రోడ్ ఐలాండ్ బుక్కీపింగ్

పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులను ఉంచడం

రోడ్ ఐలాండ్‌లో ప్రతి రిటైలర్ తన వ్యాపారానికి సంబంధించిన తగిన మరియు పూర్తి రికార్డులను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి. పన్నుల విభాగం యొక్క రెగ్యులేషన్ SU 89 91 ప్రకారం, స్పష్టమైన వ్యక్తిగత ఆస్తుల అమ్మకాల నుండి వచ్చిన స్థూల రాబడులను (పన్ను విధించదగిన మరియు పన్ను విధించని వస్తువులు రెండూ కలిపి), అమ్మకంలో భాగంగా ఉన్న ఏవైనా సేవలను, చట్టం ద్వారా అనుమతించబడిన మరియు రిటర్న్‌లను దాఖలు చేయడంలో క్లెయిమ్ చేసిన అన్ని తగ్గింపులను, మరియు తిరిగి అమ్మకం కోసం కొనుగోలు చేసిన అన్ని స్పష్టమైన వ్యక్తిగత ఆస్తుల మొత్తం కొనుగోలు ధరను, అలాగే రాష్ట్రంలో ఉపయోగం లేదా వినియోగం కోసం కొనుగోలు చేసిన అటువంటి అన్ని ఆస్తుల మొత్తం కొనుగోలు ధరను చూపించే రికార్డులు అవసరం. మూలం: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

ఆ రికార్డులలో, అదే కార్యకలాపంలో ఉన్న ఒక సగటు వివేకవంతుడైన వ్యాపారవేత్త సాధారణంగా నిర్వహించే సాధారణ ఖాతా పుస్తకాలతో పాటు, ఆ పుస్తకాలలోని నమోదులకు మద్దతు ఇచ్చే అన్ని బిల్లులు, రసీదులు, ఇన్‌వాయిస్‌లు, క్యాష్ రిజిస్టర్ టేపులు మరియు ఇతర అసలు నమోదు పత్రాలు, ఇంకా పన్ను రిటర్న్‌లను సిద్ధం చేయడానికి ఉపయోగించే అన్ని షెడ్యూళ్లు మరియు వర్కింగ్ పేపర్లు తప్పనిసరిగా ఉండాలి. అటువంటి రికార్డులను నిర్వహించడంలో విఫలమవడం నిర్లక్ష్యానికి లేదా పన్ను ఎగవేత ఉద్దేశానికి సాక్ష్యంగా పరిగణించబడుతుంది మరియు జరిమానాలకు దారితీయవచ్చు. మూలం: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

రాష్ట్ర పన్నులు లెడ్జర్‌ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయి

రోడ్ ఐలాండ్ నిర్దిష్ట వ్యాపారాలను ప్రభావితం చేసే ప్రత్యేక పన్నులను కూడా విధిస్తుంది, వీటిలో హోటల్ పన్ను, తినే మరియు త్రాగే సంస్థల కోసం భోజనం మరియు పానీయాల పన్ను, మరియు నిర్దిష్ట వ్యాపారాల కోసం చెత్త మరియు ఇతర ఎక్సైజ్ పన్నులు ఉన్నాయి. ఆ పన్నులకు లోబడి ఉన్న వ్యాపారాల కోసం వర్గాల వారీగా విభజించబడిన ఆదాయ రికార్డులు అవసరం.

రెస్టారెంట్లు ఆహారం, పానీయాలు మరియు ఇతర అమ్మకాలను వేర్వేరు రిజిస్టర్ విభాగాలలో నిర్వహిస్తాయి, ఎందుకంటే భోజనం మరియు పానీయాల పన్ను రిపోర్టింగ్ ఆ విభజనపై ఆధారపడి ఉంటుంది.

జీతం రికార్డులు మరియు యజమాని నివేదన

రోడ్ ఐలాండ్‌లో వ్యాపార కార్యకలాపాలు నిర్వహిస్తున్న యజమానులందరూ, రోడ్ ఐలాండ్‌లో నివసించే లేదా పనిచేసే కొత్తగా నియమించుకున్న ఉద్యోగుల గురించి, వారు ఉద్యోగంలో చేరిన మొదటి రోజు నుండి 14 రోజులలోపు తప్పనిసరిగా నివేదించాలి. రోడ్ ఐలాండ్ కొత్త నియామకాల నివేదన బ్రోచర్ ప్రకారం, ఫెడరల్ పన్ను నియమావళి ప్రమాణాల ప్రకారం ఆ వ్యక్తి ఉద్యోగిగా పరిగణించబడతాడా లేదా అనే దానితో సంబంధం లేకుండా, జీతం పొందే వ్యక్తుల గురించి నివేదించడం రాష్ట్ర మరియు ఫెడరల్ చట్టాల ప్రకారం తప్పనిసరి. మూలం: https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf

యజమానులు రోడ్ ఐలాండ్ ఆదాయపు పన్నును నిలిపివేసి, పన్నుల విభాగానికి విత్‌హోల్డింగ్ రిటర్న్‌లను దాఖలు చేస్తారు, మరియు వారు కార్మిక మరియు శిక్షణ విభాగానికి నిరుద్యోగ భీమా పన్ను మరియు వేతన నివేదికలను దాఖలు చేస్తారు.

ఆదాయం, కొనుగోళ్లు మరియు డాక్యుమెంటేషన్

ఈ రాష్ట్ర విభాగంలోని రికార్డుల నిర్వహణ విభాగానికి సంబంధించిన రికార్డుల నియమం, పత్రాల విషయంలో రాష్ట్రానికి ప్రత్యేకమైనది. ఇది రోడ్ ఐలాండ్‌లో తిరిగి అమ్మకం కోసం కొనుగోలు చేసిన ఆస్తికి మరియు ఉపయోగం లేదా వినియోగం కోసం కొనుగోలు చేసిన ఆస్తికి సంబంధించిన కొనుగోలు ధర రికార్డులను, పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే ఇన్‌వాయిస్‌లు, బిల్లులు, రసీదులు మరియు వర్కింగ్ పేపర్‌లతో పాటుగా అందించాలని నిర్దేశిస్తుంది, కాబట్టి కొనుగోలు పత్రాలు రోడ్ ఐలాండ్ అమ్మకపు పన్ను రికార్డులో ఒక నిర్దిష్ట భాగంగా ఉంటాయి. మూలం: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

రికార్డులను ఎంతకాలం భద్రపరచాలి

రెగ్యులేషన్ SU 89 91లో వివరించిన రికార్డులను, పన్ను నిర్వాహకుడు లేదా అధీకృత ప్రతినిధి వ్రాతపూర్వకంగా నాశనం చేయడానికి లేదా ఇతర పద్ధతుల్లో పారవేయడానికి అధికారం ఇస్తే తప్ప, రాష్ట్ర పన్ను విభాగం ఆడిట్‌ల కోసం కనీసం 3 సంవత్సరాల పాటు భద్రపరచాలి. మూలం: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

నియంత్రణలోని షరతులు నెరవేర్చినట్లయితే, నగదు పుస్తకాలు, జర్నల్స్, వోచర్ రిజిస్టర్లు, లెడ్జర్లు, అమ్మకాల ఇన్వాయిస్‌లు, కొనుగోలు ఇన్వాయిస్‌లు మరియు క్రెడిట్ మెమోరాండాలతో సహా ఖాతా పుస్తకాల పునరుత్పత్తులను మైక్రోఫిల్మ్ లేదా ఇతర ఆటోమేటెడ్ మీడియాలో అసలు రికార్డులకు బదులుగా అంగీకరించబడతాయి. మూలం: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

పరిశ్రమకు అదనపు రికార్డులు అవసరమైనప్పుడు

ఆహార, పానీయాల సంస్థలు భోజనం మరియు పానీయాల పన్నును వసూలు చేసి నివేదించాలి. అలాగే, ఆహార, పానీయాల అమ్మకాలు మరియు ఇతర అమ్మకాలుగా విభజించి అమ్మకాల రికార్డులను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి. ఇది రెస్టారెంట్లు, బార్‌లు, క్యాటరర్లు మరియు ఇలాంటి సంస్థలకు వర్తిస్తుంది.

హోటళ్లు మరియు ఇతర వసతి ప్రదాతలు రాష్ట్ర మరియు స్థానిక వసతి పన్నులను వసూలు చేయడంతో పాటు, ప్రతి ఆస్తి వారీగా ఆక్యుపెన్సీ మరియు గది ఆదాయ రికార్డులను నిర్వహిస్తారు.

ఆచరణలో బుక్ కీపింగ్

కింది పరిస్థితులు ఒక వ్యాపారం తన రికార్డులను ఎలా నిర్వహించవచ్చో వివరిస్తాయి. ఇవి ఉదాహరణలు మాత్రమే, ఏ ప్రత్యేక వ్యాపారానికైనా పన్ను విధానాన్ని నిర్ధారించేవి కావు.

ప్రొవిడెన్స్‌లోని ఒక బహుమతుల దుకాణం ప్రతి నెలా, పన్ను విధించదగిన మరియు పన్ను విధించని వస్తువులుగా విభజించబడిన స్థూల రాబడులను, తిరిగి అమ్మకం కోసం కొనుగోలు చేసిన సరుకుల కొనుగోలు ఇన్వాయిస్‌లను, మరియు దుకాణంలో ఉపయోగం కోసం కొనుగోలు చేసిన సరఫరాల ఇన్వాయిస్‌లను భద్రపరుస్తుంది. ఆ దుకాణం డివిజన్ ఆడిట్ కోసం ఈ ఫైల్‌ను కనీసం 3 సంవత్సరాల పాటు ఉంచుతుంది మరియు ఆ కాలపరిమితి ఇంకా కొనసాగుతున్నట్లయితే, వ్రాతపూర్వక అనుమతి లేకుండా దానిని నాశనం చేయదు.

ఒక కేఫ్ సోమవారం నాడు ఒక వంటవాడిని నియమించుకుంటుంది. యజమాని, ఆ కొత్త ఉద్యోగి ఉద్యోగంలో చేరిన మొదటి రోజు నుండి 14 రోజులలోపు రోడ్ ఐలాండ్ డైరెక్టరీలో అతని వివరాలను నమోదు చేస్తాడు, మరియు భోజనం మరియు పానీయాల పన్ను రిటర్న్ కోసం, ఆహార మరియు పానీయాల అమ్మకాలను వస్తువుల అమ్మకాల నుండి వేరుగా నమోదు చేసే విధంగా రిజిస్టర్‌ను ఏర్పాటు చేస్తారు.

సాధారణ అమ్మకాలతో పాటు భోజనం మరియు పానీయాల రికార్డులు

కాఫీ, సిద్ధం చేసిన భోజనాలు మరియు వస్తువులను విక్రయించే కేఫ్, ఏ రిజిస్టర్ విభాగాలు వేర్వేరు పన్ను మొత్తాలను నమోదు చేస్తాయో అర్థం చేసుకోవాలి. ఉత్తమ బుక్‌కీపింగ్ వ్యవస్థ రోజువారీ ఆర్థిక సారాంశంతో పాటు అసలు చెక్కులు మరియు ఇన్‌వాయిస్‌లను అందుబాటులో ఉంచుతుంది.

ఇది అకౌంటింగ్ పనివిధానంలోని ఒక వ్యత్యాసం మాత్రమే, అంతేగానీ రోడ్ ఐలాండ్‌లోని ప్రతి వ్యాపారం ఒకే పన్ను లేదా ఫైలింగ్ నియమానికి లోబడి ఉంటుందని చెప్పే వాదన కాదు. వర్తించే విధానం వాస్తవ లావాదేవీ మరియు వ్యాపార కార్యకలాపంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీ సాక్ష్యాలను భద్రపరచడం మరియు మొత్తాలను స్థిరంగా వర్గీకరించడం బుక్‌కీపర్ బాధ్యత. వివాదాస్పద పన్ను స్థితిని లేదా ఫైలింగ్ విధానాన్ని నిర్ణయించడం అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన వృత్తిపరమైన నిర్ణయం.

రోడ్ ఐలాండ్ వ్యాపారాల కోసం ఆచరణాత్మక నెలవారీ సమీక్ష

బ్యాంక్ ఫీడ్‌తో కాకుండా అసలు మూలంతో ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇన్వాయిస్, అమ్మకాల నివేదిక, పేరోల్ రిజిస్టర్, సరఫరాదారు బిల్లు లేదా ఒప్పందం ఏమి జరిగిందో వివరిస్తాయి. దానిని సంబంధిత డిపాజిట్ లేదా చెల్లింపుతో సరిపోల్చండి, తేడాలను పరిశోధించండి మరియు సర్దుబాట్లను స్పష్టమైన వివరణతో నమోదు చేయండి. రాష్ట్ర పన్ను లేదా పేరోల్ నివేదిక అవసరమైనప్పుడు, లెడ్జర్ నుండి ఆ నివేదికలో చేర్చబడిన మొత్తాలకు ఒక ప్రత్యేక సయోధ్యను నిర్వహించండి. ఇది యజమాని వ్యాపార ఆదాయాన్ని వసూలు చేసిన పన్నులు, ఉద్యోగి మినహాయింపులు లేదా ఇతర బాధ్యతలతో గందరగోళానికి గురికాకుండా నిర్వహణ ఫలితాలను పోల్చడానికి అనుమతిస్తుంది.

పన్ను నిపుణుడికి రికార్డులను అందజేయడానికి సిద్ధమవుతున్న యజమానికి, ఉపయోగపడే ప్యాకేజీలో ఈ క్రిందివి ఉంటాయి: ఒక కాలపు సారాంశం, వర్తించే చోట దాఖలు చేసిన రిటర్న్ కాపీలు, ముఖ్యమైన సర్దుబాట్లకు మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీలు, మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల సంక్షిప్త జాబితా. సరిపోల్చిన బ్యాంకు ఖాతా ఆ ప్యాకేజీలో ఒక భాగం మాత్రమే. సమీక్షకుడు ముఖ్యమైన అంకెలను వాటి మూలాల వరకు గుర్తించగలడా లేదా అనే దానిపై రికార్డుల నాణ్యత ఆధారపడి ఉంటుంది.

ఏమి అందుబాటులో ఉంచుకోవాలి

వ్యాపారానికి సంబంధించిన ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు, బ్యాంక్ మరియు కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేరోల్ నివేదికలు, ఖాతా సయోధ్యలు, మరియు ఏవైనా మినహాయింపు లేదా ప్రత్యేక కార్యక్రమ పత్రాల కాపీలను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. ప్రతి రికార్డుకు ఒకే గడువు వర్తిస్తుందని భావించకుండా, ప్రతి విభాగాన్ని ఏ చట్టం లేదా కార్యక్రమం నియంత్రిస్తుందో ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్ గుర్తించాలి. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆడిట్, క్లెయిమ్ లేదా వివాదానికి సంబంధించిన పత్రాలను ఆ విషయం పరిష్కారమయ్యే వరకు ఉంచండి మరియు నాశనం చేయాలనే ఏదైనా నిర్ణయాన్ని, ప్రస్తుతం వర్తించే నియమంతో సరిపోల్చి సరిచూసుకోండి.

పేపర్ ట్రైల్ ఈ పనికి సంబంధించిన బుక్‌కీపింగ్ నిర్వహణ, వర్గీకరణ మరియు సయోధ్య విభాగాన్ని చూసుకుంటుంది. పన్ను రిటర్న్ అంశాలు, చట్టపరమైన వివరణలు మరియు ప్రత్యేకమైన పేరోల్ వర్గీకరణలను తగిన అర్హతగల నిపుణులచే సమీక్షించబడాలి.