వర్జీనియా బుక్‌కీపింగ్

పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులను ఉంచడం

వర్జీనియా కోడ్ లోని నిలుపుదల విభాగం 8.1.102 ప్రకారం, ప్రతి పన్ను చెల్లింపుదారుడు పన్ను ఉపశీర్షిక క్రింద అవసరమైన ఏదైనా రిటర్న్‌లో ఉన్న మొత్తం సమాచారాన్ని ధృవీకరించే తగిన రికార్డులు మరియు పత్రాలను, మరియు పన్ను కమిషనర్ నియంత్రణ ద్వారా కోరగల ఏవైనా ఇతర సంబంధిత రికార్డులను నిలుపుకోవాలి. మరియు నిలుపుదల విభాగం 8.1.103 ప్రకారం, ఆ రికార్డులు తనిఖీ కోసం సాధారణ పని వేళల్లో అందుబాటులో ఉండాలి. ఆధారం, ఆ విభాగాలను ఉటంకిస్తూ పన్నుల శాఖ జారీ చేసిన తీర్పు: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

రిటైల్ అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను కొరకు, వర్జీనియా కోడ్ రిటెన్షన్ సెక్షన్ 8.1.633 మరియు రెగ్యులేషన్ 23 వర్జీనియా అడ్మినిస్ట్రేటివ్ కోడ్ 10.210.470 ప్రకారం ప్రతి రిజిస్టర్డ్ డీలర్, అమ్మకాలు, లీజులు మరియు కొనుగోళ్లు, ఖాతా పుస్తకాలు, మరియు మినహాయింపు మరియు పునఃవిక్రయ ధృవపత్రాలతో సహా, పన్ను బాధ్యతను నిర్ధారించడానికి మరియు నిరూపించడానికి అవసరమైన తగిన మరియు పూర్తి రికార్డులను తప్పనిసరిగా ఉంచాలి. మూలం: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 మరియు https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

రాష్ట్ర పన్నులు లెడ్జర్‌ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయి

వర్జీనియా వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను, కార్పొరేట్ ఆదాయపు పన్ను, రిటైల్ అమ్మకపు పన్ను, వినియోగ పన్ను మరియు వర్జీనియా వేతనాలపై యజమాని విత్‌హోల్డింగ్ పన్నును విధిస్తుంది. నమోదిత డీలర్లు అమ్మకపు పన్నును వసూలు చేసి, జమ చేసి, అదనపు పన్నులు వర్తించే ప్రాంతాలు మరియు జిల్లాలకు అమ్మకాలను కేటాయించే షెడ్యూల్‌లతో పాటు, రిటైల్ అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను కోసం ఫారం ST.9తో సహా రిటర్న్‌లను దాఖలు చేస్తారు. ఒక URLను సృష్టించడాన్ని నివారించడానికి, ప్రత్యక్ష ఫారం లింక్ లేకుండా, tax.virginia.gov నుండి శోధన ఫలితాలలో లభించే డిపార్ట్‌మెంట్ ఫారం మెటీరియల్ అయిన ST.9 కేటాయింపు నిర్మాణానికి సంబంధించిన మూలాన్ని ఇక్కడ సంగ్రహించడం జరిగింది.

ఒకటి కంటే ఎక్కువ ప్రాంతాలలో శాఖలు ఉన్న డీలర్‌కు, లేదా స్థిరమైన ప్రదేశం లేని డీలర్‌కు, ప్రాంతాల వారీగా అమ్మకాల రికార్డులు అవసరం. ఎందుకంటే వర్జీనియా అమ్మకపు పన్నులో రాష్ట్ర భాగం, స్థానిక భాగం మరియు నిర్దిష్ట ప్రాంతాలలో, ST.9 షెడ్యూల్‌లలో వివరించిన అదనపు ప్రాంతీయ పన్నులు కూడా ఉంటాయి.

జీతం రికార్డులు మరియు యజమాని నివేదన

యజమానులు వేతనాల నుండి వర్జీనియా ఆదాయపు పన్నును మినహాయించి, వర్జీనియా టాక్స్‌తో విత్‌హోల్డింగ్ ఖాతా కోసం నమోదు చేసుకుని, విత్‌హోల్డింగ్ రిటర్న్‌లు మరియు వార్షిక సయోధ్యలను దాఖలు చేస్తారు. పరిధిలోకి వచ్చే యజమానులు వర్జీనియా ఎంప్లాయ్‌మెంట్ కమిషన్‌తో కూడా నమోదు చేసుకుని, త్రైమాసిక వేతన నివేదికలను దాఖలు చేసి, నిరుద్యోగ పన్నును చెల్లిస్తారు.

రికార్డులను ఎంతకాలం భద్రపరచాలి

వర్జీనియా కోడ్ నిలుపుదల విభాగం 8.1.102 ప్రకారం రికార్డులు మరియు పత్రాలు, అవి ఏ రిటర్న్‌కు సంబంధించినవో దానిని దాఖలు చేయవలసిన తేదీ నుండి మూడు సంవత్సరాల పాటు భద్రపరచబడాలి. మూలం: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

వర్జీనియా కోడ్ రిటెన్షన్ సెక్షన్ 8.1.633 మరియు రికార్డుల నిర్వహణ విభాగంలో ఉదహరించిన నిబంధన ప్రకారం, అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను డీలర్లు మినహాయింపు మరియు పునఃవిక్రయ ధృవీకరణ పత్రాలతో సహా రికార్డులను మూడు సంవత్సరాల పాటు ఉంచి, నిర్వహించాలి. మూలం: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

పరిశ్రమకు అదనపు రికార్డులు అవసరమైనప్పుడు

నిర్మాణం మరియు కాంట్రాక్టర్లు. కాంట్రాక్టర్ల కోసం వర్జీనియా అమ్మకపు పన్ను విధానం రిటైలర్ల కంటే భిన్నంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే అనేక వాస్తవ పరిస్థితులలో కాంట్రాక్టర్లు సాధారణంగా స్థిరాస్తి నిర్మాణంలో మెటీరియల్స్ వినియోగదారులుగా పరిగణించబడతారు, కాబట్టి కాంట్రాక్టులు, మెటీరియల్స్ ఇన్వాయిస్‌లు, మరియు మెటీరియల్స్ మరియు లేబర్‌ను వేరుచేసే రికార్డులు, రికార్డుల నిర్వహణ విభాగంలోని డీలర్ మరియు కొనుగోలుదారు రికార్డు నిబంధనల ప్రకారం ముఖ్యమైన ఆడిట్ రికార్డులుగా ఉంటాయి. నిర్దిష్ట విధానం కాంట్రాక్టు వాస్తవాలు మరియు ప్రస్తుత డిపార్ట్‌మెంట్ మార్గదర్శకాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.

మినహాయింపులను క్లెయిమ్ చేసే ప్రభుత్వ కాంట్రాక్టర్లు మరియు లాభాపేక్షలేని సంస్థలకు, మినహాయింపు పొందిన కొనుగోలును మినహాయింపు పొందిన సంస్థకు మరియు కాంట్రాక్టుకు అనుసంధానించే సర్టిఫికేట్ మరియు కాంట్రాక్టు రికార్డులు అవసరం. ఎందుకంటే, 2006 నాటి రికార్డుల నిర్వహణ విభాగంలోని తీర్పులో మినహాయింపు అమ్మకాల చర్చలో వివరించినట్లుగా, ఆధారరహిత మినహాయింపు అమ్మకాన్ని డీలర్‌కు అంచనా వేయవచ్చు.

ఆచరణలో బుక్ కీపింగ్

కింది పరిస్థితులు ఒక వ్యాపారం తన రికార్డులను ఎలా నిర్వహించవచ్చో వివరిస్తాయి. ఇవి ఉదాహరణలు మాత్రమే, ఏ ప్రత్యేక వ్యాపారానికైనా పన్ను విధానాన్ని నిర్ధారించేవి కావు.

రెండు ప్రాంతాలలో దుకాణాలు కలిగిన వర్జీనియా డీలర్, రిటర్న్ దాఖలు చేసిన తేదీ నుండి మూడు సంవత్సరాల పాటు ప్రాంతాల వారీగా అమ్మకాలు మరియు మినహాయింపు ధృవపత్రాలను ఉంచుకుంటారు, మరియు ఒకే మొత్తం అమ్మకాల నుండి దాఖలు చేయడానికి బదులుగా, ప్రతి ప్రాంతానికి అమ్మకాలను కేటాయించే ST.9 షెడ్యూల్‌లను దాఖలు చేస్తారు.

కొత్త నియామక నివేదిక వేతన నివేదిక విధిని నెరవేర్చదు కాబట్టి, రిచ్‌మండ్‌లోని ఒక యజమాని కొత్త నియామకాన్ని 20 రోజులలోపు నివేదించడం, వేతనాల నుండి వర్జీనియా ఆదాయపు పన్నును మినహాయించడం మరియు వర్జీనియా ఉపాధి కమిషన్‌కు ప్రత్యేక త్రైమాసిక వేతన నివేదికను దాఖలు చేయడం వంటివి చేస్తారు.

స్థానిక అమ్మకాల కేటాయింపు మరియు డీలర్ రికార్డు నిలుపుదల

వివిధ ప్రదేశాలలో పనిచేసే వర్జీనియా డీలర్లు, తమ పన్ను రిటర్న్ కోసం ఉపయోగించిన కేటాయింపును, దానికి సంబంధించిన ఇన్వాయిస్‌లతో పాటు భద్రపరచుకోవాలి. పన్ను నుండి మినహాయింపు పొందిన కస్టమర్ ఉండటం అనేది, కేవలం బ్యాంకు డిపాజిట్ ద్వారా మాత్రమే సమాధానం చెప్పలేని ఒక డాక్యుమెంటేషన్ సమస్యను కూడా సృష్టిస్తుంది.

ఇది అకౌంటింగ్ పనివిధానంలోని ఒక వ్యత్యాసం మాత్రమే, అంతేగానీ వర్జీనియాలోని ప్రతి వ్యాపారం ఒకే పన్ను లేదా ఫైలింగ్ నియమానికి లోబడి ఉంటుందని చెప్పే వాదన కాదు. వర్తించే విధానం వాస్తవ లావాదేవీ మరియు వ్యాపార కార్యకలాపంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీకి సంబంధించిన సాక్ష్యాలను భద్రపరచడం మరియు మొత్తాలను స్థిరంగా వర్గీకరించడం బుక్‌కీపర్ బాధ్యత. వివాదాస్పద పన్ను స్థితిని లేదా ఫైలింగ్ విధానాన్ని నిర్ణయించడం అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన వృత్తిపరమైన నిర్ణయం.

వర్జీనియా వ్యాపారాల కోసం ఆచరణాత్మక నెలవారీ సమీక్ష

బ్యాంక్ ఫీడ్‌తో కాకుండా అసలు మూలంతో ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇన్వాయిస్, అమ్మకాల నివేదిక, పేరోల్ రిజిస్టర్, సరఫరాదారు బిల్లు లేదా ఒప్పందం ఏమి జరిగిందో వివరిస్తాయి. దానిని సంబంధిత డిపాజిట్ లేదా చెల్లింపుతో సరిపోల్చండి, తేడాలను పరిశోధించండి మరియు సర్దుబాట్లను స్పష్టమైన వివరణతో నమోదు చేయండి. రాష్ట్ర పన్ను లేదా పేరోల్ నివేదిక అవసరమైనప్పుడు, లెడ్జర్ నుండి ఆ నివేదికలో చేర్చబడిన మొత్తాలకు ఒక ప్రత్యేక సయోధ్యను నిర్వహించండి. ఇది యజమాని వ్యాపార ఆదాయాన్ని వసూలు చేసిన పన్నులు, ఉద్యోగి మినహాయింపులు లేదా ఇతర బాధ్యతలతో గందరగోళానికి గురికాకుండా నిర్వహణ ఫలితాలను పోల్చడానికి అనుమతిస్తుంది.

పన్ను నిపుణుడికి రికార్డులను అందజేయడానికి సిద్ధమవుతున్న యజమానికి, ఉపయోగపడే ప్యాకేజీలో ఈ క్రిందివి ఉంటాయి: ఒక కాలపు సారాంశం, వర్తించే చోట దాఖలు చేసిన రిటర్న్ కాపీలు, ముఖ్యమైన సర్దుబాట్లకు మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీలు, మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల సంక్షిప్త జాబితా. సరిపోల్చిన బ్యాంకు ఖాతా ఆ ప్యాకేజీలో ఒక భాగం మాత్రమే. సమీక్షకుడు ముఖ్యమైన అంకెలను వాటి మూలాల వరకు గుర్తించగలడా లేదా అనే దానిపై రికార్డుల నాణ్యత ఆధారపడి ఉంటుంది.

ఏమి అందుబాటులో ఉంచుకోవాలి

వ్యాపారానికి సంబంధించిన ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు, బ్యాంక్ మరియు కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేరోల్ నివేదికలు, ఖాతా సయోధ్యలు, మరియు ఏవైనా మినహాయింపు లేదా ప్రత్యేక కార్యక్రమ పత్రాల కాపీలను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. ప్రతి రికార్డుకు ఒకే గడువు వర్తిస్తుందని భావించకుండా, ప్రతి విభాగాన్ని ఏ చట్టం లేదా కార్యక్రమం నియంత్రిస్తుందో ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్ గుర్తించాలి. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆడిట్, క్లెయిమ్ లేదా వివాదానికి సంబంధించిన పత్రాలను ఆ విషయం పరిష్కారమయ్యే వరకు ఉంచండి మరియు నాశనం చేయాలనే ఏదైనా నిర్ణయాన్ని, ప్రస్తుతం వర్తించే నియమంతో సరిపోల్చి సరిచూసుకోండి.

పేపర్ ట్రైల్ ఈ పనికి సంబంధించిన బుక్‌కీపింగ్ నిర్వహణ, వర్గీకరణ మరియు సయోధ్య విభాగాన్ని చూసుకుంటుంది. పన్ను రిటర్న్ అంశాలు, చట్టపరమైన వివరణలు మరియు ప్రత్యేకమైన పేరోల్ వర్గీకరణలను తగిన అర్హతగల నిపుణులచే సమీక్షించబడాలి.