రెండు సాధ్యమయ్యే ఖర్చుల వర్గాల మధ్య ఎంచుకోండి
ఒక లావాదేవీ రెండు ఖర్చుల వర్గాలకు సరిపోతున్నట్లు అనిపించినప్పుడు, ఏమి కొనుగోలు చేయబడింది మరియు వ్యాపారం దానిని ఎలా ఉపయోగిస్తుంది అనే దాని ప్రకారం దానిని వర్గీకరించండి. ఒకే కొనుగోలులో నిజంగా వేర్వేరు వస్తువులు ఉన్నప్పుడు దానిని విభజించవచ్చు. కేవలం వ్యాపారి పేరును బట్టి ఒక వర్గాన్ని ఎంచుకోవడం కంటే, స్థిరమైన, పత్రబద్ధమైన పద్ధతికే ఎక్కువ ప్రాధాన్యత ఉంటుంది.
దుకాణాన్ని కాకుండా ఇన్‌వాయిస్‌ను చూడండి
ఒక పెద్ద రిటైలర్ నుండి చేసే కొనుగోలులో కార్యాలయ సామాగ్రి, పునఃవిక్రయ ఉత్పత్తులు మరియు ఒక వ్యక్తిగత వస్తువు ఉండవచ్చు. వ్యాపారి ఒక్కరే అయినా, అకౌంటింగ్ ఉద్దేశ్యం భిన్నంగా ఉంటుంది. కొనుగోలును సముచితంగా కేటాయించడానికి వస్తువు వివరాలను ఉపయోగించండి. విభజించిన ఎంట్రీల మొత్తం వాస్తవ లావాదేవీతో సరిపోలాలి మరియు దానికి సంబంధించిన రసీదు అనుసంధానించబడి ఉండాలి లేదా సులభంగా కనుగొనగలిగేలా ఉండాలి.
ఒకే రకమైన ఖర్చులకు స్థిరమైన నియమాన్ని ఉపయోగించండి
ఒకవేళ సాఫ్ట్‌వేర్ సబ్‌స్క్రిప్షన్ సాధారణ ఆఫీస్ కార్యకలాపాలకు మద్దతు ఇస్తే, ఒక సరైన వర్గాన్ని నిర్ణయించుకుని, దానిని స్థిరంగా ఉపయోగించండి. సాఫ్ట్‌వేర్ ఖర్చుకు సంబంధించిన అనేక వెర్షన్‌ల వంటి, ఒకదానితో ఒకటి అతివ్యాప్తి చెందే ఖాతాలను సృష్టించడం వల్ల నివేదికలు విచ్ఛిన్నం కావచ్చు. మరింత వివరాలు ఉపయోగకరంగా ఉన్నప్పుడు, ప్రతి నెలా ప్రధాన ఖర్చు వర్గాన్ని మార్చకుండానే ప్రాజెక్ట్‌లు లేదా ఇతర ట్రాకింగ్ ఫీల్డ్‌లు ఆ వివరాలను అందించగలవు.
విభిన్నమైన సమీక్ష అవసరమయ్యే అంశాలను గుర్తించండి
కొన్ని కొనుగోళ్లు కేవలం రెండు నిర్వహణ ఖర్చుల మధ్య ఎంపిక మాత్రమే కాదు. పరికరాలు, సరుకు, ముందుగా చెల్లించిన సేవలు లేదా వ్యాపార మరియు వ్యక్తిగత మిశ్రమ వినియోగానికి భిన్నమైన విధానం అవసరం కావచ్చు. రిటర్న్‌ను ప్రభావితం చేసే పన్ను వర్గీకరణ లేదా కేటాయింపు ప్రశ్నల గురించి పన్ను సిద్ధం చేసేవారిని అడగండి. పునరావృతమయ్యే పరిస్థితుల కోసం ఒక చిన్న కేటగిరీ గైడ్‌ను నిర్వహించండి, తద్వారా తర్వాతి నెలలు అదే తర్కాన్ని అనుసరిస్తాయి మరియు పోలికలు అర్థవంతంగా ఉంటాయి.