చెల్లించవలసిన మరియు స్వీకరించవలసిన ఖాతాలు

ఒక ఉపయోగకరమైన నమోదు కస్టమర్ లేదా సరఫరాదారు, పత్రం తేదీ, గడువు తేదీ, మొత్తం మరియు రిఫరెన్స్ నంబర్‌ను గుర్తిస్తుంది. స్థిరమైన వివరాలు, కొత్త బాధ్యతను ఇప్పటికే నమోదు చేసిన దాని కాపీ నుండి వేరు చేయడానికి సహాయపడతాయి. తర్వాత బ్యాలెన్స్‌ను ప్రశ్నించినప్పుడు, ఈ సహాయక పత్రం సందర్భాన్ని కూడా అందిస్తుంది.

కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లను ఎవరు జారీ చేస్తారు, సరఫరాదారుల బిల్లులను ఎవరు నమోదు చేస్తారు మరియు మార్పులను ఎవరు ఆమోదిస్తారు అనే విషయాలను వర్క్‌ఫ్లో నిర్ధారించాలి. కొత్త పత్రాలు మరియు చెల్లింపు అప్‌డేట్‌లు ఎక్కడ చేర్చాలో సంబంధిత వ్యక్తులకు తెలిసినప్పుడే ఒక రికార్డు తాజాగా ఉంటుంది.

కస్టమర్ చెల్లింపు, అది పరిష్కరించే ఇన్‌వాయిస్‌ను తగ్గించాలి. సరఫరాదారు చెల్లింపు, సంబంధిత బిల్లు ఇప్పటికే నమోదు చేయబడి ఉంటే, ఆ బిల్లును తగ్గించాలి. ఈ అనుసంధానం చేయకుండా చెల్లింపును విడిగా నమోదు చేస్తే, డబ్బు బదిలీ అయినప్పటికీ అసలు అంశం చెల్లించబడనట్లుగా కనిపించవచ్చు.

పాక్షిక చెల్లింపులు, డిపాజిట్లు, క్రెడిట్‌లు మరియు అధిక చెల్లింపుల విషయంలో ప్రత్యేక శ్రద్ధ అవసరం. వాటి నిర్వహణ అనేది అంతర్లీన ఒప్పందం మరియు అకౌంటింగ్ పద్ధతిపై ఆధారపడి ఉంటుంది, కాబట్టి ఇంకా ఎంత బాకీ ఉందో అర్థం చేసుకోకుండా బ్యాలెన్స్‌ను సున్నాకు బలవంతంగా మార్చకూడదు.

రిపోర్ట్ సెట్టింగ్‌లను బట్టి, ఏజింగ్ రిపోర్ట్ అనేది బకాయి ఉన్న మొత్తాలను అవి ఎంతకాలంగా చెల్లించకుండా లేదా గడువు మీరి ఉన్నాయో దాని ప్రకారం వర్గీకరిస్తుంది. ఎక్కడ తదుపరి చర్యలు అవసరమో వ్యాపారానికి తెలుసుకోవడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. రిపోర్ట్ ఉపయోగకరంగా ఉండాలంటే తేదీలు మరియు చెల్లింపు నిబంధనలు ఖచ్చితంగా ఉండాలి.

పాత బ్యాలెన్స్ అనేది విచారణకు ఒక సూచన మాత్రమే, అంతేగానీ కస్టమర్ చెల్లించడంలో విఫలమయ్యాడనడానికి అది ఆటోమేటిక్ రుజువు కాదు. వర్తింపజేయని రసీదు, కనిపించని క్రెడిట్ లేదా డూప్లికేట్ ఇన్‌వాయిస్ కూడా ఇలాంటి పరిస్థితినే సృష్టించగలవు.

ఉదాహరణ: ఒక కస్టమర్ $2,000 విలువైన ఇన్‌వాయిస్‌ను అందుకుని, $1,200 చెల్లించారు. ఆ చెల్లింపును సరిగ్గా వర్తింపజేసినప్పుడు, రికార్డులు $800 మిగిలిన బ్యాలెన్స్‌ను చూపుతాయి. ఆ $1,200ను సంబంధం లేని ఆదాయంగా నమోదు చేయడం వల్ల, ఇన్‌వాయిస్‌లో ఇంకా $2,000 బకాయి ఉన్నట్లు చూపించి, అమ్మకాల రికార్డును వక్రీకరించవచ్చు.

సరఫరాదారుల బిల్లుల విషయంలో కూడా అంతే శ్రద్ధ అవసరం. చెల్లింపును సరిపోల్చడం మరియు ఏదైనా క్రెడిట్ ఉందో లేదో తనిఖీ చేయడం వలన, వాస్తవానికి ఎంత చెల్లించాలో నిర్ణయించుకోవడానికి యజమానికి స్పష్టమైన ఆధారం లభిస్తుంది.

బుక్‌కీపింగ్ రికార్డులు కస్టమర్ ఫాలో-అప్ మరియు సరఫరాదారుల చెల్లింపు ప్రణాళికకు మద్దతు ఇవ్వగలవు, కానీ ఆ రికార్డులను నిర్వహించడం వలన నిధులను బదిలీ చేయడానికి లేదా కస్టమర్లను సంప్రదించడానికి ఎవరికీ స్వయంచాలకంగా అధికారం లభించదు. ఏదైనా చెల్లింపు ఆమోదం, ఇన్‌వాయిస్ పంపడం లేదా వసూలు బాధ్యత వంటి వాటిపై స్పష్టంగా అంగీకారం కుదరాలి.

వివాదాస్పద బ్యాలెన్స్‌ల విషయంలో యజమాని ప్రమేయం కూడా అవసరం. వాపసు, రద్దు లేదా క్రెడిట్ అనేవి ఆమోదించబడిన వ్యాపార నిర్ణయాన్ని మరియు సరైన అకౌంటింగ్ విధానాన్ని ప్రతిబింబించాలి. కేవలం అసౌకర్యంగా ఉందనే కారణంతో పాత బ్యాలెన్స్‌ను తొలగించడం వల్ల, పరిష్కారం కాని వాణిజ్య సమస్య దాగిపోయే అవకాశం ఉంది.

ఆమోద రికార్డును ఇన్‌వాయిస్ మరియు చెల్లింపు రిఫరెన్స్‌తో పాటు ఉంచండి. ఒకవేళ ఇన్‌వాయిస్‌పై వివాదం తలెత్తితే, దానిని చెల్లింపు కోసం ఆమోదించినట్లుగా పరిగణించకుండా, వివాదాస్పద మొత్తాన్ని మరియు దానిని ఎవరు పరిష్కరిస్తున్నారో నమోదు చేయండి. అధీకృత చెల్లింపు, షెడ్యూల్ చేయబడిన చెల్లింపు మరియు క్లియర్ చేయబడిన చెల్లింపులను వేరుగా గుర్తించగలిగేలా, చెల్లింపు నిర్ధారణలను బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌తో సరిపోల్చండి.

చెల్లింపు ప్రక్రియకు ముందు, చెల్లింపు కోసం ఆమోదించబడిన ఇన్‌వాయిస్‌లను, నిలిపివేసిన అంశాలు, షెడ్యూల్ చేయబడిన ఆటోమేటిక్ విత్‌డ్రాయల్స్ మరియు అప్లికేషన్ కోసం వేచి ఉన్న క్రెడిట్‌ల నుండి వేరు చేయండి. ఆమోద రికార్డులో ఇన్‌వాయిస్ నంబర్, చెల్లింపుదారు, మొత్తం మరియు గడువు తేదీని చేర్చండి. అప్పుడు నిధులను విడుదల చేసే వ్యక్తి, ఉద్దేశించిన చెల్లింపును పెండింగ్‌లో ఉన్న బుక్‌కీపింగ్ ఎంట్రీ నుండి వేరు చేసి గుర్తించగలరు.

చెల్లింపు సూచనలను నవీకరించే ముందు, మీరు నిర్ధారించుకున్న సంప్రదింపు వ్యక్తి ద్వారా సరఫరాదారు బ్యాంక్ వివరాలలో మార్పులను ధృవీకరించుకోండి. ఖాతా సంఖ్యలు మరియు చెల్లింపు విధానాలలో మార్పులను ధృవీకరించుకోవాలని FBI సిఫార్సు చేస్తోందిచెల్లింపు ఆమోదంతో పాటు ఆ నిర్ధారణను ఉంచుకోండి.

అంగీకరించిన అవుట్‌పుట్‌లో ఓపెన్ ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు బిల్లుల నవీకరించబడిన జాబితా, వర్తింపజేసిన చెల్లింపులు మరియు క్రెడిట్‌లు, ఇంకా స్పష్టంగా గుర్తించబడిన మినహాయింపులు ఉండవచ్చు. లెడ్జర్‌లో స్వీకరించాల్సినవి మరియు చెల్లించాల్సినవి నిర్వహించబడిన చోట, ఆ జాబితాలను సంబంధిత ఖాతా నిల్వలతో పోల్చి సమీక్షించాలి. తేడాలు సాధారణ ఇన్‌వాయిస్ లేదా బిల్ వర్క్‌ఫ్లోకు వెలుపల ఉన్న ఎంట్రీని సూచించవచ్చు.

మొదటి సంభాషణ కోసం, వినియోగదారుల చెల్లింపులను వసూలు చేయడమా, సరఫరాదారుల బిల్లులను క్రమబద్ధంగా ఉంచడమా లేక ఏ నిల్వలు నిజమైనవో అర్థం చేసుకోవడమా - ఈ మూడింటిలో ఏది పెద్ద ఇబ్బందో తెలుసుకోవడం సహాయపడుతుంది. వెబ్‌సైట్ సంభాషణలో వినియోగదారుల గుర్తింపులను లేదా వ్యక్తిగత ఇన్‌వాయిస్ వివరాలను పంచుకోకుండానే మీరు ఆ అవసరాలను వివరించవచ్చు.

బుక్‌కీపింగ్ రికార్డు అసలు బిల్లు లేదా ఇన్‌వాయిస్ మొత్తం, వర్తింపజేసిన చెల్లింపులు, నమోదు చేయబడిన క్రెడిట్‌లు మరియు రిపోర్టింగ్ తేదీ నాటికి ఇంకా చెల్లించవలసిన బ్యాలెన్స్‌ను చూపించగలదు. చెల్లింపులను ఆమోదించడం మరియు వసూలు నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి మీ వ్యాపారమే బాధ్యత వహిస్తుంది. ఒక తాజా రికార్డు, ఆ నిర్ణయాలను నిర్వహించే వ్యక్తికి గడువు తేదీలను సమీక్షించడానికి మరియు బకాయి ఉన్న బ్యాలెన్స్‌లపై తదుపరి చర్యలు తీసుకోవడానికి స్పష్టమైన ఆధారాన్ని అందిస్తుంది.

ఎక్కువ సంఖ్యలో కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లు మరియు సరఫరాదారుల బిల్లులు ఉన్నప్పుడు, వాటికి స్థిరమైన రిఫరెన్సులు, చెల్లింపులను సరిపోల్చడం మరియు ఒక వ్యవస్థీకృత మినహాయింపుల జాబితా అవసరం. ఏజింగ్ రిపోర్టులు, ఇంకా గడువు రాని బ్యాలెన్స్‌లను, శ్రద్ధ అవసరమైన వాటి నుండి వేరు చేయడానికి సహాయపడతాయి. పలువురు వ్యక్తులు బిల్లింగ్ లేదా చెల్లింపు సమాచారాన్ని అందించినప్పుడు, క్రెడిట్‌లను ఎవరు ధృవీకరిస్తారు, వివాదాస్పద బ్యాలెన్స్‌లను ఎవరు పరిష్కరిస్తారు మరియు చెల్లింపు లేదా వసూలు కార్యకలాపాలను ఎవరు ఆమోదిస్తారు అనే విషయాన్ని ఆ బదిలీ ప్రక్రియలో గుర్తించాలి.