గ్లెన్‌డేల్

ఒక అమ్మకం చెక్అవుట్ సిస్టమ్‌లో, ప్రాసెసర్ నివేదికలో మరియు బ్యాంక్ ఫీడ్అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్ కూడా ఉండవచ్చు. ఆ రికార్డులు సంబంధిత సంఘటనలను వివరిస్తాయి, కానీ ప్రత్యేక ఆదాయాన్ని కాదు. ప్రతి దానిని ఒక కొత్త అమ్మకంగా దిగుమతి చేసుకోవడం వలన ఆదాయం వాస్తవానికి ఉన్నదానికంటే ఎక్కువగా కనిపించవచ్చు.

ఎంట్రీలను మార్చే ముందు ప్రక్రియను మ్యాప్ చేయండి. అసలు అమ్మకం ఎక్కడ నమోదైందో, చెల్లింపు ఎలా వర్తింపజేయబడిందో మరియు ప్రాసెసర్ చెల్లింపు బ్యాంకుకు ఎలా చేరుతుందో గుర్తించండి. ఒక స్థిరమైన సరిపోలిక ప్రక్రియ, ఫీజులు, వాపసులు మరియు చెల్లింపు సమయాన్ని వివరిస్తూనే అసలు లావాదేవీని కాపాడుతుంది. పుస్తకాలలో ప్రతి చెల్లింపు మార్గానికి స్పష్టమైన పాత్ర ఉండాలి.

కొంతమంది కస్టమర్లు ఆలస్యంగా చెల్లిస్తే, అమ్మకాల మొత్తం సరిపోదు. ఇన్వాయిస్ జాబితాలో ఏవి జారీ చేయబడ్డాయి, ఏవి చెల్లించబడ్డాయి, ఏ మొత్తాలు బకాయి ఉన్నాయి మరియు ఏదైనా క్రెడిట్ లేదా వివాదం బ్యాలెన్స్‌ను ప్రభావితం చేస్తుందో లేదో గుర్తించాలి. పాక్షిక చెల్లింపు సరైన ఇన్వాయిస్ నుండి తగ్గించబడాలి, అంతేగానీ వివరణ లేని డిపాజిట్‌గా మిగిలిపోకూడదు.

వ్యాపార వినియోగదారులకు కూడా సరఫరా చేసే దుకాణానికి, తక్షణ రిటైల్ చెల్లింపులు మరియు ఇన్‌వాయిస్ ఆర్డర్‌లకు వేర్వేరు పని విధానాలు అవసరం కావచ్చు. నెలవారీ సమీక్షలో వినియోగదారుల బ్యాలెన్స్ షెడ్యూల్‌ను అకౌంటింగ్ రికార్డులతో పోల్చి చూడవచ్చు. వినియోగదారులకు రిమైండర్‌లు మరియు వసూలు బాధ్యతలను విడిగా అంగీకరించాలి, తద్వారా ఓపెన్ బ్యాలెన్స్ వల్ల ఎవరు ఫాలో అప్ చేస్తారనే దానిపై గందరగోళం ఏర్పడదు.

ఒక దుకాణం కౌంటర్ వద్ద కార్డు చెల్లింపులను స్వీకరిస్తూనే, ఒక పెద్ద ఆర్డర్ కోసం వాణిజ్య వినియోగదారునికి ఇన్వాయిస్ జారీ చేస్తోందని ఊహించుకోండి. ఆ వాణిజ్య వినియోగదారుడు బ్యాంకు బదిలీ ద్వారా చెల్లిస్తాడు. ఇన్వాయిస్‌లో అమ్మకం ఇప్పటికే నమోదు అయిన తర్వాత, ఆ బదిలీని ఒక కొత్త అమ్మకంగా నమోదు చేస్తే, అకౌంటింగ్ వారు అదే ఆర్డర్‌ను రెండుసార్లు లెక్కించే అవకాశం ఉంది.

బదిలీని ఇన్‌వాయిస్‌తో సరిపోల్చడం ద్వారా మరో అమ్మకం జరగకుండానే కస్టమర్ బ్యాలెన్స్ క్లియర్ అవుతుంది. కార్డ్ ప్రాసెసర్‌ను దాని సెటిల్‌మెంట్ రికార్డులను ఉపయోగించి విడిగా సరిపోల్చడం జరుగుతుంది. దీని ఫలితంగా రెండు చెల్లింపు మార్గాలను వివరించే ఒక జాడ ఏర్పడుతుంది. ఇది కేవలం ఒక ఉదాహరణ మాత్రమే, అంతేగానీ ఏదైనా నిర్దిష్ట గ్లెన్‌డేల్ కంపెనీ లేదా పేపర్ ట్రైల్ క్లయింట్ గురించిన ప్రకటన కాదు.

పదేపదే వచ్చే చిన్న తేడాలు ప్రక్రియలోని సమస్యను సూచించవచ్చు. వర్తింపజేయని చెల్లింపులు, పాత క్రెడిట్ బ్యాలెన్స్‌లు, తప్పు చోట పోస్ట్ చేయబడిన రీఫండ్‌లు లేదా డూప్లికేట్ ఇంపోర్ట్‌ల వంటి వాటిపై మరో నెల అదే పద్ధతి పునరావృతం కాకముందే శ్రద్ధ పెట్టాలి. డాక్యుమెంట్ చేయబడిన మినహాయింపుల జాబితా సమీక్షను నిర్దిష్టంగా మరియు నిర్వహించదగినదిగా చేస్తుంది.

మీరు అంగీకరించే చెల్లింపుల రకాలు, ఉపయోగించే సాఫ్ట్‌వేర్ మరియు ప్రక్రియలో మీకు నమ్మశక్యంగా అనిపించని భాగం గురించి మనం చర్చించి ప్రారంభించవచ్చు. అంగీకరించిన అప్పగింత ద్వారా వివరణాత్మక లావాదేవీల రికార్డులు తరువాత అందించబడతాయి. గ్లెన్‌డేల్ యొక్క అధికారిక వ్యాపార మరియు ఆర్థిక అభివృద్ధి వనరులు స్థానిక యజమానులకు అదనపు సమాచారాన్ని అందిస్తాయి, అయితే బుక్‌కీపింగ్ పని మాత్రం మీ వాస్తవ సిస్టమ్‌లు మరియు రికార్డులకు అనుగుణంగానే ఉంటుంది.