Расследование причин отрицательного баланса кредитной карты
Отрицательный баланс по карте в бухгалтерской программе может означать реальное пополнение, ошибку отображения или неточность записи. Начните с проверки того, как программа отображает обязательства по кредитным картам, и сравните баланс с выпиской по карте за ту же дату. Не следует предполагать, что знак минус всегда означает, что компания должна деньги.
Проверьте, имеет ли эмитент карты задолженность перед компанией.
Переплата или возврат средств могут привести к образованию положительного баланса у банка-эмитента карты. В этом случае в документах должна быть отражена фактическая сумма возврата и ее источник. Одним из распространенных объяснений является возврат средств после полной оплаты счета. Сохраните выписку и, по возможности, свяжите возврат средств с первоначальной покупкой.
Расследуйте случаи пропажи средств и дублирования платежей.
Если платежи были импортированы, а покупки — нет, в бухгалтерских книгах может отображаться искусственный кредит. Дублирование платежа по карте может иметь тот же эффект. Также проверьте начальный баланс и правильность настройки типа счета для карты. Сравните историю транзакций перед внесением изменений в категорию или баланс.
Сверьте все данные за отчетный период.
Используйте выписку с начальным балансом, покупками, кредитами, комиссиями и платежами, чтобы объяснить конечную сумму. Банковский платеж должен соответствовать уменьшению задолженности по карте, а не создавать второй расход по уже учтенным покупкам. После исправления ошибки проверьте как карту, так и банковский счет. Если сама выписка неясна или вызывает споры, урегулируйте этот вопрос с эмитентом, сохранив при этом бухгалтерские документы.