మీ స్వంత పుస్తకాలను నిర్వహించడం అర్థరహితంగా మారే దశ

ఒక వ్యాపారం తరచుగా ఒకే వ్యక్తి దాదాపు అన్ని పనులూ చేయడంతో మొదలవుతుంది. యజమాని సేవలను అమ్ముతాడు, ఫోన్‌కు సమాధానమిస్తాడు, కస్టమర్లను చూసుకుంటాడు, సామాగ్రిని ఆర్డర్ చేస్తాడు, మరియు రాత్రిపూట ఆర్థిక లావాదేవీలను నమోదు చేస్తాడు. తక్కువ సంఖ్యలో చెల్లింపులు ఉన్నప్పుడు, ఈ ఏర్పాటు బాగానే పనిచేస్తుంది. యజమాని దాదాపు ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌ను గుర్తుంచుకుంటాడు మరియు చాలా కొనుగోళ్లకు గల కారణాన్ని గుర్తిస్తాడు. ఆ తర్వాత వ్యాపారం మరింత చురుకుగా మారుతుంది. ఒక కొత్త కస్టమర్ చెల్లింపు పద్ధతిని జోడిస్తారు. ఎక్కువ మంది విక్రేతలు బిల్లులు పంపుతారు. ఒక కాంట్రాక్టర్ లేదా ఉద్యోగి కొత్త పత్రాలను తీసుకొస్తారు. నమోదు చేయబడుతున్న వ్యాపారం గణనీయంగా మారినప్పటికీ, యజమాని ఇప్పటికీ బుక్‌కీపింగ్‌ను తీరిక సమయపు పనిగానే భావిస్తాడు.

మొదటి స్పష్టమైన సమస్య ఖాతాలలో పొరపాటు కాకపోవచ్చు. అది రసీదులు మరియు బ్యాంకు లావాదేవీలలో గడిచిపోయిన ఒక ఆదివారం మధ్యాహ్నం కావచ్చు. వినియోగదారులకు మరియు సిబ్బందికి తక్షణ శ్రద్ధ అవసరం కాబట్టి యజమాని బుక్‌కీపింగ్‌ను వాయిదా వేస్తాడు. రికార్డులు వారం చివరి వరకు, ఆపై నెల చివరి వరకు ఆగిపోతాయి. చివరికి, ఒక పన్ను అపాయింట్‌మెంట్, ఒక ఫైనాన్సింగ్ అభ్యర్థన, లేదా ఒక కష్టమైన వ్యాపార నిర్ణయం వంటివి వెనుకబడిన పనులను పూర్తి చేయడానికి ఒత్తిడిని సృష్టిస్తాయి. ఈ భారం కేవలం పరిపాలనపై గడిపే సమయం మాత్రమే కాదు. ఆర్థిక పరిస్థితి ఇంకా అసంపూర్ణంగానే ఉందని తెలిసినప్పటికీ, దానిపై ఆధారపడిన నిర్ణయాలు తీసుకుంటూ ఉండటంలోని మానసిక భారం కూడా ఒక భారం.

వ్యాపారం మరింత సంక్లిష్టంగా మారినప్పుడు, యజమాని ప్రతి చెల్లింపు దేనిని సూచిస్తుందో గుర్తుంచుకోవడంపై ఆధారపడలేరు. ఏ ఇన్‌వాయిస్‌లు చెల్లించబడలేదు? ఏ ఖర్చులు పునరావృతమవుతున్నాయి? బాధ్యతలకు ఇప్పటికే ఎంత నగదు కేటాయించబడింది? బలమైన రాబడి బలమైన లాభంగా మారిందా? ఈ సమాధానాలు బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, చెల్లింపు ప్లాట్‌ఫారమ్‌లు, ఇమెయిల్ మరియు రసీదులలో చెల్లాచెదురుగా ఉండవచ్చు. మంచి రికార్డులు వ్యాపారాలకు పురోగతిని పర్యవేక్షించడానికి, ఆదాయ వనరులను గుర్తించడానికి, ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి మరియు ఆర్థిక నివేదికలను సిద్ధం చేయడానికి సహాయపడతాయని IRS వివరిస్తుంది. [1] ఒక వ్యక్తి సౌకర్యవంతంగా గుర్తుంచుకోగలిగే దానికంటే ఆర్థిక కార్యకలాపాలు విస్తరించినప్పుడు ఆ ప్రయోజనాలు మరింత ముఖ్యమైనవిగా మారతాయి.

ఒక ఆర్థిక నివేదిక కచ్చితమైనదిగా ఉన్నప్పటికీ, సహాయం చేయడానికి చాలా ఆలస్యంగా రావచ్చు. మరొక ఉద్యోగిని నియమించుకోవాలని భావిస్తున్న యజమాని ప్రస్తుత బాధ్యతలను అర్థం చేసుకోవాలి. పరికరాలను కొనుగోలు చేయడానికి సిద్ధమవుతున్న సంస్థ డబ్బు పెట్టే ముందు తన ఆర్థిక స్థితిని తెలుసుకోవాలి. ఫైనాన్సింగ్ గురించి చర్చిస్తున్న వ్యాపారానికి వివరించగల మరియు సమర్థించగల రికార్డులు అవసరం కావచ్చు. వ్యాపారాలు తమ కార్యకలాపాలను నిర్వహించడానికి మరియు రుణదాతలతో సంభాషించడానికి సహాయపడే ముఖ్యమైన ఆర్థిక నివేదికలుగా ఆదాయ నివేదికలు మరియు బ్యాలెన్స్ షీట్‌లను IRS గుర్తిస్తుంది. [1] ప్రతి కంపెనీకి సంక్లిష్టమైన రిపోర్టింగ్ అవసరం లేదు, కానీ నిర్ణయాలు తీసుకునేటప్పుడు నమ్మదగిన సమాచారం నుండి ప్రతి యజమాని ప్రయోజనం పొందుతాడు.

కొన్నిసార్లు ఒక ఇబ్బందికరమైన సంభాషణ సమయంలో కీలక మలుపు వస్తుంది. ఒక పన్ను నిపుణుడు యజమాని కనుగొనలేని పత్రాలను అభ్యర్థిస్తాడు. బ్యాంకు బ్యాలెన్స్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌తో సరిపోలదు. చెల్లించినట్లు కనిపించే ఇన్‌వాయిస్‌ను ఒక కస్టమర్ వివాదిస్తాడు. ఒక సరఫరాదారు బిల్లు బకాయి ఉందని పట్టుబడతాడు. నివేదికలు నమ్మదగినవేనా అని యజమాని ఆలోచించడం ప్రారంభిస్తాడు. కొనుగోళ్లు, అమ్మకాలు, జీతాలు మరియు ఇతర లావాదేవీలు పుస్తకాలను బలపరుస్తాయి కాబట్టి వాటిని భద్రపరచాల్సిన సహాయక పత్రాలను సృష్టిస్తాయని IRS పేర్కొంది. [2] రికార్డులు అస్తవ్యస్తంగా ఉన్నప్పుడు, సాధారణ ప్రశ్నలు కూడా ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటాయి. అనిశ్చితి అకౌంటింగ్‌ను దాటి కస్టమర్ సంబంధాలు, నగదు ప్రణాళిక మరియు వ్యాపార నిర్ణయాలపై విశ్వాసం వరకు వ్యాపిస్తుంది.

కొంతమంది యజమానులు వృత్తిపరమైన బుక్‌కీపింగ్‌ను వ్యతిరేకిస్తారు, ఎందుకంటే ఆ పనిని వ్యక్తిగతంగా చేయడం వ్యాపారానికి దగ్గరగా ఉన్నట్లు వారికి అనిపిస్తుంది. కానీ లావాదేవీలను నమోదు చేయడం మరియు ఆర్థిక నిర్ణయాలు తీసుకోవడం వేర్వేరు బాధ్యతలు. ఏ అవకాశాలను అందిపుచ్చుకోవాలి, ఏ ఖర్చులు ప్రయోజనకరమైనవి, మరియు ఏ స్థాయి నష్టభయం ఆమోదయోగ్యమైనది అనే విషయాలను యజమానే నిర్ణయిస్తారు. విశ్వసనీయమైన రికార్డులు ఆ నిర్ణయాలను మూల్యాంకనం చేయడాన్ని సులభతరం చేస్తాయి. వృత్తిపరమైన బుక్‌కీపింగ్ అనేది యజమాని యొక్క విచక్షణాధికారాన్ని గానీ లేదా పన్ను మరియు న్యాయ సలహాదారుల ప్రత్యేకమైన పనిని గానీ భర్తీ చేయదు. అది యజమాని ఉపయోగించుకోగల ఒక వ్యవస్థీకృత ఆర్థిక చిత్రాన్ని అందిస్తుంది. సరైన ఏర్పాటు అనేది ప్రతి కంపెనీని ఒకే ప్యాకేజీలోకి బలవంతంగా నెట్టే బదులు, వ్యాపారం యొక్క వాస్తవ అవసరాలను ప్రతిబింబించాలి.

ఒక వ్యాపారానికి, ప్రతి వారాంతం బుక్‌కీపింగ్‌తోనే గడిచిపోయినప్పుడు కీలక మలుపు వస్తుంది. మరొక వ్యాపారానికి, అనేక ఖాతాలు మరియు చెల్లింపు వ్యవస్థల వల్ల రికార్డులను సరిపోల్చడం కష్టమైనప్పుడు ఆ మలుపు వస్తుంది. ఇంకొక వ్యాపారానికి, యజమాని విశ్వాసంతో అందించలేని సమాచారం రుణదాతకు లేదా అకౌంటెంట్‌కు అవసరమైనప్పుడు ఆ మలుపు వస్తుంది. మార్పు ఎప్పుడు జరగాలనే దాన్ని నిర్ధారించేందుకు నిర్దిష్టమైన ఆదాయ పరిమితి అంటూ ఏదీ లేదు. వినియోగదారులు మరియు కార్యకలాపాలపై నుండి దృష్టిని మరల్చకుండా, ప్రస్తుత విధానం ఇకపై సకాలంలో, నమ్మదగిన సమాచారాన్ని అందించలేకపోవడమే ఒక ముఖ్యమైన సంకేతం. అన్ని పనులను వ్యక్తిగతంగా చేయగల సామర్థ్యం ఉన్నంత మాత్రాన, యజమాని తన సమయాన్ని ఉత్తమంగా వినియోగించుకుంటున్నారని ఎల్లప్పుడూ చెప్పలేం.