అలబామా బుక్‌కీపింగ్

పుస్తకాలకు మద్దతు ఇచ్చే రికార్డులను ఉంచడం

కోడ్ ఆఫ్ అలబామాలోని టైటిల్ 40లో ఉన్న అలబామా పన్ను చట్టం, నివేదించబడుతున్న పన్నుకు సంబంధించిన రికార్డులను నిర్వహించాల్సిన విధులను విధిస్తుంది. అమ్మకాలు, వినియోగం మరియు అద్దె పన్నుల కోసం, బహుళ-రాష్ట్ర రిటైలర్, విక్రేత, సరఫరాదారు, లీజుకు ఇచ్చేవారు లేదా అలబామాలో వ్యాపారం చేసే వ్యక్తి, చెల్లించాల్సిన పన్నును నిర్ధారించడానికి అలబామా రెవెన్యూ విభాగానికి అవసరమైన పూర్తి మరియు తగిన రికార్డులను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి. విక్రేత ఆ రసీదులను పన్ను విధించదగినవిగా భావించినా లేదా భావించకపోయినా, అలబామాలోని అమ్మకాలు లేదా అద్దె చెల్లింపుల నుండి వచ్చిన స్థూల రసీదులతో సహా రికార్డులను ఈ నియమ నిబంధనలు జాబితా చేస్తాయి. మూలం: అలబామా రెవెన్యూ విభాగం, అమ్మకాలు మరియు వినియోగ పన్ను నియమావళి, శోధన ఫలితాలలో నియమం 810-27-1-.7.01 సారాంశం, ఇక్కడ https://www.revenue.alabama.gov/ultraviewer/viewer/basic_viewer/index.html?form=2022/08/Sales_Use_Rulebook.pdf

పన్ను చెల్లింపుదారులు దాఖలు చేసిన రిటర్న్‌ల కాపీలను తమ రికార్డులలో భాగంగా ఉంచుకోవాలి, మరియు ఆస్తి ప్రాతిపదికను లెక్కించడానికి అవసరమైనంత కాలం ఆస్తి రికార్డులను భద్రపరచుకోవాలి. ఈ నిబంధన రెవెన్యూ శాఖ ప్రచురించిన అలబామా వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను రిటర్న్ సూచనలలో కనిపిస్తుంది. ఆధారం: https://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2026/01/25f40bk.pdf

రాష్ట్ర పన్నులు లెడ్జర్‌ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయి

అలబామాలో రాష్ట్ర అమ్మకపు పన్ను, వినియోగ పన్ను, పైన ఉదహరించిన నియమంలో స్పష్టమైన వ్యక్తిగత ఆస్తిపై అద్దె పన్ను, వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను, కార్పొరేట్ ఆదాయపు పన్ను, మరియు యజమాని అలబామా ఆదాయపు పన్నును మినహాయించడం వంటివి ఉన్నాయి. ప్రతి పన్నుకు దాని స్వంత రిటర్న్ ఉంటుంది, కాబట్టి బుక్‌కీపింగ్‌లో స్థూల రాబడులు, పన్ను విధించదగిన మరియు పన్ను విధించని అమ్మకాలు, వినియోగ పన్నుకు లోబడి ఉండే కొనుగోళ్లు, మరియు మినహాయింపుకు లోబడి ఉండే వేతనాలను వేరుగా చూపాలి. ఆధారాలు: పైన పేర్కొన్న అలబామా రెవెన్యూ శాఖ నియమావళి, మరియు పైన పేర్కొన్న అలబామా ఆదాయపు పన్ను బుక్‌లెట్, ఇది వ్యక్తిగత ఆదాయపు పన్ను, మినహాయింపు రిటర్న్‌లు, అమ్మకపు పన్ను రిటర్న్‌లు, మరియు ఫారం W-2 ఫైలింగ్ గురించి చర్చిస్తుంది.

జీతం రికార్డులు మరియు యజమాని నివేదన

అలబామాలోని యజమానులందరూ, కొత్తగా నియమించుకున్న లేదా తిరిగి విధుల్లోకి తీసుకున్న ప్రతి ఉద్యోగి గురించి, నియామకం లేదా పునఃఉద్యోగం జరిగిన తేదీ నుండి ఏడు రోజులలోపు అలబామా కార్మిక శాఖకు తప్పనిసరిగా నివేదించాలి. ఎలక్ట్రానిక్‌గా నివేదించే యజమానులు నెలకు రెండుసార్లు సమాచారాన్ని పంపవచ్చు, అయితే ఈ పంపకాల మధ్య వ్యవధి 12 రోజులకు తక్కువ కాకుండా మరియు 16 రోజులకు మించకుండా ఉండాలి. ఐదు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ మంది ఉద్యోగులు ఉన్న యజమానులు తప్పనిసరిగా ఇంటర్నెట్ వ్యవస్థ ద్వారా నివేదించాలి. అవసరమైన డేటాలో ఉద్యోగి పేరు, చిరునామా, మరియు సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్, పనిలో చేరిన మొదటి రోజు, ఆ వ్యక్తిని కొత్తగా నియమించుకున్నారా లేదా తిరిగి విధుల్లోకి తీసుకున్నారా అనే విషయం, మరియు యజమాని యొక్క ఫెడరల్ ఎంప్లాయర్ ఐడెంటిఫికేషన్ నంబర్, పేరు మరియు చిరునామా ఉంటాయి. ఏజెన్సీ పేజీలో పేర్కొన్న విధంగా, నివేదించడంలో విఫలమైతే ప్రతి ఉల్లంఘనకు 25 డాలర్ల వరకు జరిమానా విధించవచ్చు. మూలం: అలబామా కార్మిక శాఖ, అలబామా కొత్త నియామకం, వద్ద https://adol.alabama.gov/employers/alabama-new-hire/

పరిశ్రమకు అదనపు రికార్డులు అవసరమైనప్పుడు

నియంత్రిత అలబామా పరిశ్రమలలోని వ్యాపారాలకు, వారి లైసెన్సింగ్ విధానాల ప్రకారం అదనపు రికార్డు విధులు ఉంటాయి. వీటిలో మోటారు వాహన డీలర్లు మరియు వాహన పత్రాల లైసెన్సింగ్ కార్యాలయాలు, ఆర్థిక సంస్థలు, మరియు అలబామా మద్యం, పొగాకు, మరియు మోటారు ఇంధన పన్నులకు లోబడి ఉండే వ్యాపారాలు ఉన్నాయి. శోధన ఫలితాలలో కనిపించిన వాహన పత్రాల నిలుపుదల మెమో లైసెన్సింగ్ అధికారులను ఉద్దేశించి రూపొందించబడింది, సాధారణ వ్యాపారాలను కాదు, కాబట్టి దీనిని ఇక్కడ సాధారణీకరించడం లేదు. మూలం: అలబామా డిపార్ట్‌మెంట్ ఆఫ్ రెవెన్యూ మెమో http://revenue.alabama.gov/wp-content/uploads/2017/05/Memo_2016-23_Record_Retention_Requirements-1.pdf

అలబామా నిరుద్యోగ మరియు కార్మిక నష్టపరిహార చట్టాల పరిధిలోకి వచ్చే కార్మికులను నియమించుకునే నిర్మాణ మరియు ఇతర పరిశ్రమలలోని యజమానులు, పన్ను రికార్డులతో పాటు, ఆ పథకాలకు అవసరమైన జీతభత్యాలు మరియు గాయాలకు సంబంధించిన రికార్డులను కూడా తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి.

ఆచరణలో బుక్ కీపింగ్

కింది పరిస్థితులు ఒక వ్యాపారం తన రికార్డులను ఎలా నిర్వహించవచ్చో వివరిస్తాయి. ఇవి ఉదాహరణలు మాత్రమే, ఏ ప్రత్యేక వ్యాపారానికైనా పన్ను విధానాన్ని నిర్ధారించేవి కావు.

అలబామాలోని ఒక చిన్న రిటైలర్ ఒక అమ్మకం జరిపి, అమ్మకపు పన్ను వసూలు చేసి, ఆ తర్వాత పన్ను విధించని వేరే రాష్ట్ర విక్రేత నుండి పరికరాలను కొనుగోలు చేస్తాడు. అతని పుస్తకాలకు మొదటి లావాదేవీకి సంబంధించిన స్థూల రాబడులను చూపించే సేల్స్ జర్నల్ మరియు రెండవ లావాదేవీకి పరికరాల ఖర్చును చూపించే కొనుగోలు రికార్డు అవసరం, తద్వారా సేల్స్ రిటర్న్ మరియు ఏదైనా యూజ్ టాక్స్ రిటర్న్ రెండింటినీ ఒకే రికార్డుల నుండి తయారు చేయవచ్చు.

ఒక కేఫ్ సోమవారం నాడు ఒక వంటవాడిని నియమించుకుంటుంది. యజమాని ఏడు రోజులలోపు ఈ కొత్త నియామకం గురించి కార్మిక శాఖకు తెలియజేస్తాడు, ఉద్యోగంలో చేరిన తేదీ మరియు సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్‌తో ఒక పేరోల్ రికార్డును ఏర్పాటు చేస్తాడు, మరియు అదే పేరోల్ రిజిస్టర్ నుండి త్రైమాసిక నిరుద్యోగ వేతన నివేదిక మరియు విత్‌హోల్డింగ్ రిటర్న్‌ను కూడా దాఖలు చేస్తాడు, తద్వారా ఆ మూడు నివేదికలు సరిపోలుతాయి.

అద్దె లావాదేవీలు మరియు రాష్ట్ర మరియు స్థానిక అమ్మకపు పన్నుల మధ్య విభజన

పరికరాలను అమ్మడంతో పాటు అద్దెకు కూడా ఇచ్చే వ్యాపారం, ఒకే రసీదు వివరణ రెండు ఆదాయ వర్గాలకు చెందినదని భావించకూడదు. నెలవారీ లెడ్జర్ అద్దె రసీదులను విడిగా గుర్తించాలి, వాటికి సంబంధించిన ఒప్పందాలను నిర్వహించాలి మరియు అమ్మకాల కార్యకలాపాలను అవి జరిగిన అధికార పరిధికి అనుసంధానించి ఉంచాలి.

ఇది అకౌంటింగ్ పనివిధానంలోని ఒక వ్యత్యాసం మాత్రమే, అంతేగానీ అలబామాలోని ప్రతి వ్యాపారం ఒకే పన్ను లేదా ఫైలింగ్ నియమానికి లోబడి ఉంటుందని చెప్పే వాదన కాదు. వర్తించే విధానం వాస్తవ లావాదేవీ మరియు వ్యాపార కార్యకలాపంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీ సాక్ష్యాలను భద్రపరచడం మరియు మొత్తాలను స్థిరంగా వర్గీకరించడం బుక్‌కీపర్ బాధ్యత. వివాదాస్పద పన్ను స్థితిని లేదా ఫైలింగ్ విధానాన్ని నిర్ణయించడం అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన వృత్తిపరమైన నిర్ణయం.

అలబామా వ్యాపారాల కోసం ఆచరణాత్మక నెలవారీ సమీక్ష

బ్యాంక్ ఫీడ్‌తో కాకుండా అసలు మూలంతో ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇన్వాయిస్, అమ్మకాల నివేదిక, పేరోల్ రిజిస్టర్, సరఫరాదారు బిల్లు లేదా ఒప్పందం ఏమి జరిగిందో వివరిస్తాయి. దానిని సంబంధిత డిపాజిట్ లేదా చెల్లింపుతో సరిపోల్చండి, తేడాలను పరిశోధించండి మరియు సర్దుబాట్లను స్పష్టమైన వివరణతో నమోదు చేయండి. రాష్ట్ర పన్ను లేదా పేరోల్ నివేదిక అవసరమైనప్పుడు, లెడ్జర్ నుండి ఆ నివేదికలో చేర్చబడిన మొత్తాలకు ఒక ప్రత్యేక సయోధ్యను నిర్వహించండి. ఇది యజమాని వ్యాపార ఆదాయాన్ని వసూలు చేసిన పన్నులు, ఉద్యోగి మినహాయింపులు లేదా ఇతర బాధ్యతలతో గందరగోళానికి గురికాకుండా నిర్వహణ ఫలితాలను పోల్చడానికి అనుమతిస్తుంది.

పన్ను నిపుణుడికి రికార్డులను అందజేయడానికి సిద్ధమవుతున్న యజమానికి, ఉపయోగపడే ప్యాకేజీలో ఈ క్రిందివి ఉంటాయి: ఒక కాలపు సారాంశం, వర్తించే చోట దాఖలు చేసిన రిటర్న్ కాపీలు, ముఖ్యమైన సర్దుబాట్లకు మద్దతు ఇచ్చే లావాదేవీలు, మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల సంక్షిప్త జాబితా. సరిపోల్చిన బ్యాంకు ఖాతా ఆ ప్యాకేజీలో ఒక భాగం మాత్రమే. సమీక్షకుడు ముఖ్యమైన అంకెలను వాటి మూలాల వరకు గుర్తించగలడా లేదా అనే దానిపై రికార్డుల నాణ్యత ఆధారపడి ఉంటుంది.

ఏమి అందుబాటులో ఉంచుకోవాలి

వ్యాపారానికి సంబంధించిన ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు, బ్యాంక్ మరియు కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేరోల్ నివేదికలు, ఖాతా సయోధ్యలు, మరియు ఏవైనా మినహాయింపు లేదా ప్రత్యేక కార్యక్రమ పత్రాల కాపీలను క్రమబద్ధంగా నిర్వహించండి. ప్రతి రికార్డుకు ఒకే గడువు వర్తిస్తుందని భావించకుండా, ప్రతి విభాగాన్ని ఏ చట్టం లేదా కార్యక్రమం నియంత్రిస్తుందో ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్ గుర్తించాలి. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆడిట్, క్లెయిమ్ లేదా వివాదానికి సంబంధించిన పత్రాలను ఆ విషయం పరిష్కారమయ్యే వరకు ఉంచండి మరియు నాశనం చేయాలనే ఏదైనా నిర్ణయాన్ని, ప్రస్తుతం వర్తించే నియమంతో సరిపోల్చి సరిచూసుకోండి.

పేపర్ ట్రైల్ ఈ పనికి సంబంధించిన బుక్‌కీపింగ్ నిర్వహణ, వర్గీకరణ మరియు సయోధ్య విభాగాన్ని చూసుకుంటుంది. పన్ను రిటర్న్ అంశాలు, చట్టపరమైన వివరణలు మరియు ప్రత్యేకమైన పేరోల్ వర్గీకరణలను తగిన అర్హతగల నిపుణులచే సమీక్షించబడాలి.