సురక్షిత బుక్కీపింగ్ యాక్సెస్: అవుట్‌సోర్స్ ప్రొవైడర్‌ను నియమించుకునే ముందు ఏమి నిర్ధారించుకోవాలి
ప్రచురించబడింది
అవుట్‌సోర్స్ బుక్‌కీపర్‌ను నియమించుకోవడం అంటే మీ వ్యాపార ఆర్థిక కార్యకలాపాలను ఒకరికి అందుబాటులో ఉంచడం. ఇందులో ఖాతా స్టేట్‌మెంట్‌లు, లావాదేవీల రికార్డులు, ఇన్‌వాయిస్‌లు, కస్టమర్ సమాచారం మరియు చెల్లింపుల వివరణలు ఉండవచ్చు. ఒక ప్రొవైడర్‌ను ఎంచుకునే ముందు, యజమాని ఆ పనికి ఏ యాక్సెస్ అవసరమో, ఏ యాక్సెస్ అవసరం లేదో ఖచ్చితంగా అర్థం చేసుకోవాలి.
లక్ష్యం ఆచరణాత్మకమైనది. వ్యాపారం తన ఖాతాలు, చెల్లింపు నిర్ణయాలు మరియు సున్నితమైన రికార్డులపై నియంత్రణను కలిగి ఉండగా, ప్రొవైడర్‌కు ఖచ్చితమైన పుస్తకాలను నిర్వహించడానికి తగినంత సమాచారం అవసరం.
డబ్బు బదిలీ నుండి ఆర్థిక కార్యకలాపాలను వేరుగా చూడటం
బుక్కీపింగ్ కోసం బ్యాంకు కార్యకలాపాలను చదవడం వేరు, నిధులను బదిలీ చేయడానికి అధికారం కలిగి ఉండటం వేరు. కొన్ని ఆర్థిక సంస్థలు మరియు అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలు వ్యాపారాలకు విభిన్న వినియోగదారు అనుమతులను కేటాయించడానికి వీలు కల్పిస్తాయి. అటువంటి అవకాశాలు ఉన్నచోట, ఒక యజమాని విస్తృతమైన పరిపాలనా లేదా చెల్లింపు అధికారాన్ని ఇవ్వకుండా, రికార్డులు మరియు సయోధ్య కోసం అవసరమైన స్థాయి యాక్సెస్‌ను అందించవచ్చు.
ఆన్‌బోర్డింగ్‌కు ముందు, ప్రతి ఖాతాకు ప్రొవైడర్‌కు ఎలాంటి యాక్సెస్ అవసరమో మరియు ఎందుకో అడగండి. కొన్ని పనులకు బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్ అప్‌లోడ్ సరిపోవచ్చు. ఇతర పునరావృతమయ్యే వర్క్‌ఫ్లోలకు సురక్షిత ఖాతా కనెక్షన్‌లు లేదా రీడ్ యాక్సెస్ ప్రయోజనకరంగా ఉండవచ్చు. సరైన ఎంపిక అనేది సిస్టమ్‌లు, అంగీకరించిన పరిధి మరియు సంస్థకు అందుబాటులో ఉన్న నియంత్రణలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
ఖాతాను సరిపోల్చడానికి ప్రొవైడర్ యజమాని వ్యక్తిగత బ్యాంక్ లాగిన్‌ను ఉపయోగించాల్సిన అవసరం ఉందని భావించవద్దు. ఉమ్మడి ఆధారాలు ఖాతాను ఎవరు యాక్సెస్ చేశారో గుర్తించడాన్ని కష్టతరం చేస్తాయి మరియు సంబంధం ముగిసినప్పుడు యాక్సెస్‌ను సక్రమంగా రద్దు చేయడాన్ని కూడా కష్టతరం చేస్తాయి.
చెల్లింపు మరియు ఆమోద బాధ్యతలను నిర్వచించండి
ఇన్‌వాయిస్ ట్రాకింగ్, వెండర్ బిల్లు సమన్వయం మరియు చెల్లింపు ఆమోదం అనేవి ఒకదానికొకటి ప్రత్యామ్నాయం కాని సేవలు. ఒక బుక్‌కీపర్, ఆ చెల్లింపును ఆమోదించడానికి అనుమతి లేకుండానే ఒక ఇన్‌వాయిస్‌ను నమోదు చేయవచ్చు లేదా చెల్లింపు గడువు ముగిసిందని గుర్తించవచ్చు.
బిల్లులను ఎవరు సృష్టించగలరు, వాటిని ఎవరు సమీక్షించగలరు, చెల్లింపును ఎవరు ఆమోదించగలరు మరియు డబ్బును ఎవరు బదిలీ చేయగలరు అనే వివరాలను వ్రాసుకోండి. కంపెనీ విధానాల ప్రకారం ఒక లావాదేవీని ఇద్దరు వ్యక్తులు ఆమోదించాల్సి వస్తే, బుక్కీపింగ్ ఏర్పాటు పొరపాటున కూడా ఆ ప్రక్రియను దాటవేయకూడదు.
వ్యాపారం కొనుగోలు చేసేటప్పుడు ఇది ప్రత్యేకంగా ముఖ్యమైనది ఖాతాలు & బిల్లింగ్ బుక్కీపింగ్‌తో పాటు సహాయం. ఏ పనులు పరిపాలనా రికార్డుల పని మరియు వేటికి వ్యాపారం నుండి స్పష్టమైన అధికారం అవసరమో యజమాని నిర్ధారించుకోవాలి.
పత్రాలను పంపే ముందు వాటిని భద్రపరచండి
రసీదులు, జీతం చెల్లింపు రికార్డులు, పన్ను పత్రాలు మరియు ఖాతా నివేదికలలో సాధారణ పబ్లిక్ లింక్ లేదా అసురక్షిత ఇమెయిల్ థ్రెడ్ ద్వారా పంచుకోకూడని సమాచారం ఉండవచ్చు. ఫెడరల్ ట్రేడ్ కమిషన్ వ్యాపారాలకు, తమకు అవసరమైన వాటిని మాత్రమే సేకరించాలని, సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించుకోవాలని మరియు చట్టబద్ధమైన పని బాధ్యతల ఆధారంగా ప్రాప్యతను పరిమితం చేయాలని సలహా ఇస్తుంది.
పత్రాలను ఎలా అందజేస్తారు, వాటిని ఎవరు చూడగలరు, యాక్సెస్‌ను తొలగించవచ్చా, మరియు ప్రొవైడర్ ఫైళ్లను ఎంతకాలం పాటు ఉంచుకుంటారు అనే విషయాలను అడగండి. ఒకవేళ ప్రొవైడర్లను మార్చినట్లయితే, వ్యాపారం తన సొంత రికార్డులను తిరిగి పొందగలదని నిర్ధారించుకోండి.
స్పష్టమైన డాక్యుమెంట్ ప్రక్రియ గందరగోళాన్ని కూడా తగ్గిస్తుంది. అప్‌లోడ్‌లు అంగీకరించిన ఒకే చోటికి వెళ్ళినప్పుడు మరియు తప్పిపోయిన డాక్యుమెంట్‌లను గుర్తించినప్పుడు, ఒక లావాదేవీని పునర్నిర్మించడానికి ఇరుపక్షాలు నెలల తరబడి చెల్లాచెదురుగా ఉన్న సందేశాలను వెతకాల్సిన అవసరం ఉండదు.
సాఫ్ట్‌వేర్ వినియోగదారులు మరియు కనెక్ట్ చేయబడిన యాప్‌లను సమీక్షించండి
అకౌంటింగ్ ప్లాట్‌ఫారమ్‌లు తరచుగా బహుళ వినియోగదారు పాత్రలు, అనుసంధానాలు మరియు ఆటోమేషన్ సెట్టింగ్‌లను కలిగి ఉంటాయి. ఆన్‌బోర్డింగ్‌లో భాగంగా, కంపెనీ డేటాను యాక్సెస్ చేయగల అసలు వినియోగదారులు, కొత్త ప్రొవైడర్‌కు కేటాయించిన అనుమతులు మరియు రికార్డులను మార్పిడి చేసుకునే ఏవైనా అనుసంధానిత అప్లికేషన్‌ల సమీక్షను చేర్చాలి.
ఒకవేళ కనెక్షన్ పనిచేయడం ఆగిపోతే, దాన్ని సరిచేయడానికి ఎవరో ఒకరు బాధ్యత వహించాలి. ప్రొవైడర్‌తో ఒప్పందం ముగిసినప్పుడు, తమ సొంత ఉద్యోగుల కనెక్షన్‌ను పొరపాటున డిస్‌కనెక్ట్ చేయకుండా లేదా ముఖ్యమైన రికార్డులను తొలగించకుండా, యాక్సెస్‌ను రద్దు చేయడానికి వ్యాపార సంస్థకు ఒక పద్ధతి అవసరం.
ఇవి కేవలం సాంకేతిక ప్రాధాన్యతలు మాత్రమే కాకుండా, కార్యాచరణ వివరాలు. కంపెనీ యొక్క బుక్కీపింగ్ ఏర్పాటు మారినప్పుడు, అది నిరంతరాయతను మరియు నియంత్రణను కొనసాగించగలదా లేదా అనే విషయాన్ని ఇవి నిర్ణయిస్తాయి.
దిద్దుబాట్లు మరియు ప్రశ్నలు ఎలా ఆమోదించబడతాయో అడగండి
ప్రతి అసాధారణ లావాదేవీని కేవలం బ్యాంకు వివరణ ఆధారంగా బాధ్యతాయుతంగా వర్గీకరించడం సాధ్యం కాదు. ఛార్జీ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని గుర్తించడానికి, సవరణను ఆమోదించడానికి లేదా తప్పిపోయిన రసీదును అందించడానికి ప్రొవైడర్ యజమానిని అడగవలసి రావచ్చు.
ఆ ప్రశ్నలు ఎలా అడగబడతాయో మరియు సమాధానాలు ఎలా నమోదు చేయబడతాయో వ్యాపార సంస్థ అర్థం చేసుకోవాలి. మంచి బుక్కీపింగ్ రికార్డులు, కేవలం చివరిగా నమోదు చేసిన సంఖ్యను మాత్రమే కాకుండా, ఒక ముఖ్యమైన నిర్ణయం ఎందుకు తీసుకోబడిందో కూడా భద్రపరుస్తాయి.
రికార్డులు అసంపూర్తిగా ఉన్నప్పుడు, ప్రొవైడర్ ఊహాగానాలను ధృవీకరించబడిన ఆర్థిక వాస్తవాలుగా ప్రదర్శించకుండా, తెలియని విషయాలను వివరించాలి.
యాక్సెస్‌ను కొటేషన్ సంభాషణలో భాగంగా చేసుకోండి
బుక్కీపింగ్ కొటేషన్‌ను అంగీకరించే ముందు, ఖాతాల సంఖ్య, రిపోర్టింగ్ ఫ్రీక్వెన్సీ, డాక్యుమెంట్ ప్రాసెస్ మరియు యాక్సెస్ అవసరాలను నిర్ధారించుకోండి. తక్కువ ఖర్చుతో కూడుకున్నదిగా అనిపించే ప్రతిపాదన, విస్తృతమైన అనుమతులను కోరినా లేదా దిద్దుబాట్ల బాధ్యతను అస్పష్టంగా వదిలేసినా, అనవసరమైన ప్రమాదాన్ని సృష్టించవచ్చు.
పేపర్ ట్రైల్ దాని గురించి చర్చించగలదు నెలవారీ బుక్కీపింగ్, వారపు బుక్కీపింగ్, ఖాతాలు & బిల్లింగ్మరియు బుక్కీపింగ్ రిపేర్ అభ్యర్థించిన అసలు పని పరంగా సేవలు. అవుట్‌సోర్స్డ్ మద్దతు కోసం చూస్తున్న యజమాని, కంపెనీ రికార్డులకు యాక్సెస్‌ను అధికారం ఇచ్చే ముందు బాధ్యతలు మరియు ఆమోద పరిమితులను అర్థం చేసుకోగలగాలి.