కాలిఫోర్నియా బుక్‌కీపింగ్

పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులను ఉంచడం

కాలిఫోర్నియా యజమానులు తప్పనిసరిగా ఎంప్లాయ్‌మెంట్ డెవలప్‌మెంట్ డిపార్ట్‌మెంట్ (EDD) వద్ద యజమాని పేరోల్ పన్ను ఖాతా కోసం నమోదు చేసుకోవాలి, వేతనాలు మరియు మినహాయింపులను నివేదించాలి, నిరుద్యోగ భీమా మరియు ఉపాధి శిక్షణ పన్ను చెల్లించాలి, వర్తించే చోట రాష్ట్ర వైకల్య భీమా మరియు వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్నును మినహాయించి జమ చేయాలి, మరియు కొత్త ఉద్యోగులను మరియు, నిర్దిష్ట సందర్భాలలో, స్వతంత్ర కాంట్రాక్టర్లను నివేదించాలి. మూలం: EDD, నేను యజమానిగా నమోదు చేసుకోవాలా? https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

రాష్ట్ర పన్నులు లెడ్జర్‌ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయి

కాలిఫోర్నియాలో CDTFA ద్వారా నిర్వహించబడే అమ్మకపు పన్ను మరియు వినియోగ పన్ను, FTB ద్వారా నిర్వహించబడే వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను, కార్పొరేషన్ ఫ్రాంచైజ్ పన్ను మరియు కార్పొరేట్ ఆదాయపు పన్ను, మరియు EDD ద్వారా నిర్వహించబడే యజమానుల పేరోల్ పన్నులు ఉన్నాయి, అవి: నిరుద్యోగ భీమా, ఉపాధి శిక్షణ పన్ను, రాష్ట్ర వైకల్య భీమా, మరియు వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను మినహాయింపు. జిల్లా అమ్మకపు మరియు వినియోగ పన్నులు జిల్లా వారీగా స్థానిక రేట్లను కలుపుతాయి, కాబట్టి అమ్మకపు రికార్డులలో అమ్మకం లేదా డెలివరీ జరిగిన ప్రదేశం అవసరం.

కాలిఫోర్నియాలో కూడా, గంజాయి పన్నులు, ఇంధన పన్నులు, మద్యం మరియు పొగాకు పన్నులు, మరియు ప్రమాదకర వ్యర్థాలు మరియు ఇతర రుసుము కార్యక్రమాలతో సహా, CDTFA మరియు ఇతర ఏజెన్సీలచే నిర్వహించబడే నిర్దిష్ట పరిశ్రమల కోసం పన్నులు మరియు రుసుములు ఉన్నాయి. ఆ కార్యక్రమాలలో ఉన్న వ్యాపారాలు మాత్రమే వీటికి లోబడి ఉంటాయి.

జీతం రికార్డులు మరియు యజమాని నివేదన

కాలిఫోర్నియా యజమానులు, వేతనాల కోసం సేవలు అందించిన మొదటి రోజు అయిన పని ప్రారంభ తేదీ నుండి 20 క్యాలెండర్ రోజులలోపు కొత్తగా నియమించుకున్న ఉద్యోగుల వివరాలను కొత్త ఉద్యోగుల రిజిస్ట్రీకి నివేదించాలి. కనీసం 60 వరుస రోజుల విరామం తర్వాత తిరిగి నియమించుకున్న వారిని కూడా 20 క్యాలెండర్ రోజులలోపు నివేదించాలి. 'ఇ-సర్వీసెస్ ఫర్ బిజినెస్' ద్వారా ఎలక్ట్రానిక్‌గా నివేదించే యజమానులు, కనీసం 12 రోజుల నుండి గరిష్టంగా 16 రోజుల వ్యవధిలో రెండు నెలవారీ నివేదికలను సమర్పించాలి. అవసరమైన యజమాని సమాచారంలో EDD ఎనిమిది అంకెల యజమాని పేరోల్ పన్ను ఖాతా సంఖ్య, ఫెడరల్ ఎంప్లాయర్ ఐడెంటిఫికేషన్ నంబర్, వ్యాపార పేరు మరియు చిరునామా, మరియు సంప్రదింపు సమాచారం ఉంటాయి. అవసరమైన ఉద్యోగి సమాచారంలో పేరు, సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్, ఇంటి చిరునామా, మరియు ప్రారంభ తేదీ ఉంటాయి. మూలం: EDD, కాలిఫోర్నియా కొత్త ఉద్యోగుల రిజిస్ట్రీ. https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

వ్యాపారం సేవలకు ఫెడరల్ ఫారం 1099-NEC లేదా 1099-MISC దాఖలు చేయవలసి వచ్చినప్పుడు, 600 డాలర్లు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ చెల్లింపులు చేసినప్పుడు లేదా కాంట్రాక్టు కుదుర్చుకున్నప్పుడు, మరియు కాంట్రాక్టర్ ఒక వ్యక్తి, ఏకైక యజమాని, లేదా ఏకసభ్య పరిమిత బాధ్యత కంపెనీ అయినప్పుడు, కాలిఫోర్నియా యజమానులు నిర్దిష్ట సందర్భాలలో స్వతంత్ర కాంట్రాక్టర్ల గురించి 20 క్యాలెండర్ రోజులలోపు, 'రిపోర్ట్ ఆఫ్ ఇండిపెండెంట్ కాంట్రాక్టర్, ఫారం DE 542' ఉపయోగించి తప్పనిసరిగా నివేదించాలి. మూలం: EDD, కొత్త యజమాని వనరులు, వద్ద https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

రికార్డులను ఎంతకాలం భద్రపరచాలి

FTB రికార్డు నిర్వహణ నిబంధన ప్రకారం సంయుక్త నివేదిక పన్ను చెల్లింపుదారుల కోసం, ఫ్రాంచైజీ లేదా ఆదాయపు పన్ను సర్దుబాటుకు లోబడి ఉన్న కాలం (రిటర్న్ గడువు తేదీ లేదా పొడిగించిన గడువు తేదీ నుండి ఎనిమిది సంవత్సరాలకు మించకుండా), లేదా నిరసన, అప్పీల్, లేదా వాపసు దావా పెండింగ్‌లో ఉన్న కాలం, ఈ రెండింటిలో ఏది ఎక్కువైతే అంత కాలం పాటు ఒక సంవత్సరానికి సంబంధించిన రికార్డులను భద్రపరచాలి. వివాదంలో లేని అంశాల కోసం పన్ను చెల్లింపుదారుడు ఎనిమిది సంవత్సరాలకు మించి రికార్డులను నిర్వహించాల్సిన అవసరం లేదు. మూలం: FTB, వాటర్స్ ఎడ్జ్ మాన్యువల్, అధ్యాయం 19, వద్ద https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf ఈ ఎనిమిదేళ్ల నిబంధన ఇక్కడ కేవలం ఆ సంయుక్త నివేదన సందర్భానికి మాత్రమే పేర్కొనబడింది, అంతేగాని కాలిఫోర్నియాలోని అన్ని వ్యాపారాలకు సాధారణ నియమంగా కాదు.

పరిశ్రమకు అదనపు రికార్డులు అవసరమైనప్పుడు

వాణిజ్య గంజాయి దీనికి కాలిఫోర్నియాలో అత్యంత స్పష్టమైన ఉదాహరణ. దీనిలో నిల్వ చేసే విభాగంలో ఏడేళ్ల రికార్డు నియమంతో పాటు, ట్రాక్ అండ్ ట్రేస్ ఇన్వెంటరీ రికార్డులు మరియు CDTFA గంజాయి పన్ను రికార్డులు కూడా ఉన్నాయి. లైసెన్స్ పొందిన గంజాయి వ్యాపారాలు మాత్రమే ఈ విధులకు లోబడి ఉంటాయి.

కాలిఫోర్నియా నిర్మాణ యజమానులు ప్రభుత్వ పనుల ప్రాజెక్టులపై ధృవీకరించబడిన పేరోల్ విధులను కలిగి ఉంటారు మరియు ప్రబల వేతన చట్టం ప్రకారం ఆ ప్రాజెక్టులకు సంబంధించిన పేరోల్ రికార్డులను తప్పనిసరిగా ఉంచి, సమర్పించాలి. ఆ విధి ప్రభుత్వ పనుల కాంట్రాక్టర్లు మరియు సబ్ కాంట్రాక్టర్లకు వర్తిస్తుంది, కానీ అన్ని నిర్మాణ పనులకు కాదు.

ఆచరణలో బుక్ కీపింగ్

కింది పరిస్థితులు ఒక వ్యాపారం తన రికార్డులను ఎలా నిర్వహించవచ్చో వివరిస్తాయి. ఇవి ఉదాహరణలు మాత్రమే, ఏ ప్రత్యేక వ్యాపారానికైనా పన్ను విధానాన్ని నిర్ధారించేవి కావు.

కాలిఫోర్నియాకు చెందిన ఒక రిటైలర్ పునఃవిక్రయం కోసం ఒక వస్తువును విక్రయిస్తాడు. అతను కొనుగోలుదారు నుండి పునఃవిక్రయ ధృవీకరణ పత్రాన్ని పొంది, ఆ ధృవీకరణ పత్రాన్ని అమ్మకపు ఇన్వాయిస్‌తో పాటు దాఖలు చేస్తాడు, మరియు నిలుపుదల విభాగంలో వివరించిన నాలుగు సంవత్సరాల అమ్మకపు పన్ను రికార్డు కాలం పాటు సేల్స్ జర్నల్, రిజిస్టర్ టేపులు, మరియు కొనుగోలు ఇన్వాయిస్‌లను కలిపి ఉంచుతాడు, తద్వారా ఒక ఆడిటర్ మినహాయింపు అమ్మకాన్ని గుర్తించగలడు.

శాన్ డియాగోలోని ఒక కేఫ్, ఫారం 1099 అవసరమయ్యే ఒక సంవత్సరంలో 800 డాలర్ల పని కోసం ఒక బరిస్టాను నియమించుకోవడంతో పాటు, ఒక సోలో రిపేర్ కాంట్రాక్టర్‌ను కూడా నియమించుకుంటుంది. అది, పనిలో చేరిన మొదటి రోజు నుండి 20 క్యాలెండర్ రోజులలోపు బరిస్టా గురించి కొత్త ఉద్యోగుల రిజిస్ట్రీకి నివేదిస్తుంది, మరియు EDD నియమం ప్రకారం పేరోల్ విభాగంలో 20 క్యాలెండర్ రోజులలోపు ఫారం DE 542లో కాంట్రాక్టర్ గురించి నివేదిస్తుంది.

జిల్లా అమ్మకపు పన్నులు మరియు ఉపాధి నివేదన

కాలిఫోర్నియా రిటైలర్ అనేక పన్ను విధించదగిన అమ్మకాలు, వాపసులు మరియు ప్రాసెసింగ్ ఫీజులను కవర్ చేస్తూ ఒకే నికర కార్డ్ డిపాజిట్‌ను స్వీకరించవచ్చు. బ్యాంక్ డిపాజిట్‌ను అమ్మకాలుగా పరిగణించకుండా, పుస్తకాలలో స్థూల లావాదేవీలను మరియు అధికార పరిధి సమాచారాన్ని భద్రపరచాలి. పేరోల్ సయోధ్యకు వేతన నివేదికలు, చెల్లింపులు మరియు పేరోల్ బాధ్యతలను అనుసంధానించే ఒక ప్రత్యేక ఫైల్ అవసరం.

ఇది అకౌంటింగ్ పనివిధానంలోని ఒక వ్యత్యాసం మాత్రమే, అంతేగానీ కాలిఫోర్నియాలోని ప్రతి వ్యాపారం ఒకే పన్ను లేదా ఫైలింగ్ నియమానికి లోబడి ఉంటుందని చెప్పే వాదన కాదు. వర్తించే విధానం వాస్తవ లావాదేవీ మరియు వ్యాపార కార్యకలాపంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీకి సంబంధించిన సాక్ష్యాలను భద్రపరచడం మరియు మొత్తాలను స్థిరంగా వర్గీకరించడం బుక్‌కీపర్ బాధ్యత. వివాదాస్పద పన్ను స్థితిని లేదా ఫైలింగ్ విధానాన్ని నిర్ణయించడం అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన వృత్తిపరమైన నిర్ణయం.

కాలిఫోర్నియా వ్యాపారాల కోసం ఆచరణాత్మక నెలవారీ సమీక్ష

బ్యాంక్ ఫీడ్‌తో కాకుండా అసలు మూలంతో ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇన్వాయిస్, అమ్మకాల నివేదిక, పేరోల్ రిజిస్టర్, సరఫరాదారు బిల్లు లేదా ఒప్పందం ఏమి జరిగిందో వివరిస్తాయి. దానిని సంబంధిత డిపాజిట్ లేదా చెల్లింపుతో సరిపోల్చండి, తేడాలను పరిశోధించండి మరియు సర్దుబాట్లను స్పష్టమైన వివరణతో నమోదు చేయండి. రాష్ట్ర పన్ను లేదా పేరోల్ నివేదిక అవసరమైనప్పుడు, లెడ్జర్ నుండి ఆ నివేదికలో చేర్చబడిన మొత్తాలకు ఒక ప్రత్యేక సయోధ్యను నిర్వహించండి. ఇది యజమాని వ్యాపార ఆదాయాన్ని వసూలు చేసిన పన్నులు, ఉద్యోగి మినహాయింపులు లేదా ఇతర బాధ్యతలతో గందరగోళానికి గురికాకుండా నిర్వహణ ఫలితాలను పోల్చడానికి అనుమతిస్తుంది.

పన్ను నిపుణుడికి రికార్డులను అందజేయడానికి సిద్ధమవుతున్న యజమానికి, ఉపయోగపడే ప్యాకేజీలో ఈ క్రిందివి ఉంటాయి: ఒక కాలపు సారాంశం, వర్తించే చోట దాఖలు చేసిన రిటర్న్ కాపీలు, ముఖ్యమైన సర్దుబాట్లకు మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీలు, మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల సంక్షిప్త జాబితా. సరిపోల్చిన బ్యాంకు ఖాతా ఆ ప్యాకేజీలో ఒక భాగం మాత్రమే. సమీక్షకుడు ముఖ్యమైన అంకెలను వాటి మూలాల వరకు గుర్తించగలడా లేదా అనే దానిపై రికార్డుల నాణ్యత ఆధారపడి ఉంటుంది.

ఏమి అందుబాటులో ఉంచుకోవాలి

వ్యాపారానికి సంబంధించిన ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు, బ్యాంక్ మరియు కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేరోల్ నివేదికలు, ఖాతా సయోధ్యలు, మరియు ఏవైనా మినహాయింపు లేదా ప్రత్యేక కార్యక్రమ పత్రాల కాపీలను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. ప్రతి రికార్డుకు ఒకే గడువు వర్తిస్తుందని భావించకుండా, ప్రతి విభాగాన్ని ఏ చట్టం లేదా కార్యక్రమం నియంత్రిస్తుందో ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్ గుర్తించాలి. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆడిట్, క్లెయిమ్ లేదా వివాదానికి సంబంధించిన పత్రాలను ఆ విషయం పరిష్కారమయ్యే వరకు ఉంచండి మరియు నాశనం చేయాలనే ఏదైనా నిర్ణయాన్ని, ప్రస్తుతం వర్తించే నియమంతో సరిపోల్చి సరిచూసుకోండి.

పేపర్ ట్రైల్ ఈ పనికి సంబంధించిన బుక్‌కీపింగ్ నిర్వహణ, వర్గీకరణ మరియు సయోధ్య విభాగాన్ని చూసుకుంటుంది. పన్ను రిటర్న్ అంశాలు, చట్టపరమైన వివరణలు మరియు ప్రత్యేకమైన పేరోల్ వర్గీకరణలను తగిన అర్హతగల నిపుణులచే సమీక్షించబడాలి.