బుక్‌కీపర్‌ను నియమించుకునే ముందు సిద్ధం చేయవలసిన పత్రాలు

మీరు అమ్మే ఉత్పత్తులు లేదా సేవలను, వినియోగదారులు ఎలా చెల్లిస్తారో మరియు ఖర్చుల కోసం మీరు ఏ ఖాతాలను ఉపయోగిస్తారో గుర్తించండి. వర్తించినప్పుడు చెల్లింపు ప్రాసెసర్‌లు, నగదు అమ్మకాలు, కస్టమర్ ఇన్‌వాయిసింగ్, ఇన్వెంటరీ లేదా రుణాలను గమనించండి. ఖాతాల సంఖ్య ముఖ్యమే, కానీ వాటి మధ్య ఉన్న సంబంధాలే తరచుగా అసలైన సంక్లిష్టతను వివరిస్తాయి.

ఇటీవలి ఆర్థిక నివేదికలు, సయోధ్య రికార్డులు మరియు పూర్తికాని నెలల సుమారు సంఖ్యను సేకరించండి. ఒక నెల పూర్తయిందో లేదో మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే, ఆ విషయాన్ని తెలియజేయండి. డూప్లికేట్ ఎంట్రీలు, కలగలిసిన వ్యక్తిగత ఖర్చులు, కనిపించని రసీదులు లేదా వివరించలేని బ్యాలెన్స్‌ల వంటి తెలిసిన సమస్యలను జాబితా చేయండి. ఈ వివరాలు ఒక మరమ్మతు ప్రాజెక్ట్‌ను కొనసాగుతున్న ప్రాజెక్ట్ నుండి వేరు చేయడానికి సహాయపడతాయి. నెలవారీ బుక్‌కీపింగ్.

మీ తక్షణ అవసరం ప్రస్తుత రికార్డులు, సరిదిద్దిన నివేదికలు, వ్యవస్థీకృత పన్ను బదిలీ లేదా పునరావృతమయ్యే ప్రక్రియ అవునో కాదో నిర్ణయించుకోండి. ఏదైనా ముఖ్యమైన గడువును మరియు పన్నుల తయారీదారు ఇప్పటికే ఇందులో పాలుపంచుకుంటున్నారో లేదో గమనించండి. యాక్సెస్ ఇచ్చే ముందు, పని పరిధి, రికార్డుల యాజమాన్యం, పత్రాలను పంచుకోవడం మరియు మార్పులను ఎవరు ఆమోదిస్తారనే విషయాలపై అంగీకరించండి. ఒక స్పష్టమైన ప్రారంభ చిత్రం, మీరు అకౌంటింగ్ నైపుణ్యంతో లేదా సంపూర్ణంగా వ్యవస్థీకరించిన ఫైల్‌తో రావలసిన అవసరం లేకుండా, మీ వ్యాపారానికి అనుగుణంగా సేవను ప్లాన్ చేయడానికి వీలు కల్పిస్తుంది.

పని పరిధి మరియు పత్రాలను పంచుకునే పద్ధతిపై అంగీకారం కుదిరిన తర్వాత, సమీక్షించబడుతున్న ఖాతాలు మరియు కాలాలకు సంబంధించిన రికార్డులను సేకరించండి. సంబంధం లేని స్క్రీన్‌షాట్‌ల కంటే, స్టేట్‌మెంట్‌ల పూర్తి జాబితా మరింత ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. అందుబాటులో లేని పత్రాలను గుర్తించండి, తద్వారా పనిని ప్రణాళిక చేసేటప్పుడు వాటి లేకపోవడాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోవచ్చు.

• ఈ కాలంలో ఉపయోగించిన మూసివేసిన ఖాతాలతో సహా బ్యాంక్ మరియు క్రెడిట్ కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు.
• అమ్మకాలు మరియు చెల్లింపు ప్రాసెసర్ నివేదికలు, కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు బకాయి ఉన్న మొత్తాలు.
• సరఫరాదారు బిల్లులు, రసీదులు మరియు చెల్లింపులు లేదా క్రెడిట్‌ల రికార్డులు.
• రుణ స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు సంబంధిత పరికరాల కొనుగోలు పత్రాలు.
• ఇప్పటికే ఉన్న ఆర్థిక నివేదికలు మరియు పూర్తి చేసిన సయోధ్య రికార్డులు.
• వర్తించే సందర్భాలలో, మీ పన్ను సలహాదారు అభ్యర్థించిన జాబితా లేదా ఆమోదించబడిన సర్దుబాటు ఎంట్రీలు.

పుస్తకాలను వేరొక వ్యక్తి నిర్వహించినట్లయితే, వారు పూర్తి చేసిన చివరి కాలాన్ని గుర్తించి, క్రమబద్ధమైన అప్పగింతను ఏర్పాటు చేయండి. నివేదికలు, సయోధ్యలు మరియు నమోదు చేయబడిన సర్దుబాట్ల కాపీలను భద్రపరచండి. మీ వ్యాపారం దాని అకౌంటింగ్ ఫైల్‌ను నియంత్రిస్తోందని మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ మద్దతు ఇచ్చే వినియోగదారు అనుమతుల ద్వారా యాక్సెస్ మంజూరు చేయవచ్చని నిర్ధారించుకోండి.

ప్రొవైడర్ మారడం అనేది బాధ్యతలను స్పష్టం చేసుకోవడానికి ఒక అవకాశం, అంతేగానీ విశ్వసనీయమైన గతాన్ని విస్మరించడానికి ఒక కారణం కాదు. పాత పద్ధతి ఎప్పుడు ముగుస్తుంది మరియు కొత్తది ఎప్పుడు ప్రారంభమవుతుంది అనే దానిపై అంగీకరించడం ద్వారా, నమోదులు ఒకదానిపై ఒకటి పడకుండా నివారించండి. మీ అకౌంటెంట్ ఇప్పటికే ఉపయోగిస్తున్న నిల్వలు లేదా నివేదికలపై గత సవరణలు ప్రభావం చూపిస్తే, వాటికి ప్రత్యేక సమీక్ష అవసరం కావచ్చు.

యజమానికి ప్రతి అకౌంటింగ్ పదం తెలిసి ఉండాల్సిన అవసరం లేదు. వివరించలేని బ్యాలెన్స్, పూర్తికాని కాలం లేదా ఎప్పటికీ అందని నివేదిక గురించి వివరించడం సమీక్షకు ఒక ఆచరణాత్మక ప్రారంభ బిందువును అందిస్తుంది. అప్పుడు అందుబాటులో ఉన్న రికార్డులు, ఆ పని ఒక పరిమిత సవరణా, పెండింగ్‌లో ఉన్న పనులను పూర్తి చేసే ప్రాజెక్టా లేదా కొనసాగుతున్న నెలవారీ సహాయమా అనేది నిర్ధారించడానికి సహాయపడతాయి.

ప్రారంభ వెబ్‌సైట్ సంభాషణకు బదులుగా, అంగీకరించిన డాక్యుమెంట్ ఛానెల్‌లో వివరమైన రికార్డులను ఉంచండి. సాఫ్ట్‌వేర్ పేరు, సుమారు ఖాతాల సంఖ్య, సంబంధిత కాల వ్యవధి మరియు ఆశించిన ఫలితాన్ని ఉపయోగించి ప్రారంభ పరిధిని చర్చించవచ్చు. ప్రక్రియ ఖరారు కాకముందే ఖాతా ఆధారాలను పంచుకోకుండా లేదా ఆర్థిక పత్రాలను పంపకుండా ప్రణాళికను ప్రారంభించడానికి ఇది సరిపోతుంది.