బుక్‌కీపర్ నెలల తరబడి జరగని లావాదేవీలను సరిదిద్దగలరా?

ఒక కంపెనీ తన బుక్‌కీపింగ్ వెనుకబడినప్పటికీ పనిలో నిమగ్నమై ఉండగలదు. వినియోగదారులు చెల్లింపులు చేస్తూనే ఉంటారు, సరఫరాదారులు బిల్లులు పంపుతూనే ఉంటారు, మరియు బ్యాంకు ఖాతా కూడా చురుకుగానే ఉంటుంది. ఈలోగా, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ కథలో కొంత భాగాన్ని మాత్రమే చూపిస్తుంది. బహుశా మే నెలలో బ్యాంక్ ఫీడ్ ఇంపోర్ట్ అవ్వడం ఆగిపోయి ఉండవచ్చు. బహుశా ఇన్‌వాయిస్‌లు నమోదు చేయబడి ఉండవచ్చు కానీ కార్డ్ కొనుగోళ్లు నమోదు చేయబడి ఉండకపోవచ్చు. బహుశా ఆ పని భారం భరించలేనంతగా అనిపించే వరకు యజమాని లావాదేవీలను వర్గీకరించడాన్ని వాయిదా వేసి ఉండవచ్చు.

ఒక బుక్‌కీపర్ తరచుగా తప్పిపోయిన నెలల వివరాలను పునర్నిర్మించగలరు, కానీ ఆ పని కేవలం లావాదేవీలను దిగుమతి చేసుకోవడానికి ఒక బటన్ నొక్కడం మాత్రమే కాదు. అది ఆదాయం, ఖర్చులు, బదిలీలు, బాధ్యతలు మరియు ఖాతా నిల్వల యొక్క కచ్చితమైన రికార్డును పునర్నిర్మించి, ఆపై దానిని స్వతంత్ర పత్రాలతో సరిపోల్చి తనిఖీ చేసే ప్రక్రియ.

మొదటి పని అంతరాన్ని గుర్తించడం. ఒక ఖాతాలో జరగని లావాదేవీలు, బ్యాంకు ఖాతాలు, క్రెడిట్ కార్డులు, జీతభత్యాల కార్యకలాపాలు లేదా ఇన్‌వాయిస్‌లు ఏవీ నమోదు చేయని ఒక సంవత్సరం మొత్తానికి భిన్నంగా ఉంటాయి.

చాలా వ్యాపారాలకు బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు ప్రారంభ బిందువుగా ఉంటాయి, ఎందుకంటే అవి నిర్దిష్ట కాలంలో ప్రతి ఖాతాలో వాస్తవంగా ఎంత జమ అయిందో నిర్ధారిస్తాయి. క్రెడిట్ కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, పేమెంట్ ప్రాసెసర్ నివేదికలు, ఇన్‌వాయిస్ రికార్డులు, రసీదులు, రుణ స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు పేరోల్ సారాంశాలు వంటివి కేవలం బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్ మాత్రమే అందించలేని అదనపు సమాచారాన్ని అందిస్తాయి.

ఉదాహరణకు, ఒక బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లో చూపిన డిపాజిట్‌లో, ప్రాసెసర్ ఫీజులు తీసివేసిన తర్వాత అనేక కస్టమర్ చెల్లింపులు కలిసి ఉండవచ్చు. నికర డిపాజిట్‌ను మాత్రమే అమ్మకాలుగా నమోదు చేయడం వల్ల స్థూల రాబడి తక్కువగా చూపబడవచ్చు మరియు చెల్లింపు ఫీజులు నమోదు కాకుండా మిగిలిపోవచ్చు. ఈ భాగాలను సరిగ్గా వేరు చేయడానికి బుక్‌కీపర్‌కు ప్రాసెసర్ సెటిల్‌మెంట్ రిపోర్ట్ అవసరం కావచ్చు.

అదేవిధంగా, క్రెడిట్ కార్డుకు చేసే చెల్లింపు తప్పనిసరిగా వ్యాపార ఖర్చు కాదు. అది ఒక బాధ్యతను తీర్చడానికి చేసే బదిలీ కావచ్చు, అయితే దానికి సంబంధించిన కార్డు కొనుగోళ్లు విడిగా నమోదు చేయబడతాయి. రెండింటినీ ఖర్చులుగా పరిగణించడం వలన ఖర్చులను రెండుసార్లు లెక్కించే అవకాశం ఉంది.

వ్యాపార రికార్డులు ఆదాయం మరియు ఖర్చులను గుర్తించాలని, అలాగే ఇన్వాయిస్‌లు, రసీదులు, ఖాతా స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు ఇతర లావాదేవీల ఆధారాల వంటి పత్రాల ద్వారా వాటికి మద్దతు ఉండాలని IRS చెబుతోంది. ఎంట్రీలు వెంటనే చేసినా లేదా తర్వాత పునర్నిర్మించినా ఆ సూత్రాలు వర్తిస్తాయి.

ఖచ్చితమైనదిగా తెలిసిన చివరి కాలంతో ఒక క్రమబద్ధమైన సవరణ ప్రారంభమవుతుంది. బుక్‌కీపర్ ప్రతి బ్యాంకు ఖాతా, క్రెడిట్ కార్డ్, రుణం మరియు సంబంధిత చెల్లింపు ప్లాట్‌ఫారమ్‌ను గుర్తిస్తారు, ఆపై అసంపూర్తిగా ఉన్న నెలలకు సంబంధించిన స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు ఇప్పటికే ఉన్న రికార్డులను సేకరిస్తారు. ఒకే సంఘటనను రెండుసార్లు జోడించకుండా ఉండేందుకు, లెడ్జర్‌లో ఇప్పటికే ఉన్న లావాదేవీలను ఆ స్టేట్‌మెంట్‌లతో పోల్చి చూస్తారు.

తప్పిపోయిన లావాదేవీలు నమోదు చేయబడతాయి లేదా సరిపోల్చబడతాయి, వర్గీకరణలు సమీక్షించబడతాయి మరియు వ్యాపార ఖాతాల మధ్య బదిలీలు గుర్తించబడతాయి. పేరోల్ ఎంట్రీలు పేరోల్ సిస్టమ్‌తో పోల్చబడతాయి. చెల్లించని కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు వెండర్ బిల్లులు, అవి చివరికి సృష్టించగల నగదు కదలిక నుండి వేరుగా సమీక్షించబడతాయి.

లావాదేవీల పని తర్వాత, వర్తించే ప్రతి బ్యాంకు మరియు క్రెడిట్ కార్డ్ ఖాతా వరుస క్రమంలో సరిపోల్చబడుతుంది. ఒక నెలలోని తేడా తర్వాతి నెలకు కూడా కొనసాగవచ్చు. అందుకే, కేవలం ఇటీవలి నెలను సరిపోల్చడం వల్ల అసంపూర్ణమైన బుక్‌కీపింగ్ చరిత్ర పరిష్కారం కాకపోవచ్చు.

తుది సమీక్షలో లాభనష్టాల ఫలితాలు, బ్యాలెన్స్ షీట్, స్వీకరించాల్సిన బకాయిలు, చెల్లించాల్సిన బకాయిలు, రుణ నిల్వలు మరియు అసాధారణ ఖాతా నిల్వలను పరిశీలించాలి. ఒక నివేదిక యాంత్రికంగా సరిపోలినప్పటికీ, అందులో తప్పుడు ఖాతాకు కేటాయించబడిన ఖర్చు లేదా ఆదాయంగా పొరపాటుగా భావించిన బదిలీ ఉండవచ్చు.

సహాయక పత్రాలు లేనంత మాత్రాన పునర్నిర్మాణం మొత్తం అసాధ్యం అయిపోదు. స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు ప్రొవైడర్ హిస్టరీలు చెల్లింపులను గుర్తించడంలో సహాయపడవచ్చు, కానీ అవి ఎల్లప్పుడూ కొనుగోలు ఉద్దేశ్యాన్ని లేదా ఒక వస్తువు వ్యాపారానిదా లేక వ్యక్తిగతానిదా అనే విషయాన్ని నిర్ధారించవు. ఒక బుక్‌కీపర్ ఊహించకుండా, యజమాని వివరించడానికి వీలుగా ఆధారాలు లేని లేదా అస్పష్టమైన అంశాలను గుర్తించి చూపించాలి.

ఒకవేళ ఖాతా నివేదిక లేదా కీలకమైన జీతం చెల్లింపుల రికార్డును పొందలేకపోతే, మూలాన్ని తిరిగి పొందే వరకు బుక్‌కీపర్ పత్రబద్ధమైన మినహాయింపును వదిలివేయవలసి రావచ్చు. కల్పిత నిశ్చయతను ప్రదర్శించడం కంటే, పరిష్కారం కాని దానిని చూపించడమే మేలు.

రికార్డు నిలుపుదల అవసరాలు రికార్డు మరియు దాని ప్రయోజనంపై ఆధారపడి ఉంటాయి. ఉద్యోగ పన్ను పత్రాలకు నిర్దిష్ట ఫెడరల్ నిలుపుదల అవసరాలు ఉంటాయి, మరియు అమ్మకపు పన్ను పత్రాలకు అదనపు రాష్ట్ర అవసరాలు ఉండవచ్చు. ఫైలింగ్‌లు లేదా మినహాయింపులు ప్రభావితం కాగల చోట, వ్యాపారం తన పన్ను సలహాదారుతో లేదా తగిన వృత్తి నిపుణుడితో కలిసి పనిచేయాలి.

క్యాలెండర్ వ్యవధి అనేది పనిభారానికి ఒక కొలమానం మాత్రమే. స్థిరమైన డాక్యుమెంటేషన్‌తో ఒకే బ్యాంకు ఖాతాను ఉపయోగించే వ్యాపారంలో ఆరు నెలల లావాదేవీల కంటే, ఎనిమిది ఖాతాలలో మూడు నెలల లావాదేవీలకు ఎక్కువ సమీక్ష అవసరం కావచ్చు. లావాదేవీల సంఖ్య, మూల రికార్డుల నాణ్యత, పేరోల్ సంక్లిష్టత మరియు గతంలో చేసిన రికన్సిలియేషన్ పని మొత్తం అన్నీ ముఖ్యమైనవే.

అందించవలసినది నిర్దిష్టంగా సరిదిద్దబడిన కాలాల సమితి మరియు పరిష్కరించబడని అంశాల జాబితా అయి ఉండాలి, అంతేగానీ గతంలో జరిగిన ప్రతి లావాదేవీని తక్షణమే పూర్తి చేయగలమని ఇచ్చే ధృవీకరించని వాగ్దానం కాదు.

రికార్డులను పునర్నిర్మించిన తర్వాత, వారానికో లేదా నెలకోసారి బుక్‌కీపింగ్ చేయడం ద్వారా మరో పెండింగ్ పని పేరుకుపోకుండా నివారించవచ్చు. పేపర్ ట్రైల్ అందిస్తుంది బుక్కీపింగ్ రిపేర్ దిద్దుబాటు ప్రాజెక్ట్ తర్వాత ఖాతాలను నిర్వహించడంలో సహాయపడటానికి, గడువు ముగిసిన లేదా అసంపూర్ణమైన రికార్డులు మరియు కొనసాగుతున్న బుక్‌కీపింగ్ కోసం.