inaprubahan para sa pagbabayad mula sa mga item na naka-hold, naka-iskedyul na awtomatikong pag-withdraw, at mga credit na naghihintay ng aplikasyon. Isama ang numero ng invoice, tatanggap, halaga, at takdang petsa sa talaan ng pag-apruba. Pagkatapos, maaaring paghiwalayin ng taong maglalabas ng pondo ang nilalayong pagbabayad mula sa isang natitirang talaan ng bookkeeping.
Kumpirmahin ang mga pagbabago sa mga detalye ng bangko ng supplier sa pamamagitan ng isang nakatakdang contact bago i-update ang mga tagubilin sa pagbabayad. Inirerekomenda ng FBI ang pag-verify ng mga pagbabago sa mga numero ng account at mga pamamaraan ng pagbabayadItago ang kumpirmasyong iyon kasama ng pag-apruba ng pagbabayad.
Mga Balanse ng Bukas na Account
Ang napagkasunduang output ay maaaring magsama ng isang na-update na listahan ng mga bukas na invoice at bill, mga inilapat na bayad at kredito, at malinaw na natukoy na mga eksepsiyon. Kung saan ang mga receivable at payable ay pinananatili sa ledger, ang mga listahang iyon ay dapat suriin kaugnay ng mga kaukulang balanse ng account. Ang mga pagkakaiba ay maaaring magpahiwatig ng isang entry sa labas ng normal na daloy ng trabaho ng invoice o bill.
Para sa unang pag-uusap, makakatulong na malaman kung ang mas malaking kahirapan ay ang pagkolekta ng mga bayad ng customer, pagpapanatiling organisado ng mga singil ng supplier o pag-unawa kung aling mga balanse ang totoo. Maaari mong ilarawan ang mga pangangailangang iyon nang hindi ibinabahagi ang mga pagkakakilanlan ng customer o mga detalye ng indibidwal na invoice sa pag-uusap sa website.
Maaaring ipakita ng talaan ng bookkeeping ang orihinal na halaga ng singil o invoice, mga inilapat na bayad, mga kreditong naitala at ang balanseng bukas pa rin sa petsa ng pag-uulat. Ang iyong negosyo ay nananatiling responsable sa pagpapahintulot sa mga pagbabayad at mga desisyon sa pagkolekta. Ang isang kasalukuyang talaan ay nagbibigay sa taong humahawak ng mga desisyong iyon ng mas malinaw na batayan para sa pagsusuri ng mga takdang petsa at pagsubaybay sa mga natitirang balanse.
Ang mas malaking dami ng mga invoice ng customer at mga singil ng supplier ay nangangailangan ng pare-parehong mga sanggunian, pagtutugma ng pagbabayad, at isang organisadong listahan ng mga eksepsiyon. Ang mga ulat sa pagtanda ay nakakatulong na makilala ang mga balanseng hindi pa dapat bayaran mula sa mga nangangailangan ng atensyon. Kung maraming tao ang nagbibigay ng impormasyon sa pagsingil o pagbabayad, dapat tukuyin ng handoff kung sino ang nagkukumpirma ng mga kredito, lumulutas ng mga pinagtatalunang balanse, at nagpapahintulot sa aktibidad ng pagbabayad o pangongolekta.
