Документы, которые необходимо подготовить перед наймом бухгалтера.
Подготовьте название вашей бухгалтерской программы, список счетов компании, последний завершенный месяц и проблемы, которые вы хотите решить. Укажите предстоящие сроки подачи налоговой, финансовой или отчетной отчетности, а также какие записи доступны. Вам не нужно самостоятельно исправлять ошибки в бухгалтерских книгах до обсуждения работы.
Опишите, как денежные потоки циркулируют в бизнесе.
Определите, какие товары или услуги вы продаете, как клиенты оплачивают покупки и какие счета вы используете для расходов. Укажите, где используются платежные системы, как осуществляется оплата наличными, как выставляется счет клиентам, каковы запасы или как оформляются займы, если это применимо. Количество счетов имеет значение, но взаимосвязи между ними часто объясняют реальную сложность процесса.
Определите последний достоверный отчетный период.
Соберите последние финансовые отчеты, сверки и приблизительное количество незавершенных месяцев. Если вы не уверены, был ли завершен какой-либо месяц, укажите это. Перечислите известные проблемы, такие как дублирующиеся записи, смешанные личные расходы, отсутствие квитанций или необъяснимые остатки средств. Эти детали помогут отличить проект по исправлению ситуации от текущего. ежемесячное ведение бухгалтерского учета.
Выберите результат и уточните обязанности.
Определите, что вам нужно в первую очередь: актуальные записи, исправленные отчеты, упорядоченная передача налоговой отчетности или регулярный процесс. Укажите важные сроки и наличие уже привлеченного налогового консультанта. Прежде чем предоставлять доступ, согласуйте объем работ, право собственности на записи, порядок обмена документами и ответственного за внесение изменений. Четкое понимание ситуации позволит спланировать услугу с учетом специфики вашего бизнеса, не требуя от вас наличия бухгалтерских знаний или идеально организованного файла.
Начните с составления списка документов на согласованный период.
После согласования объема работ и способа обмена документами соберите записи по проверяемым счетам и периодам. Полный комплект выписок полезнее, чем разрозненные скриншоты. Выявите документы, которые недоступны, чтобы их отсутствие можно было учесть при планировании работы.
- Банковские выписки и выписки по кредитным картам, включая закрытые счета, использовавшиеся в течение отчетного периода.
- Отчеты по продажам и обработке платежей, счета-фактуры клиентов и непогашенные остатки.
- Счета поставщиков, квитанции и записи о платежах или кредитах.
- При необходимости предоставьте выписки по кредиту и подтверждающие документы о приобретении оборудования.
- Существующие финансовые отчеты и заполненные протоколы сверки.
- Список запросов вашего налогового консультанта или утвержденные корректирующие записи, если таковые имеются.
Сохраните работу, выполненную предыдущим подрядчиком.
Если бухгалтерский учет вел другой человек, определите последний период, который он завершил, и организуйте упорядоченную передачу дел. Сохраните копии отчетов, сверок и задокументированных корректировок. Убедитесь, что ваша компания контролирует свой бухгалтерский файл и что доступ к нему может быть предоставлен в соответствии с поддерживаемыми программным обеспечением правами доступа пользователей.
Смена поставщика услуг — это возможность уточнить обязанности, а не повод отказаться от достоверной истории. Избегайте дублирования записей, согласовав, когда заканчивается прежняя процедура и начинается новая. Исторические корректировки могут потребовать отдельной проверки, если они затрагивают остатки или отчеты, уже используемые вашим бухгалтером.
Используйте первый отзыв, чтобы определить реалистичную отправную точку.
Владельцу не обязательно знать все бухгалтерские термины. Описание необъяснимого остатка, незавершенного периода или отчета, который так и не был получен, дает практическую отправную точку для проверки. Имеющиеся записи затем помогают определить, является ли работа ограниченной корректировкой, проектом по наверстыванию упущенного или постоянной ежемесячной поддержкой.
Ведите подробные записи в согласованном канале обмена документами, а не в ходе первоначального обсуждения на веб-сайте. Первоначальный объем работ можно обсудить, используя название программного обеспечения, приблизительное количество счетов, рассматриваемый период и желаемый результат. Этого достаточно для начала планирования, без предоставления учетных данных или отправки финансовых документов до того, как процесс будет налажен.