బకాయిపడిన పుస్తకాలను సరిచేయండి: నెలల తరబడి గడువు దాటిన పుస్తకాలను తాజాగా ఉంచండి
ప్రచురించబడింది
క్యాచ్ అప్ బుక్‌కీపింగ్ అనేది లావాదేవీలను క్రమబద్ధీకరించడం, ఖాతాలను సరిపోల్చడం మరియు తప్పిపోయిన లేదా తప్పుగా ఉన్న నమోదులను పరిష్కరించడం ద్వారా గడువు ముగిసిన వ్యాపార రికార్డులను తాజాగా ఉంచుతుంది. ఈ పని ఒక నిర్దిష్ట కాల వ్యవధితో మరియు ఆ కాలంలో ఉపయోగించిన ప్రతి ఖాతా యొక్క రికార్డులతో ప్రారంభమవుతుంది. నమ్మకమైన పుస్తకాల సమితిని మరియు అదే పెండింగ్ పని మళ్లీ పునరావృతం కాకుండా నిరోధించే ఒక దినచర్యను ఏర్పాటు చేయడమే దీని లక్ష్యం.
పని ఒత్తిడి ఎక్కువగా ఉండే నెలతో తరచుగా పెండింగ్ పనులు మొదలవుతాయి.
మీరు క్లయింట్ పని పూర్తి చేసి, అత్యవసరమైన బిల్లులు చెల్లించి, వారాంతంలో రికార్డులను సర్దుబాటు చేస్తానని మీకు మీరే వాగ్దానం చేసుకుంటారు. ఆ తర్వాత మరో వారం కూడా నిండిపోతుంది. చివరికి, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను తెరవడం అనేది వ్యాపారాన్ని పర్యవేక్షించడంలా కాకుండా, ఒక ప్రాజెక్ట్‌ను ప్రారంభించినట్లుగా అనిపిస్తుంది.
స్పష్టమైన సరిహద్దును ఏర్పరచుకోవడమే ఉపయోగకరమైన ప్రారంభ స్థానం. సమీక్షించబడిందని మీకు తెలిసిన చివరి నెలను గుర్తించండి, ఆపై ఇంకా శ్రద్ధ అవసరమైన నెలలను జాబితా చేయండి. లావాదేవీలు ఉండి, తప్పు నిల్వలు ఉన్న ఫైల్‌కు అవసరమైన పని కంటే, నమోదు చేయని లావాదేవీల బకాయిలకు భిన్నమైన పని అవసరం. అసలు సమస్యను గుర్తించడం వల్ల దాన్ని సరిచేయడాన్ని నిర్వహించడం సులభం అవుతుంది.
ఎంట్రీలను మార్చే ముందు రికార్డులను ఒకచోట చేర్చండి
ఆ కాలంలో వ్యాపారం ఉపయోగించిన బ్యాంకు ఖాతాలు, క్రెడిట్ కార్డులు మరియు చెల్లింపు సేవల జాబితాను తయారు చేయండి. మూసివేసిన లేదా భర్తీ చేసిన ఖాతాలను కూడా చేర్చండి. ప్రతి నెలకు సంబంధించిన స్టేట్‌మెంట్‌లను సేకరించండి, ఆపై కార్యకలాపాన్ని వివరించే ఇన్‌వాయిస్‌లు, రసీదులు మరియు ఇతర పత్రాలను సేకరించండి.
వ్యాపార పుస్తకాలలోని నమోదుల వెనుక ఉన్న వివరాలను సహాయక పత్రాలు అందిస్తాయని IRS వివరిస్తుంది. ఒక బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్ డబ్బు బదిలీ అయినట్లు చూపవచ్చు, అయితే ఒక ఇన్‌వాయిస్ లేదా రసీదు కొనుగోలును వివరించడంలో సహాయపడుతుంది. మీకు ఇకపై గుర్తుపట్టలేని చెల్లింపుదారు పేరు కంటే, ఈ రెండింటినీ ఉంచుకోవడం సమీక్షకు పని చేయడానికి మరింత పటిష్టమైన ఆధారాన్ని అందిస్తుంది.
ఈ కార్యాచరణను నెలకు ఒకసారి అనుసరించండి
సంవత్సరం మొత్తాన్ని ఒకే పెద్ద కుప్పగా సమీక్షించడం వల్ల తేడా ఎక్కడ మొదలైందో చూడటం కష్టమవుతుంది. నెలవారీ క్రమం మరింత స్పష్టమైన జాడను సృష్టిస్తుంది. ప్రారంభ స్థానాన్ని నిర్ధారించుకోండి, ఆ కాలానికి సంబంధించిన లావాదేవీలను సమీక్షించండి మరియు నమోదు చేయబడిన కార్యకలాపాన్ని సంబంధిత స్టేట్‌మెంట్‌లతో పోల్చండి.
బదిలీలు మరియు క్రెడిట్ కార్డ్ చెల్లింపులపై ప్రత్యేక శ్రద్ధ పెట్టాలి. వ్యాపార ఖాతాల మధ్య డబ్బును బదిలీ చేయడం కొత్త అమ్మకాన్ని సృష్టించదు. అలాగే, కార్డ్ బ్యాలెన్స్ చెల్లించడం అనేది ఆ కార్డ్‌పై చేసిన వ్యక్తిగత కొనుగోళ్లను నమోదు చేయడానికి భిన్నంగా ఉంటుంది. బ్యాంకు మొత్తం సుపరిచితంగా కనిపించినప్పటికీ, ఈ బదిలీలను సాధారణ ఆదాయం లేదా ఖర్చులుగా పరిగణించడం నివేదికలను వక్రీకరించగలదు.
తప్పిపోయిన వివరాలను కనిపించేలా ఉంచండి
కొన్ని వివరాలకు మరింత వివరణ అవసరం కావచ్చు. ఒక చెల్లింపుకు అస్పష్టమైన వివరణ ఉండవచ్చు, రసీదు అందుబాటులో లేకపోవచ్చు లేదా ఒక డిపాజిట్‌లో పలువురు కస్టమర్ల చెల్లింపులు కలిసిపోయి ఉండవచ్చు. తేదీ, మొత్తం, ఖాతా మరియు ఇంకా అవసరమైన వివరాలతో ఒక చిన్న జాబితాను సిద్ధం చేసుకోండి. మీరు కనుగొన్న విషయాలను నమోదు చేయకుండా, అదే అనిశ్చితిని పదేపదే సమీక్షించడం కంటే ఇది చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
ఉదాహరణకు, ఒకే సరఫరాదారు నుండి వచ్చిన మూడు ఒకేలాంటి ఛార్జీలను ఊహించుకోండి. అవి వేర్వేరు ఆర్డర్లా, డూప్లికేట్ చెల్లింపులా, లేదా ఛార్జీ తర్వాత రీఫండ్ జరిగిందా అనే విషయాన్ని కేవలం ఆ స్టేట్‌మెంట్ మాత్రమే వివరించకపోవచ్చు. కేవలం తేడాను మాయం చేయడానికి ఒక ఎంట్రీని ఊహించకుండా లేదా తొలగించకుండా, సరఫరాదారు రికార్డులను చెల్లింపులతో పోల్చడం ద్వారా పరిస్థితిని పరిష్కరించుకోవచ్చు.
బ్యాంకు బ్యాలెన్స్‌కు మించి ఫలితాలను సమీక్షించండి
పూర్తి చేసిన సయోధ్య పనిలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం, కానీ అది ప్రతి వ్యాపార నిర్ణయాన్ని వివరించదు. ఫలితంగా వచ్చిన ఆదాయ, వ్యయ వర్గాలు, చెల్లించని కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు, వెండర్ బిల్లులు మరియు సంబంధిత ఖాతా నిల్వలను సమీక్షించండి. ఒక లావాదేవీ సరైన బ్యాంకు ఖాతాలో కనిపించినప్పటికీ, అది తప్పుడు వర్గంలో నమోదు చేయబడి ఉండవచ్చు.
విశ్వసనీయమైన రికార్డుల ప్రయోజనం కేవలం పన్నులు దాఖలు చేయడానికే పరిమితం కాదు. మంచి రికార్డులు ఆర్థిక నివేదికలకు మద్దతు ఇస్తాయని మరియు యజమానులు తమ వ్యాపారాన్ని పర్యవేక్షించడంలో సహాయపడతాయని ఐఆర్ఎస్ (IRS) పేర్కొంది. రికార్డులను శుభ్రపరిచిన తర్వాత, అసాధారణమైన కొనుగోళ్లు, అమ్మకాలు తక్కువగా ఉన్న నెలలు మరియు అధిక అమ్మకాలు జరిగిన కాలాలతో సహా, మీకు గుర్తుండే పనులతో ఆ నివేదికలను అనుసంధానించడం సులభతరం అవుతుంది.
గడిచిన నెలను పునరావృతం చేయడం సులభతరం చేసుకోండి
సమీక్షించబడిన రికార్డుల సమితి మరియు నిర్వహించదగిన దినచర్యే అత్యంత బలమైన ఫలితం. పూర్తయిన నెలల స్పష్టమైన జాబితాను మరియు ఇంకా సమాచారం కోసం ఎదురుచూస్తున్న వాటిని ఉంచుకోండి. సహాయక పత్రాలను భద్రపరచండి, తద్వారా వచ్చే నెల సమీక్షించే వ్యక్తి కొత్తగా వెతకడం ప్రారంభించకుండానే సంబంధిత కాలాన్ని కనుగొనగలరు.
సమీక్షల మధ్య పేరుకుపోయే పనిని తగ్గించడానికి, తరచుగా చిన్న చిన్న పనులను అప్పగించడం ఉపయోగపడుతుంది. ఇందులో కొత్తగా అందిన స్టేట్‌మెంట్‌లు, వివరణ అవసరమైన రసీదులు మరియు వ్యాపార ఖాతాలలో మార్పులు వంటివి ఉండవచ్చు. ఈ పద్ధతి వ్యాపారం పనిచేసే విధానానికి అనుగుణంగా ఉండాలి. తర్వాతి నెలలో అదే పెండింగ్ పనిని మళ్లీ చేయడం కాకుండా, అప్పటికే పూర్తి చేసిన పని ఆధారంగా పనిని కొనసాగించినప్పుడు, పేరుకుపోయిన పనులను పూర్తి చేయడం మరింత విలువైనదిగా మారుతుంది.
పెండింగ్ పనులను పూర్తి చేయడం మరియు శుభ్రపరిచే పనులు ఒకదానితో ఒకటి అతివ్యాప్తి చెందవచ్చు.
క్యాచ్ అప్ బుక్‌కీపింగ్ అనేది తప్పిపోయిన కాలాలను పూర్తి చేస్తుంది. బుక్‌కీపింగ్ క్లీనప్ అనేది పునరావృతమైన, తప్పుగా వర్గీకరించబడిన, మద్దతు లేని లేదా సరిపోలని రికార్డ్ చేయబడిన కార్యకలాపాలను సరిచేస్తుంది. ఒక వ్యాపారానికి ఈ రెండు సేవలు ఒకే సమయంలో అవసరం కావచ్చు. ఈ వ్యత్యాసం ముఖ్యమైనది, ఎందుకంటే అసలు నమోదు చేయని తక్కువ లావాదేవీలు ఉన్న ఫైల్ కంటే, వేలాది డౌన్‌లోడ్ చేయబడిన ఎంట్రీలు ఉన్న ఫైల్‌కు ఇంకా ఎక్కువ పరిశోధన అవసరం కావచ్చు.
ఒక ఉపయోగకరమైన పరిధి, ఇందులో ఇమిడి ఉన్న కాలాలు, ఖాతాలు మరియు అవుట్‌పుట్‌లను పేర్కొంటుంది. తప్పిపోయిన పత్రాలు మరియు పరిష్కరించని నిల్వలను ఎలా నిర్వహించాలో కూడా ఇది వివరిస్తుంది. నెలల సంఖ్య ఒక భాగాన్ని సూచిస్తుండగా, ప్రారంభ నిల్వల పరిస్థితి మరియు సహాయక రికార్డులు మిగిలిన భాగాన్ని వివరిస్తాయి. ఆ తర్వాత, ఈ మద్దతు ఉన్న చారిత్రక పని ఆధారంగా ప్రస్తుత నెలవారీ బుక్‌కీపింగ్‌ను ప్రారంభించవచ్చు.