అవుట్‌సోర్స్డ్ బుక్‌కీపింగ్ వర్సెస్ మీ మొదటి ఇన్-హౌస్ బుక్‌కీపర్‌ను నియమించుకోవడం

ఒక వ్యాపారం సాధారణ స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు అప్పుడప్పుడు చేసే బుక్‌కీపింగ్ సహాయం స్థాయిని దాటి పెరిగినప్పుడు, యజమాని తరచుగా సిబ్బంది నియామకంపై ఒక నిర్ణయం తీసుకుంటారు. కంపెనీ తన మొదటి ప్రత్యేక బుక్‌కీపర్‌ను నియమించుకోవాలా, లేక బయటి బుక్‌కీపింగ్ సంస్థతో ఒప్పందం చేసుకోవాలా?

ఈ ఎంపిక కేవలం ఒక నెల ధరను జీతంతో పోల్చడం కన్నా చాలా పెద్దది. ఖాతా పుస్తకాలను ఎవరు నిర్వహిస్తారు, వ్యాపారం పనిని ఎలా పర్యవేక్షిస్తుంది, బాధ్యత గల వ్యక్తి అందుబాటులో లేనప్పుడు ఏమి జరుగుతుంది, మరియు కంపెనీ వృద్ధి చెందుతున్న కొద్దీ ఆర్థిక రికార్డులు ఎలా అందుబాటులో ఉంటాయి అనే విషయాలను ఇది నిర్ధారిస్తుంది.

వాస్తవానికి పూర్తి చేయాల్సిన పనులను గుర్తించడం ద్వారా ప్రారంభించండి. లావాదేవీల వర్గీకరణ, ఖాతాల సయోధ్య, ఆదాయ వ్యయాల పర్యవేక్షణ, చెల్లించాల్సిన మరియు స్వీకరించాల్సిన ఖాతాల రికార్డులు, మరియు ఆర్థిక నివేదికల తయారీ అనేవి వేర్వేరు బాధ్యతలు. కొన్ని కంపెనీలకు క్రమం తప్పని ఇన్‌వాయిస్‌లు, చెల్లింపుల పర్యవేక్షణ, లేదా ఆర్థిక విశ్లేషణ కూడా అవసరం ఉంటుంది.

ఉద్యోగ వివరణ లేదా సేవా ప్రతిపాదనలో ఆ పనులలో ఏవి చేర్చబడ్డాయో, పని ఎంత తరచుగా జరుగుతుందో, వ్యాపారం ఏ సమాచారాన్ని అందించాలో మరియు నివేదికలు ఎప్పుడు అందజేయబడతాయో పేర్కొనాలి. ఒక ఏర్పాటులో వారపు సయోధ్యలు ఉండి, మరొక ఏర్పాటులో కేవలం నెలాఖరు సమీక్ష మాత్రమే ఉంటే, అవి సమానమైన ప్రతిపాదనలు కావు.

ఒక వ్యాపారం బుక్‌కీపింగ్‌ను, ప్రత్యేక పన్ను లేదా చట్టపరమైన నైపుణ్యం అవసరమయ్యే సేవల నుండి వేరుగా నిర్వహించాలి. కచ్చితమైన రికార్డులను నిర్వహించే వ్యక్తి వెంటనే కంపెనీకి పన్నుల తయారీదారుగా, ఆడిటర్‌గా లేదా వ్యూహాత్మక ఆర్థిక కార్యనిర్వాహకుడిగా మారిపోడు.

రోజువారీ కార్యకలాపాలలో బుక్‌కీపింగ్ పటిష్టంగా కలిసిపోయినప్పుడు, ఒక ఉద్యోగిని నియమించుకోవడం ఆకర్షణీయంగా ఉంటుంది. సిబ్బందిలోని ఒక వ్యక్తి తక్షణ అంతర్గత ప్రశ్నలను పరిష్కరించగలరు, వివిధ విభాగాల మధ్య పత్రాలను సమన్వయం చేయగలరు, మరియు ఇన్‌వాయిస్‌లు, లావాదేవీలు తలెత్తినప్పుడు మేనేజర్‌లతో నేరుగా కలిసి పనిచేయగలరు.

ఆ లభ్యతతో పాటు నిర్వహణ బాధ్యతలు కూడా వస్తాయి. యజమాని పాత్రను నిర్వచించడం, నాణ్యతను పర్యవేక్షించడం, గైర్హాజరులను భర్తీ చేయడం, సురక్షితమైన యాక్సెస్‌ను నిర్వహించడం, మరియు ఉద్యోగి రాజీనామా చేస్తే కొనసాగింపు కోసం ప్రణాళిక రూపొందించడం వంటివి చేయాలి. పాత్ర మరియు ఉద్యోగ ఒప్పందాన్ని బట్టి జీతభత్యాల పన్నులు, ఉద్యోగి ప్రయోజనాలు, నియామక ఖర్చులు మరియు శిక్షణ కూడా సంబంధితంగా ఉండవచ్చు.

కార్మికుల వర్గీకరణ అనేది ప్రవర్తనా నియంత్రణ, ఆర్థిక నియంత్రణ మరియు సంబంధం యొక్క రకంతో సహా వాస్తవ సంబంధంపై ఆధారపడి ఉంటుందని IRS వివరిస్తుంది. ఒకరిని స్వతంత్ర కాంట్రాక్టర్ అని పిలవడం వల్ల ఆ వర్గీకరణ సరైనదని ఒక వ్యాపారం భావించకూడదు.

అవుట్‌సోర్స్డ్ బుక్‌కీపింగ్ ప్రొవైడర్ సాధారణంగా పూర్తికాల ఉద్యోగిని కాకుండా, ఒక నిర్దిష్టమైన సేవను అందిస్తారు. ఈ ఏర్పాటు, కార్యాలయంలో కూర్చోవడానికి ఒక వ్యక్తిని నియమించుకోకుండానే యజమానికి పునరావృతమయ్యే బుక్‌కీపింగ్ కవరేజీని అందించగలదు. సేవా ఒప్పందం స్పష్టంగా ఉన్నప్పుడు, ఇది ఒక క్రమబద్ధమైన అప్పగింతను మరియు పత్రబద్ధమైన పునరావృత పనులను కూడా అందించగలదు.

అయితే అవుట్‌సోర్సింగ్ వల్ల కచ్చితమైన సమాచారం అందించడం, లావాదేవీల గురించిన ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడం, మరియు నివేదికలను సమీక్షించడం వంటి యజమాని బాధ్యత తొలగిపోదు. నిర్ణయాలను ఆమోదించడానికి, అందని రసీదులను అందించడానికి, మరియు అసాధారణ కార్యకలాపాలను వివరించడానికి కంపెనీకి అధికారం ఉన్న వ్యక్తి ఇప్పటికీ అవసరం.

సేవలను అందించే వారి పరిధి ముఖ్యం. ఒప్పందం అన్ని ఆర్థిక ఖాతాలను కవర్ చేస్తుందా లేక ఎంచుకున్న వాటిని మాత్రమేనా? నెలవారీ లావాదేవీల పరిమితులు ఉన్నాయా? వర్గీకరించని లావాదేవీలను ఎలా విచారిస్తారు? రికార్డులు నెలల తరబడి వెనుకబడి ఉంటే ఏమి జరుగుతుంది? ఈ సేవలో ఇన్‌వాయిస్‌లు లేదా బిల్లుల సమన్వయం చేర్చబడిందా, లేక వాటికి విడిగా కొటేషన్లు ఇస్తారా?

ఆ ప్రశ్నలు, ప్రొవైడర్ ఎన్నడూ చేయడానికి అంగీకరించని పనిని కూడా ఆ ప్యాకేజీలో చేర్చారని భావించి, కేవలం లేబుల్ ఆధారంగా ఒక ప్యాకేజీని కొనుగోలు చేయకుండా వ్యాపారాన్ని నివారిస్తాయి.

బుక్‌కీపింగ్ సంబంధం ఎప్పుడూ కేవలం ఒక వ్యక్తి జ్ఞాపకశక్తిపై మాత్రమే ఆధారపడి ఉండకూడదు. వ్యాపారానికి దాని అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్, బ్యాంక్ రికార్డులు, ఇన్‌వాయిస్‌లు, సహాయక పత్రాలు మరియు నివేదికల చరిత్రపై స్పష్టమైన యాజమాన్యం అవసరం. ప్రొవైడర్ లేదా ఉద్యోగి మారినప్పుడు యాక్సెస్‌ను ఎలా బదిలీ చేయవచ్చో అది అర్థం చేసుకోవాలి.

సరిపోల్చిన కాల వ్యవధులు మరియు పరిష్కరించని ప్రశ్నల యొక్క స్పష్టమైన రికార్డు వచ్చే నెలను సులభతరం చేస్తుంది. ఒకవేళ సంబంధం ముగిస్తే, కంపెనీకి ఏ రికార్డులు అందుతాయో, ఏవి అసంపూర్తిగా మిగిలి ఉన్నాయో, మరియు ఏ ఆమోదాలు ఇంకా అవసరమో తెలిసి ఉండాలి.

పన్ను రిటర్న్‌లలో నివేదించిన మొత్తాలను వ్యాపార రికార్డులు తప్పనిసరిగా ధృవీకరించాలని IRS చెబుతోంది. ఆ ఖాతాలను ఉద్యోగి నిర్వహించినా లేదా బయటి సంస్థ నిర్వహించినా, ఆ కొనసాగుతున్న బాధ్యత వ్యాపారానిదే.

సరైన ఎంపిక అనేది కంపెనీ లావాదేవీల కార్యకలాపాలు, ఖాతాల సంఖ్య, అంతర్గత సిబ్బంది, రోజువారీ ప్రశ్నల ఆవశ్యకత మరియు ఉద్యోగిని నిర్వహించగల ఆసక్తి వంటి అంశాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది. కొన్ని సంస్థలకు బయటి బుక్‌కీపర్‌తో పాటు అంతర్గత ఫైనాన్స్ కోఆర్డినేటర్ కూడా అవసరం. మరికొన్నింటికి, స్పష్టంగా నిర్వచించబడిన, పునరావృతమయ్యే అవుట్‌సోర్స్డ్ సేవ చక్కగా సరిపోతుంది.

పేపర్ ట్రైల్ అందిస్తుంది నెలవారీ బుక్‌కీపింగ్, వారపు బుక్‌కీపింగ్మరియు బుక్కీపింగ్ రిపేర్కాబోయే కస్టమర్ కొటేషన్ అభ్యర్థించండి వ్యాపారానికి వాస్తవంగా అవసరమైన ఖాతాలు, కార్యకలాపాలు మరియు నివేదనల తరచుదనం ఆధారంగా. ఏ నమూనా మరింత వృత్తిపరంగా వినిపిస్తుంది అనేది ఉపయోగకరమైన ప్రశ్న కాదు. స్పష్టమైన బాధ్యతలతో, విశ్వసనీయమైన రికార్డులను అందిస్తూ, వ్యాపారానికి అతి తక్కువ అంతరాయం కలిగించే ఏర్పాటు ఏది అనేది ముఖ్యం.