మీ ఆర్థిక చరిత్రను కోల్పోకుండా సంవత్సరం మధ్యలో బుక్‌కీపింగ్ ప్రొవైడర్‌లను మార్చడం

తమ అవసరాలను తీర్చని బుక్‌కీపింగ్ ప్రొవైడర్‌ను మార్చడానికి ఒక వ్యాపారం డిసెంబర్ వరకు వేచి ఉండాల్సిన అవసరం లేదు. కానీ సంవత్సరం మధ్యలో సంస్థలను మార్చడం ఒక ముఖ్యమైన ప్రశ్నను లేవనెత్తుతుంది: సంఖ్యల వెనుక ఉన్న అర్థాన్ని కోల్పోకుండా పనిని ఎలా బదిలీ చేస్తారు?

సాధారణంగా ఒక స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను ఒక ఫోల్డర్ నుండి మరొక ఫోల్డర్‌కు తరలించడం సవాలు కాదు. ఏ నెలలు సరిపోల్చబడ్డాయో, ఏ నిల్వలకు మద్దతు ఉందో, ఏవి పరిష్కరించబడకుండా మిగిలి ఉన్నాయో, మరియు ఈ బదిలీకి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో తెలుసుకోవడమే అసలైన సవాలు.

ప్రస్తుత ఏర్పాటును ముగించే ముందు, ప్రతి సంబంధిత ఆర్థిక ఖాతా యొక్క స్థితిని అడగండి. అత్యంత ఇటీవలి సయోధ్య తేదీని మరియు ఆ కాలం పూర్తయి, సమీక్షించబడిందా లేదా అనే విషయాన్ని గుర్తించండి. ఆగస్టు వరకు సయోధ్య చేయబడిన బ్యాంకు ఖాతా, ఆగస్టు లావాదేవీలు నమోదు చేయబడి, సయోధ్య పూర్తికాని ఖాతాకు భిన్నమైన స్థితిలో ఉంటుంది.

పూర్తయిన కాలాలకు తయారు చేసిన ఆర్థిక నివేదికలను అభ్యర్థించండి, ఒప్పందంలో భాగంగా ఉన్న లాభ నష్టాల నివేదికలు మరియు బ్యాలెన్స్ షీట్‌లతో సహా. ఈ పత్రాలు కొత్తగా వచ్చే ప్రొవైడర్‌కు ఒక సూచనగా ఉపయోగపడతాయి, కానీ వాటికి తోడుగా ఉండే రికార్డులు కూడా ముఖ్యమైనవే.

ఒకవేళ ప్రొవైడర్ ఏ కాలం పూర్తయిందో నిర్ధారించలేకపోతే, వ్యాపారం ఆ కాలాన్ని ఖరారు అయినట్లుగా వర్ణించకూడదు. కొత్త ప్రొవైడర్ ఆ నిల్వలను ప్రారంభ బిందువుగా ఉపయోగించుకునే ముందు, ఆ అనిశ్చితి గురించి తెలుసుకోవాలి.

ఉపయోగకరమైన బదిలీలో అకౌంటింగ్ ప్లాట్‌ఫారమ్‌కు యాక్సెస్, వర్తించే బ్యాంక్ మరియు క్రెడిట్ కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, రికన్సిలేషన్ రిపోర్టులు, లావాదేవీల అటాచ్‌మెంట్‌లు, రసీదులు, ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల జాబితా ఉంటాయి. సేవ యొక్క పరిధిని బట్టి, వ్యాపారానికి చెల్లించని కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు వెండర్ బిల్లుల రికార్డులు కూడా అవసరం కావచ్చు.

రికార్డులు వ్యాపార ఆదాయం మరియు ఖర్చులకు మద్దతుగా ఉండాలని IRS నొక్కి చెబుతోంది. ప్రొవైడర్ మారినప్పుడు ఆ సూత్రం ముఖ్యమైనది, ఎందుకంటే లావాదేవీలను నమోదు చేసిన వ్యక్తి వెళ్లిపోయిన తర్వాత కూడా బుక్‌కీపింగ్ ఫైళ్లు ఉపయోగపడేలా ఉండాలి.

ఒక ప్రధాన డిపాజిట్‌ను ఎలా వర్గీకరించారో లేదా ఒక ఖాతా నిల్వ దాని నివేదికకు ఎందుకు భిన్నంగా ఉందో ఎవరూ వివరించలేకపోతే, కేవలం లాభ నష్టాల నివేదికను ఎగుమతి చేయడం మాత్రమే సరైన బదిలీ కాదు.

బుక్‌కీపింగ్ నిర్ణయాలకు తరచుగా లావాదేవీ వివరణ నుండి స్పష్టంగా తెలియని సందర్భం ఉంటుంది. ఖాతాల మధ్య బదిలీ, అది ఏమిటో ఎవరైనా నిర్ధారించే వరకు ఆదాయంలా కనిపించవచ్చు. ఒక విక్రేత చెల్లింపు అనేక ఇన్‌వాయిస్‌లకు సంబంధించినది కావచ్చు. ఒక డిపాజిట్ మునుపటి కాలంలోని లావాదేవీకి సంబంధించినది కావచ్చు. పరిష్కరించని వర్గీకరణలు, తప్పిపోయిన రసీదులు, అసాధారణ నిల్వలు మరియు ఆమోదం కోసం వేచి ఉన్న సర్దుబాట్లు వంటివి ఉన్న మినహాయింపుల జాబితా కోసం వెళ్లే ప్రొవైడర్‌ను అడగండి. ప్రొవైడర్ ఆ జాబితాను అందించలేకపోతే, వచ్చే ప్రొవైడర్ ఖాతాలు సరిగ్గా ఉన్నాయని మౌనంగా భావించకుండా, ఆన్‌బోర్డింగ్ సమయంలోనే దానిని ఏర్పాటు చేసుకోవాలి.

నిందల సుదీర్ఘ జాబితాను తయారు చేయడం దీని లక్ష్యం కాదు. ఇప్పటికే పూర్తయిన పనిని, ఇంకా శ్రద్ధ అవసరమైన పనిని తర్వాతి వ్యక్తి గుర్తించేలా చేయడమే దీని ఉద్దేశం.

వ్యాపారం దాని అకౌంటింగ్ ప్లాట్‌ఫారమ్ మరియు ఆర్థిక రికార్డులపై నియంత్రణను కలిగి ఉండాలి. వినియోగదారు పాత్రలను సమీక్షించండి, బదిలీ సురక్షితంగా ఉన్నప్పుడు మాత్రమే అనవసరమైన ఆధారాలను తొలగించండి మరియు కొత్త ప్రొవైడర్‌కు వారు అంగీకరించిన విధులకు తగిన యాక్సెస్‌ను ఇవ్వండి.

ఇమెయిల్ ద్వారా వ్యక్తిగత బ్యాంకింగ్ పాస్‌వర్డ్‌ను పంచుకోవడం లేదా వేరొకరి లాగిన్‌పై ఆధారపడేలా ప్రొవైడర్‌ను అనుమతించడం వంటివి చేయవద్దు. బ్యాంక్ మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ మద్దతు ఇచ్చే చోట, అందుబాటులో ఉన్న వ్యక్తిగత యాక్సెస్ నియంత్రణలను ఉపయోగించండి. ఒక ప్రత్యేకమైన, ఉద్దేశపూర్వకమైన ఏర్పాటులో వేరే విధంగా పేర్కొనకపోతే, చెల్లింపులు మరియు ఖాతా నిర్వహణకు సంబంధించిన ఆమోద హక్కులను అధీకృత వ్యాపార సిబ్బంది వద్దనే ఉంచండి.

ప్రొవైడర్లను మార్చేటప్పుడు, ఆటోమేటెడ్ బ్యాంక్ ఫీడ్‌లు, డాక్యుమెంట్ అప్‌లోడ్ టూల్స్ మరియు రిపోర్టింగ్ నోటిఫికేషన్‌లు ఎక్కడ అనుసంధానించబడి ఉన్నాయో సరిచూసుకోవడానికి కూడా ఇది ఒక మంచి సమయం.

సంవత్సరం మధ్యలో జరిగే మార్పులు తరచుగా ప్రొవైడర్ల మధ్య సరిహద్దు వద్ద విఫలమవుతాయి. ఒక సంస్థ, మరొక సంస్థ కొనసాగుతున్న నెలను సర్దుబాటు చేస్తుందని భావిస్తుంది. కొత్త ప్రొవైడర్ ఖరారు చేయబడిన ప్రారంభ నిల్వను ఆశిస్తుంది. ఈ మార్పు సమయంలో రెండు సంస్థలకూ చెల్లింపులు జరిగాయి కాబట్టి, అంతా సర్దుకుపోయిందని యజమాని భావిస్తాడు.

లిఖితపూర్వక గడువును నిర్ధారించండి: పాత ప్రొవైడర్ ఒక నిర్దిష్ట తేదీ వరకు లావాదేవీలను చూసుకుంటారు, కాగా కొత్త ప్రొవైడర్ స్పష్టంగా పేర్కొన్న మరో తేదీ నుండి బాధ్యత తీసుకుంటారు. కొత్త సేవ సాధారణంగా ప్రారంభమయ్యే ముందు శుభ్రపరిచే పనులు అవసరమైతే, వాటిని పునరావృతమయ్యే పనిలో నిశ్శబ్దంగా కలిపివేయకుండా, గుర్తించి, వాటికి అయ్యే ఖర్చును అంచనా వేయాలి.

పరివర్తన షెడ్యూల్‌లో మొదటి కొత్త నివేదిక ఎప్పుడు అందజేయబడుతుందో మరియు ఆన్‌బోర్డింగ్ సమయంలో యజమాని ఏ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వాలో కూడా పేర్కొనాలి.

ఒక ప్రొవైడర్ తన ఆన్‌బోర్డింగ్ అవసరాలను వివరించే సామర్థ్యం, ​​ఆ తర్వాత రికార్డులను ఎలా నిర్వహిస్తుందో మీకు తెలియజేస్తుంది. ప్రారంభించడానికి ఏ సమాచారం అవసరమో, మునుపటి సయోధ్యలను ఎలా తనిఖీ చేస్తారో, మరియు ఇప్పటికే ఉన్న ఫైళ్లు అసంపూర్తిగా ఉంటే ఏమి జరుగుతుందో అడగండి.

పేపర్ ట్రైల్ పునరావృతమయ్యే బుక్కీపింగ్‌ను అందిస్తుంది మరియు బుక్కీపింగ్ రిపేర్ సరిదిద్దాల్సిన రికార్డుల కోసం. ప్రొవైడర్లను మార్చే వ్యాపారం కొటేషన్ అభ్యర్థించండి దాని ప్రస్తుత ఖాతా నిర్మాణం, లావాదేవీల పరిమాణం మరియు బదిలీ షరతు ఆధారంగా. రెండవ బుక్‌కీపింగ్ సమస్యను సృష్టించే తొందరపాటు మార్పు కాకుండా, ఆర్థిక రికార్డును సజావుగా కొనసాగించడమే లక్ష్యం.