పన్నుకు సిద్ధంగా ఉండే బుక్‌కీపింగ్: ఫైల్ చేసే ముందు మీ రికార్డులను క్రమబద్ధీకరించండి
ప్రచురించబడింది
పన్నుకు సిద్ధంగా ఉండే బుక్‌కీపింగ్, వ్యాపార ఆదాయం, ఖర్చులు మరియు వాటికి సంబంధించిన రికార్డులను క్రమబద్ధీకరిస్తుంది, తద్వారా పన్నుల తయారీదారు ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని సమీక్షించగలరు. ఇందులో ఖాతాలను సరిపోల్చడం, అస్పష్టమైన లావాదేవీలను పరిష్కరించడం మరియు మొత్తాల వెనుక ఉన్న డాక్యుమెంటేషన్‌ను నిర్వహించడం వంటివి ఉంటాయి. పుస్తకాలను సిద్ధం చేయడం పన్ను దాఖలుకు మద్దతు ఇస్తుంది, అయితే పన్ను నిర్వహణ మరియు రిటర్న్ తయారీ వేర్వేరు వృత్తిపరమైన పనులుగా ఉంటాయి.
రసీదుల ఫోల్డర్ అనేది చిత్రంలో ఒక భాగం మాత్రమే.
రసీదులు వ్యక్తిగత కొనుగోళ్లను వివరించడానికి సహాయపడతాయి, కానీ పన్నుల తయారీదారుకు వ్యాపార కార్యకలాపాల యొక్క నమ్మకమైన సారాంశం కూడా అవసరం. సంబంధిత లావాదేవీలు క్రమబద్ధం చేయనప్పుడు లేదా ఖాతా నిల్వలను ఇంకా సమీక్షించాల్సి ఉన్నప్పుడు, పత్రాల కట్టను ఉపయోగించడం కష్టమవుతుంది.
పుస్తకాలలోని మొత్తాలతో సహాయక రికార్డులను అనుసంధానించడమే లక్ష్యం. ఒక ఖర్చు విభాగానికి దాని వెనుక లావాదేవీలు ఉండాలి, మరియు ఆ లావాదేవీలకు అర్థమయ్యే వ్యాపార ప్రయోజనం ఉండాలి. పుస్తకాలలోని మరియు పన్ను రిటర్న్‌లోని నమోదులకు సాక్ష్యంగా సహాయక పత్రాలను ఐఆర్ఎస్ (IRS) వివరిస్తుంది. ఈ అనుసంధానాన్ని స్పష్టంగా ఉంచడం వలన, తరువాత దానిని పునర్నిర్మించాల్సిన అవసరం తగ్గుతుంది.
పూర్తి ఖాతాలు మరియు సరిపోలే కాలాలతో ప్రారంభించండి
సంవత్సరంలో వ్యాపారం కోసం ఉపయోగించిన ప్రతి బ్యాంకు ఖాతా, క్రెడిట్ కార్డ్ మరియు చెల్లింపు సేవను జాబితా చేయండి. మూసివేసిన ఖాతాలను మరియు ఆ కాలం మధ్యలో తెరిచిన ఖాతాలను కూడా చేర్చండి. సులభంగా డౌన్‌లోడ్ చేసుకోగలిగిన నెలలను మాత్రమే కాకుండా, స్టేట్‌మెంట్‌లు పూర్తి సంవత్సరాన్ని కవర్ చేస్తున్నాయో లేదో సరిచూసుకోండి.
నివేదికలపై ఆధారపడటానికి ముందు, నమోదు చేయబడిన కార్యకలాపాన్ని స్టేట్‌మెంట్‌లతో సరిపోల్చుకోండి. నకిలీలను, జరగని లావాదేవీలను మరియు తప్పు చోట నమోదు చేయబడిన చెల్లింపులను పరిశీలించండి. పరిష్కరించని అంశాల కోసం ఒక ప్రత్యేక రికార్డును ఉంచండి. వివరణతో కూడిన వ్యత్యాసానికి తగిన పరిష్కారం అవసరం, కానీ ఫైల్‌ను పూర్తి చేయడం కోసం మాత్రమే వివరణ లేకుండా చేసిన సర్దుబాటు, రిటర్న్‌ను సిద్ధం చేసే వ్యక్తి నుండి సమస్యను దాచిపెట్టగలదు.
లావాదేవీని వివరించే వివరాలను ఉంచుకోండి
ఉపయోగకరమైన సహాయక రికార్డులు ఏమి కొనుగోలు చేయబడింది, మొత్తం, సంబంధిత తేదీ మరియు వ్యాపార ప్రయోజనాన్ని గుర్తిస్తాయి. వేర్వేరు లావాదేవీలకు వేర్వేరు డాక్యుమెంటేషన్ అవసరం కావచ్చు. ఒక కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్ చెల్లింపుకు మద్దతు ఇవ్వవచ్చు, అయితే సరఫరాదారు ఇన్‌వాయిస్ స్వీకరించిన వస్తువు లేదా సేవను వివరిస్తుంది.
రికార్డులను తిరిగి పొందడం సులభతరం అయ్యే విధంగా నిర్వహించండి. ఒక ఉదాహరణ ఏమిటంటే, ప్రతి సంవత్సరానికి ఒక ఫోల్డర్, నెలవారీ స్టేట్‌మెంట్ ఫైల్స్, మరియు పెద్ద కొనుగోళ్లు, అసాధారణ కార్యకలాపాల కోసం ప్రత్యేక సమూహాలు ఉండటం. సంబంధిత ఆర్థిక కార్యకలాపాలను స్పష్టంగా చూపించే షరతుతో, వ్యాపారానికి అనువైన రికార్డుల నిర్వహణ వ్యవస్థను ఐఆర్ఎస్ (IRS) అనుమతిస్తుంది. ఒక రికార్డును అది మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీకి అనుసంధానించగలగడం ఇందులో ముఖ్యమైన అంశం.
సాధారణ ఖర్చుల మొత్తంలో చేరని అంశాలను సమీక్షించండి
ఖాతాల మధ్య బదిలీలు, యజమాని కార్యకలాపాలు, రుణ రాబడులు మరియు తిరిగి చెల్లింపుల విషయంలో, ఆ కదలిక వాస్తవానికి దేనిని సూచిస్తుందో సమీక్షించవలసి ఉంటుంది. వ్యాపారంలోకి డబ్బు జమ చేయడం ఎల్లప్పుడూ కస్టమర్ అమ్మకం కాదు, మరియు ప్రతి ఉపసంహరణ స్వయంచాలకంగా మినహాయించదగిన ఖర్చు కాదు.
పరికరాలు మరియు ఇతర ముఖ్యమైన ఆస్తులకు సంబంధించిన కొనుగోలు వివరాలతో కూడిన పత్రాలను భద్రపరచండి. వ్యాపార ఖాతాలో వ్యక్తిగత చెల్లింపు కనిపిస్తే, దానిని సౌకర్యవంతమైన ఖర్చుల వర్గంలో ఉంచకుండా, దానిని గుర్తించండి. బుక్‌కీపింగ్ రికార్డు ఆ కార్యకలాపాన్ని ఖచ్చితంగా వివరించాలి. అప్పుడు మీ పన్ను సలహాదారు రికార్డులు మరియు వ్యాపార పరిస్థితుల ఆధారంగా తగిన పన్ను విధానాన్ని నిర్ణయించగలరు.
బదిలీని అర్థమయ్యేలా చేయండి
ఉపయోగకరమైన బదిలీలో సరైన కాలానికి సంబంధించిన ఆర్థిక నివేదికలు, వ్యాపారానికి సంబంధించిన సహాయక షెడ్యూళ్లు మరియు ఇంకా సమీక్ష కోసం వేచి ఉన్న అంశాల సంక్షిప్త జాబితా ఉంటాయి. ఆ షెడ్యూళ్లలో రుణ నిల్వలు, కొనుగోలు చేసిన ఆస్తులు, చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు బిల్లులతో పాటు, సంబంధిత పేరోల్ మరియు చెల్లింపు ప్లాట్‌ఫారమ్ రికార్డులు కూడా ఉండవచ్చు.
దీనికి ఒక ఉదాహరణ ఏమిటంటే, ఒక యజమాని సంవత్సరం మధ్యలో చెల్లింపు ప్రాసెసర్‌లను మార్చారు. ప్రస్తుత ప్రాసెసర్ యొక్క సారాంశాన్ని మాత్రమే పంపడం వల్ల, ఆ సంవత్సరపు కార్యకలాపాలలో కొంత భాగం వివరించబడకుండా మిగిలిపోతుంది. రెండు ప్రాసెసర్‌లను మరియు వాటిలో ప్రతిదానిని ఉపయోగించిన తేదీలను గుర్తించే ఒక గమనిక, ఈ బదిలీని అనుసరించడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది. చెల్లాచెదురుగా ఉన్న ఫైళ్ళ నుండి వాటిని తయారుచేసే వ్యక్తి కనుగొంటారని ఆశించడం కంటే, వాస్తవ మార్పుల గురించి నిర్దిష్ట గమనికలు మరింత ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి.
బుక్‌కీపింగ్ తయారీని ఫైలింగ్ నిర్ణయం నుండి వేరుగా ఉంచండి
పన్నుకు సిద్ధంగా ఉండే బుక్‌కీపింగ్ రిటర్న్ తయారీకి మద్దతు ఇస్తుంది. దీని అర్థం ప్రతి లావాదేవీకి ఇప్పటికే తుది పన్ను ప్రక్రియ పూర్తయిందని లేదా రిటర్న్ దాఖలు చేయబడిందని కాదు. సంస్థ రకం, అకౌంటింగ్ పద్ధతి మరియు వ్యక్తిగత పరిస్థితులు తయారీ పనిని ప్రభావితం చేయగలవు.
పుస్తకాలు క్రమబద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, పన్నుల తయారీదారుతో చర్చ మరొక తప్పిపోయిన స్టేట్‌మెంట్‌ను కనుగొనడంపై కాకుండా, వృత్తిపరమైన తీర్పు అవసరమయ్యే అంశాలపై దృష్టి పెట్టవచ్చు. ఫైలింగ్ చేసిన తర్వాత, రికార్డులను మరియు వాటి వెనుక ఉన్న వివరణలను కలిపి ఉంచండి. స్థిరమైన రికార్డుల నిర్వహణ విధానం తరువాతి సంవత్సరాన్ని సులభంగా అర్థం చేసుకోవడానికి సహాయపడుతుంది మరియు ఆర్థిక సమాచారాన్ని సంవత్సరం పొడవునా ఉపయోగకరంగా ఉంచుతుంది.
ఫైలింగ్ తర్వాత రికార్డులను ఉపయోగకరంగా ఉంచుకోండి
పన్ను రిటర్న్‌ను పూర్తి చేసినంత మాత్రాన, దానికి సంబంధించిన రికార్డులను భద్రపరచాల్సిన అవసరం దానంతట అదే ముగిసిపోదు. IRS పత్రం రకం మరియు పరిస్థితుల ఆధారంగా రికార్డులను భద్రపరచడాన్ని నిర్ణయిస్తుంది, మరియు కొన్ని ఆస్తి లేదా ఉద్యోగ రికార్డులను ఇతర ఫైళ్ల కంటే ఎక్కువ కాలం ఉంచాల్సి ఉంటుంది. ఇతర వ్యాపార అవసరాలు కూడా రికార్డులను భద్రపరచడాన్ని ప్రభావితం చేయగలవు. పాత పత్రాలను తొలగించే ముందు, వ్యాపారానికి తగిన రికార్డుల పట్టికను ఉపయోగించండి.
తుది నివేదికలు, సర్దుబాట్లు, ఆమోదించబడిన సవరణలు మరియు సంబంధిత సహాయక పత్రాలను సులభంగా చదవగలిగే ఆర్కైవ్‌లో భద్రపరచండి. ఒక సాఫ్ట్‌వేర్ సబ్‌స్క్రిప్షన్ లేదా బ్యాంక్ ఖాతా భవిష్యత్తులో మూసివేయబడవచ్చు, కాబట్టి ముఖ్యమైన ఎగుమతులు మరియు బ్యాకప్‌లు అందుబాటులో ఉన్నాయో లేదో ధృవీకరించుకోండి. ఒక క్రమబద్ధమైన ఆర్కైవ్, యజమానిని సంవత్సరాల తర్వాత వివరాలను గుర్తుంచుకోమని అడగకుండానే, గత బ్యాలెన్స్ లేదా లావాదేవీని వివరించడానికి సహాయపడుతుంది.