Создайте ежемесячную схему передачи данных, которую сможет использовать ваш бухгалтер.
Ежемесячно предоставляйте выписки с банковских счетов и карт, квитанции, счета-фактуры клиентов, счета поставщиков, отчеты платежных систем и пояснения к непонятным операциям. Включите другие соответствующие документы, такие как выписки по кредитам или сводки по заработной плате, если они входят в согласованный объем бухгалтерского учета. Контрольный список должен отражать то, как ваша компания получает и тратит деньги.
Обеспечьте полное покрытие счета.
Предоставьте выписки по всем соответствующим банковским счетам и кредитным картам, а также записи о кредитах и платежных системах, если это необходимо. Укажите все новые или закрытые счета. Программное обеспечение может импортировать транзакции без предоставления полного отчетного периода, поэтому не следует предполагать, что активная передача данных заменяет ежемесячные выписки, необходимые для сверки.
Объясните, что не может быть указано в описании транзакции.
Сохраняйте счета-фактуры и квитанции, в которых указано, что было приобретено, а также цель покупки, если она не очевидна. Отмечайте необычные поступления, возвраты средств, взносы собственника, личные покупки и приобретение оборудования. Если платеж относится к нескольким счетам-фактурам или нескольким видам расходов, предоставьте достаточно подробную информацию для его правильного распределения. Своевременные объяснения предотвращают накопление неясных транзакций.
Согласуйте надежный и повторяемый распорядок дня.
Используйте утвержденный порядок обмена документами и необходимый вашему бухгалтеру уровень доступа. Не отправляйте пароли от учетных записей или конфиденциальные документы через общедоступные веб-сайты. Установите ежемесячный срок подачи документов и определите, кто будет отвечать на последующие запросы. Последовательный процесс подачи документов делает дату отчетности более предсказуемой и уменьшает необходимость восстанавливать транзакции по памяти спустя месяцы. Налоговая служба США подчеркивает важность сохранения подтверждающих документов как по доходам, так и по расходам.