మసాచుసెట్స్ బుక్‌కీపింగ్

పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులను ఉంచడం

మసాచుసెట్స్ రెగ్యులేషన్ 830 CMR 62C.25.1 ప్రకారం, జాబితా చేయబడిన మసాచుసెట్స్ పన్ను అధ్యాయాల క్రింద పన్నుకు లోబడి ఉన్న ప్రతి వ్యక్తి, లేదా అటువంటి పన్నును వసూలు చేయడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తి, రిటర్న్‌లో చూపించాల్సిన స్థూల ఆదాయం, మినహాయింపులు, క్రెడిట్‌లు మరియు ఇతర విషయాలను స్థాపించడానికి తగినంత ఖచ్చితమైన మరియు పూర్తి శాశ్వత ఖాతా పుస్తకాలు లేదా రికార్డులను భద్రపరచాలి. రికార్డులు సులభంగా కనుగొనగలిగేలా మరియు వ్యవస్థీకృతంగా ఉండాలి, తద్వారా రెవెన్యూ కమిషనర్ బాధ్యతను నిర్ధారించగలరు, మరియు మెషిన్ సెన్సిబుల్ రికార్డులు లావాదేవీల స్థాయి వివరాలను కలిగి ఉండాలి మరియు అభ్యర్థనపై ప్రామాణిక ఫార్మాట్‌లో తిరిగి పొందగలిగేలా ఉండాలి. పూర్తి, ఖచ్చితమైన మరియు అందుబాటులో ఉండే రికార్డులను నిర్వహించడంలో వైఫల్యం, కమిషనర్ ఇతర సమాచారం నుండి పన్నును నిర్ధారించడానికి దారితీయవచ్చు మరియు మినహాయింపులు, క్రెడిట్‌లు మరియు మినహాయింపులను తిరస్కరించడంతో సహా జరిమానాలకు దారితీయవచ్చు. మూలం: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

వ్యాపార సంస్థలు మూల పత్రాలు, బ్యాంకు రికార్డులు మరియు దాఖలు చేసిన రిటర్న్‌లకు అనుసంధానించి ఒక సాధారణ లెడ్జర్‌ను నిర్వహిస్తాయి, ఎందుకంటే క్లెయిమ్ చేసిన ఎంట్రీలు, మినహాయింపులు మరియు క్రెడిట్‌లకు సంబంధించిన రుజువు భారాన్ని పన్ను చెల్లింపుదారు భరించాలని నిబంధన నిర్దేశిస్తుంది. ఆ ఆచరణ ప్రకటన పైన ఉదహరించిన అదే నిబంధనలోని భారం నియమం నుండి ఉద్భవించింది.

రాష్ట్ర పన్నులు లెడ్జర్‌ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయి

మసాచుసెట్స్‌లో సాధారణంగా బుక్‌కీపింగ్‌ను నిర్దేశించే పన్నులలో వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను మరియు వేతనాలపై విత్‌హోల్డింగ్, కార్పొరేట్ ఎక్సైజ్, అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను, భోజనాలపై అమ్మకపు పన్ను, గది ఆక్యుపెన్సీ ఎక్సైజ్, మరియు గంజాయి రిటైల్ పన్నులు ఉన్నాయి. రికార్డు నిలుపుదల నియంత్రణ, చాప్టర్ 175M కింద ఆదాయపు పన్ను, కార్పొరేట్ మరియు వ్యాపార ఎక్సైజ్‌లు, అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను, మరియు చెల్లింపుతో కూడిన కుటుంబ మరియు వైద్య సెలవు విరాళాలను కలిగి ఉన్న అధ్యాయాలను స్పష్టంగా కవర్ చేస్తుంది. మూలాలు: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

జీతం రికార్డులు మరియు యజమాని నివేదన

నిరుద్యోగ భృతి వేతన నివేదన త్రైమాసికంగా ఉంటుంది. నిరుద్యోగ సహాయ విభాగం ప్రకారం, ఉపాధి మరియు వేతన వివరాల నివేదికలను ఏప్రిల్ 30, జూలై 31, అక్టోబర్ 31, మరియు జనవరి 31 తేదీలలో సమర్పించాలి. ఒక నివేదికలో యజమాని ఖాతా సంఖ్య, ఉద్యోగి సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్ మరియు పూర్తి పేరు, పనిచేసిన గంటలు, స్థూల వేతనాలు, మినహాయింపుకు లోబడి ఉన్న వేతనాలు, మినహాయించిన రాష్ట్ర ఆదాయపు పన్ను, పనిచేసే ప్రదేశం, మరియు నెలలోని 12వ తేదీ నాటి ఉపాధి వివరాలు అవసరం. ఆధారం: ఉద్యోగ మరియు వేతన వివరాల నివేదికను Mass.govలో సమర్పించండి.

ఆదాయం, కొనుగోళ్లు మరియు డాక్యుమెంటేషన్

నిలుపుదల నియమావళి ప్రకారం స్థూల ఆదాయం, మినహాయింపులు మరియు క్రెడిట్‌లకు మద్దతు ఇచ్చేందుకు సరిపడా రికార్డులు ఉండాలి. మరియు దాని ఎలక్ట్రానిక్ డేటా మార్పిడి విభాగం, ఆమోదయోగ్యమైన రికార్డులో ఉండాల్సిన వివరాలకు ఉదాహరణలను ఇస్తుంది. వాటిలో విక్రేత మరియు కొనుగోలుదారు పేరు, ఇన్‌వాయిస్ తేదీ, ఉత్పత్తి వివరణ, పరిమాణం, ధర, పన్ను మొత్తం, పన్ను స్థితి మరియు రవాణా వివరాలు ఉంటాయి. పాయింట్ ఆఫ్ సేల్ రికార్డులు, రసీదులు మరియు ఇన్‌వాయిస్‌లను పుస్తకాలు మరియు రిటర్న్‌లతో నేరుగా సరిపోల్చడానికి వీలు కల్పించాలి. మూలం: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

రికార్డులను ఎంతకాలం భద్రపరచాలి

830 CMR 62C.25.1 ప్రకారం అవసరమైన రికార్డులను, వాటిలోని విషయాలు మసాచుసెట్స్ పన్ను పరిపాలనకు ముఖ్యమైనవిగా ఉన్నంత కాలం భద్రపరచాలి. కనీసంగా, ముందుగానే నాశనం చేయడానికి కమిషనర్ వ్రాతపూర్వకంగా అంగీకరిస్తే తప్ప, ఆ కాలానికి సంబంధించిన అదనపు అసెస్‌మెంట్‌ల కోసం కాలపరిమితి ముగిసే వరకు రికార్డులను భద్రపరచాలి. ఈ నిబంధన ప్రకారం, ఈ కాలపరిమితి సాధారణంగా రిటర్న్ గడువు తేదీ లేదా రిటర్న్ వాస్తవంగా దాఖలు చేసిన తేదీ, ఈ రెండింటిలో ఏది ఆలస్యమైతే దాని నుండి మూడు సంవత్సరాలు ఉంటుంది. ఈ నిబంధనలో పేర్కొన్న మినహాయింపులలో మోసం లేదా ఫైల్ చేయడంలో వైఫల్యం (ఇక్కడ అసెస్‌మెంట్ ఎప్పుడైనా జరగవచ్చు), అంగీకరించిన పొడిగింపు, ఆస్తి ఆధారం వంటి భవిష్యత్ పన్ను విధించదగిన సంఘటనకు సంబంధించిన రికార్డులు (వీటిని పరిష్కారం జరిగిన సంవత్సరానికి సంబంధించిన రిటర్న్ తర్వాత మూడు సంవత్సరాల వరకు భద్రపరచాలి), మరియు వాపసు, క్రెడిట్ లేదా తగ్గింపు క్లెయిమ్‌కు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులు (వీటిని క్లెయిమ్ యొక్క తుది పరిష్కారం అయ్యే వరకు భద్రపరచాలి) ఉన్నాయి. మూలం: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

పరిశ్రమకు అదనపు రికార్డులు అవసరమైనప్పుడు

భోజనం అమ్మేవారికి రాష్ట్ర పన్నుల విభాగంలో వివరించిన అదనపు రోజువారీ రసీదులు, బార్ తనిఖీ మరియు రిజిస్టర్ టేప్ విధులు ఉంటాయి. గంజాయి రిటైలర్లకు రాష్ట్ర పన్నుల విభాగంలో వివరించిన, ఆమోదించబడిన పాయింట్ ఆఫ్ సేల్ మరియు స్థూల రసీదుల ధృవీకరణ విధులు ఉంటాయి, మరియు పాయింట్ ఆఫ్ సేల్ డేటాను తారుమారు చేయడం నిషేధించబడింది.

రాష్ట్రం ద్వారా చెల్లింపులు పొందే మానవ మరియు సామాజిక సేవా ప్రదాతలు, ఎగ్జిక్యూటివ్ ఆఫీస్ ఆఫ్ హెల్త్ అండ్ హ్యూమన్ సర్వీసెస్ రేట్ నిబంధనలలో సూచించిన విధంగా, 808 CMR 1.00 కింద వార్షిక ఏకరీతి ఆర్థిక నివేదికలు మరియు స్వతంత్ర ఆడిటర్ నివేదికను దాఖలు చేయడంతో సహా, రాష్ట్ర వర్తింపు, నివేదన మరియు ఆడిటింగ్ నియమాలకు లోబడి ఉంటారు. ఆ పరిధి రాష్ట్రం ద్వారా సేవలను కొనుగోలు చేసే ప్రదాతలకు మాత్రమే పరిమితం, సాధారణంగా వ్యాపారాలకు కాదు. ప్రతిపాదిత నియంత్రణ దాఖలులో కనిపించిన సూచనకు మూలం: ప్రతిపాదిత నియంత్రణ, Mass.gov

ఆచరణలో బుక్ కీపింగ్

కింది పరిస్థితులు ఒక వ్యాపారం తన రికార్డులను ఎలా నిర్వహించవచ్చో వివరిస్తాయి. ఇవి ఉదాహరణలు మాత్రమే, ఏ ప్రత్యేక వ్యాపారానికైనా పన్ను విధానాన్ని నిర్ధారించేవి కావు.

స్థానిక భోజన ఎక్సైజ్ పన్నును స్వీకరించిన పట్టణంలోని ఒక రెస్టారెంట్, ప్రతిరోజూ రిజిస్టర్ టేపులు, బార్ చెక్కులు, డైనింగ్ చెక్కులు మరియు రోజువారీ రసీదుల రికార్డును, పన్ను విధించదగిన భోజనం, మద్యం మరియు పన్ను విధించని ఆహారంగా వేరు చేసి నిర్వహిస్తుంది. అలాగే, నిలుపుదల విభాగంలో వివరించిన కనీసం మూడు సంవత్సరాల అసెస్‌మెంట్ కాలం పాటు, దాఖలు చేసిన భోజన రిటర్న్‌లను ఆ రికార్డులతో పాటు భద్రపరుస్తుంది.

ఒక రిటైలర్, ఫైలింగ్ చేసిన రెండు సంవత్సరాల తర్వాత అమ్మకాల రికార్డులను నాశనం చేస్తారు. సాధారణ కనీస కాలపరిమితి, అసెస్‌మెంట్ పరిమితుల కాలం ముగిసే వరకు, అంటే సాధారణంగా గడువు తేదీ లేదా ఫైలింగ్ తేదీ, ఈ రెండింటిలో ఏది ఆలస్యమైతే అది, అంటే మూడు సంవత్సరాల వరకు కొనసాగుతుంది కాబట్టి, ఆడిట్ ఏదీ పెండింగ్‌లో లేనప్పటికీ, నిలుపుదల విభాగంలో ఉదహరించిన నిబంధన ప్రకారం ఈ నాశనం ముందస్తుగానే జరిగినట్లు అవుతుంది.

డిజిటల్ రికార్డులు మరియు స్థానిక భోజన ఎక్సైజ్ కార్యకలాపాలు

వర్తించే నియమాలు అవసరమైన చోట, ఒక రెస్టారెంట్ అమ్మకాల నివేదికలో భోజనాలు, మద్యం మరియు ఇతర ఆదాయాలను వేరుగా చూపించాలి. సాఫ్ట్‌వేర్ మార్పుల తర్వాత కూడా పాత డేటాను చదవగలగడం మరియు పుస్తకాలతో అనుసంధానించగలగడం అనేది మసాచుసెట్స్ ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల ప్రమాణాల ప్రకారం కూడా ముఖ్యమైనది.

ఇది అకౌంటింగ్ పనివిధానంలోని ఒక వ్యత్యాసం మాత్రమే, అంతేగానీ మసాచుసెట్స్‌లోని ప్రతి వ్యాపారం ఒకే పన్ను లేదా ఫైలింగ్ నియమానికి లోబడి ఉంటుందని చెప్పే వాదన కాదు. వర్తించే విధానం వాస్తవ లావాదేవీ మరియు వ్యాపార కార్యకలాపంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీ సాక్ష్యాలను భద్రపరచడం మరియు మొత్తాలను స్థిరంగా వర్గీకరించడం బుక్‌కీపర్ బాధ్యత. వివాదాస్పద పన్ను స్థితిని లేదా ఫైలింగ్ విధానాన్ని నిర్ణయించడం అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన వృత్తిపరమైన నిర్ణయం.

మసాచుసెట్స్ వ్యాపారాల కోసం ఆచరణాత్మక నెలవారీ సమీక్ష

బ్యాంక్ ఫీడ్‌తో కాకుండా అసలు మూలంతో ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇన్వాయిస్, అమ్మకాల నివేదిక, పేరోల్ రిజిస్టర్, సరఫరాదారు బిల్లు లేదా ఒప్పందం ఏమి జరిగిందో వివరిస్తాయి. దానిని సంబంధిత డిపాజిట్ లేదా చెల్లింపుతో సరిపోల్చండి, తేడాలను పరిశోధించండి మరియు సర్దుబాట్లను స్పష్టమైన వివరణతో నమోదు చేయండి. రాష్ట్ర పన్ను లేదా పేరోల్ నివేదిక అవసరమైనప్పుడు, లెడ్జర్ నుండి ఆ నివేదికలో చేర్చబడిన మొత్తాలకు ఒక ప్రత్యేక సయోధ్యను నిర్వహించండి. ఇది యజమాని వ్యాపార ఆదాయాన్ని వసూలు చేసిన పన్నులు, ఉద్యోగి మినహాయింపులు లేదా ఇతర బాధ్యతలతో గందరగోళానికి గురికాకుండా నిర్వహణ ఫలితాలను పోల్చడానికి అనుమతిస్తుంది.

పన్ను నిపుణుడికి రికార్డులను అందజేయడానికి సిద్ధమవుతున్న యజమానికి, ఉపయోగపడే ప్యాకేజీలో ఈ క్రిందివి ఉంటాయి: ఒక కాలపు సారాంశం, వర్తించే చోట దాఖలు చేసిన రిటర్న్ కాపీలు, ముఖ్యమైన సర్దుబాట్లకు మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీలు, మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల సంక్షిప్త జాబితా. సరిపోల్చిన బ్యాంకు ఖాతా ఆ ప్యాకేజీలో ఒక భాగం మాత్రమే. సమీక్షకుడు ముఖ్యమైన అంకెలను వాటి మూలాల వరకు గుర్తించగలడా లేదా అనే దానిపై రికార్డుల నాణ్యత ఆధారపడి ఉంటుంది.

ఏమి అందుబాటులో ఉంచుకోవాలి

వ్యాపారానికి సంబంధించిన ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు, బ్యాంక్ మరియు కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేరోల్ నివేదికలు, ఖాతా సయోధ్యలు, మరియు ఏవైనా మినహాయింపు లేదా ప్రత్యేక కార్యక్రమ పత్రాల కాపీలను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. ప్రతి రికార్డుకు ఒకే గడువు వర్తిస్తుందని భావించకుండా, ప్రతి విభాగాన్ని ఏ చట్టం లేదా కార్యక్రమం నియంత్రిస్తుందో ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్ గుర్తించాలి. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆడిట్, క్లెయిమ్ లేదా వివాదానికి సంబంధించిన పత్రాలను ఆ విషయం పరిష్కారమయ్యే వరకు ఉంచండి మరియు నాశనం చేయాలనే ఏదైనా నిర్ణయాన్ని, ప్రస్తుతం వర్తించే నియమంతో సరిపోల్చి సరిచూసుకోండి.

పేపర్ ట్రైల్ ఈ పనికి సంబంధించిన బుక్‌కీపింగ్ నిర్వహణ, వర్గీకరణ మరియు సయోధ్య విభాగాన్ని చూసుకుంటుంది. పన్ను రిటర్న్ అంశాలు, చట్టపరమైన వివరణలు మరియు ప్రత్యేకమైన పేరోల్ వర్గీకరణలను తగిన అర్హతగల నిపుణులచే సమీక్షించబడాలి.