Mga Account at Pagsingil

Ang isang invoice ay magiging kapaki-pakinabang lamang kapag ito ay naipadala nang tumpak at nasunod ang mga detalye. Ang isang singil ng vendor ay nangangailangan ng higit pa sa isang lugar sa isang folder. Kailangan nito ng isang tumpak na talaan, isang takdang petsa, at isang malinaw na landas ng pag-apruba. Pinagsasama-sama Paper Trail ang mga gumagalaw na bahaging iyon kasama ang organisadong mga talaan at pare-parehong pagsunod sa mga detalye.

• Pag-invoice ng Customer: Maghanda at maghatid ng mga invoice ng customer gamit ang mga aprubadong detalye, at magpanatili ng talaan ng mga sinisingil.
• Mga Pagsubaybay sa Pagbabayad: Subaybayan ang mga hindi nabayarang invoice, subaybayan ang mga natitirang halaga, at magpadala ng mga naaangkop na paalala sa isang napagkasunduang iskedyul.
• Pamamahala ng Singil ng Vendor: Tumanggap at mag-organisa ng mga singil ng vendor, itala ang mga halaga at mga takdang petsa, at panatilihing nakikita ang mga nakabinbing obligasyon.
• Koordinasyon ng Pagbabayad: Ihanda ang mga bayad ng vendor para sa pagsusuri at pag-apruba upang makapagdesisyon ang iyong pangkat kung ano ang babayaran at kailan.
• Pag-uulat ng mga Account at Pagsingil: Magbigay ng organisadong buod ng mga hindi nabayarang invoice ng customer, mga natitirang singil ng vendor, at mga bagay na nangangailangan ng atensyon.

Paper Trail ang humahawak sa paghahanda, organisasyon, pagsubaybay, at komunikasyon sa loob ng napagkasunduang saklaw ng serbisyo. Ang iyong negosyo ang may kontrol sa pera nito. Hindi kami malayang naglalabas ng mga bayad sa vendor, naglilipat ng pondo, o nag-aapruba ng mga gastos para sa iyo. Ang mga bayad sa vendor ay inihahanda para sa iyong pagsusuri at pag-apruba.

Kasama sa aming mga Basic, Plus, at Pro plan ang parehong pangunahing serbisyo sa Accounts at Billing. Ang pagkakaiba ay ang bilang ng mga invoice ng customer at mga singil ng vendor na hinahawakan bawat buwan. Ang mga negosyong may mas malaking volume o espesyalisadong proseso ay maaaring humiling ng Enterprise quote.

Magsisimula tayo sa pagtukoy kung saan dumarating ang mga tagubilin sa pagsingil ng customer at mga singil ng vendor, kung aling sistema ang may hawak ng mga rekord, at kung sino ang awtorisadong mag-apruba ng mga pagbabago. Tutukuyin ng inyong pangkat ang mga taong responsable para sa mga desisyon sa pagsingil at pag-apruba ng pagbabayad. Ang napagkasunduang saklaw ang nagtatakda kung aling mga hakbang administratibo ang hahawakan ng Paper Trail .

Kasama sa isang kapaki-pakinabang na handoff ang mga listahan ng customer at vendor, mga termino ng invoice, mga natitirang item at ang kasalukuyang proseso ng pag-apruba. Ang mga nawawalang detalye ay itinataas kasama ang iyong itinalagang contact sa halip na pinupunan sa pamamagitan ng mga pagpapalagay.

Ang iyong aprubadong impormasyon sa pagsingil ay nagbibigay sa customer, paglalarawan, halaga, at mga tuntunin. Ang paghahanda at paghahatid ng invoice ay lumilikha ng talaan ng kung ano ang sinisingil. Ang pagsubaybay sa katayuan ng pagbabayad ay nagpapakilala sa isang invoice na nananatiling bukas mula sa isa na bahagyang o ganap nang nabayaran.

Kapag angkop ang isang paalala, ang komunikasyon ay sumusunod sa iyong napagkasunduang iskedyul at mga tagubilin. Ang isang tanong tungkol sa pagpepresyo, isang pinagtatalunang serbisyo o isang kahilingan para sa isang konsesyon ay babalik sa iyong negosyo para sa isang desisyon.

Ang singil ng vendor ay nangangailangan ng isang makikilalang supplier, sanggunian ng invoice, halaga, at takdang petsa. Inaayos namin ang mga detalyeng iyon upang ang mga natanggap na singil ay maiba mula sa mga aytem na naghihintay ng paglilinaw o pag-apruba. Ang isang posibleng duplicate ay dapat manatiling nakikita bilang isang tanong hanggang sa kumpirmahin ng iyong koponan ang katayuan nito.

Ang paghahanda ng bayad ay sumusunod sa naaprubahang daloy ng trabaho. Tinutukoy ng rekord kung ano ang naihanda na, kung aling pag-apruba ang kailangan pa, at kung anong kumpirmasyon ang naibigay na. Ang paghahanda ay hindi nangangahulugang pahintulot para sa Paper Trail na maglabas ng pondo.

Ang inyong pangkat ay nagbibigay ng mga aprubadong tagubilin sa pagsingil ng customer, mga singil ng vendor, mga tuntunin sa pagbabayad at mga pangalan ng mga awtorisadong tagasuri. Ang mga pagbabago sa mga detalye ng customer, mga kredito, mga pinagtatalunang halaga o impormasyon ng vendor ay nangangailangan ng malinaw na tagubilin mula sa taong responsable para sa desisyong iyon.

Mangyaring gamitin ang napagkasunduang proseso ng dokumento para sa mga sumusuportang rekord. Huwag magpadala ng mga password sa bangko o walang limitasyong access sa account. Matutukoy namin ang nawawalang impormasyon nang hindi hinihiling sa iyo na ibahagi ang mga kredensyal sa pag-login sa isang ordinaryong mensahe.

Ang buod ng natitirang balanse ay kapaki-pakinabang kapag ang bawat halaga ay maaaring masubaybayan sa invoice o bayarin nito. Maaaring makilala ng talaang administratibo ang isang hindi nabayarang invoice, isang hindi pa nabayarang invoice, isang bayarin na naghihintay ng pag-apruba at isang item na nangangailangan ng karagdagang impormasyon.

Ipinapakita ng mga buod na ito ang gawaing nangangailangan ng atensyon sa loob ng napagkasunduang saklaw ng serbisyo. Hindi nito pinapalitan ang mga pinagtugmang pahayag sa pananalapi. Pinapanatili ng Buwanang Bookkeeping ang mga talaang pinansyal na iyon, habang ang Accounts & Billing ang namamahala sa aktibong daloy ng trabaho sa administrasyon.

Maaaring kuwestiyunin ng isang kostumer ang isang invoice, maaaring magpadala ang isang tindero ng isang binagong bayarin, o maaaring dumating ang kumpirmasyon ng pagbabayad nang walang malinaw na sanggunian. Tinutukoy namin ang hindi pa nareresolbang aytem at ipinapaalam kung ano ang kailangan upang hindi maitago ng administratibong rekord ang kawalan ng katiyakan.

Ang iyong negosyo ang gumagawa ng pinagbabatayang desisyon tungkol sa bisa, mga pagsasaayos, mga konsesyon, at awtorisasyon sa pagbabayad. Inaayos Paper Trail ang mga sumusuportang impormasyon at itinatala ang mga tagubiling natanggap sa loob ng napagkasunduang proseso. Walang garantiya ang resulta ng pagbabayad o pangongolekta.