Сохраните отчеты, которые объясняют ваш год.
Сохраните итоговый отчет о прибылях и убытках, баланс, отчеты о сверке, подробные записи о транзакциях и соответствующие подтверждающие таблицы на конец года. Включите дебиторскую и кредиторскую задолженность, займы, активы и деятельность собственников, где это применимо. Сохраните утвержденные версии и любые последующие корректировки, чтобы можно было объяснить отраженные остатки.
Сохраните итоговые отчеты с их настройками.
Сохраните отчет о прибылях и убыткахБалансовый отчет и любой отчет о движении денежных средств, используемый предприятием. Запишите диапазон дат, основу отчетности и дату подготовки, чтобы при последующих сравнениях использовались те же настройки. Ежемесячные сравнительные отчеты могут помочь объяснить сезонные колебания, которые теряются в едином годовом итоге.
Сохраните детали, лежащие в основе баланса.
Сохраните пробный баланс, главную книгу и завершенный отчет. Сверка банковских счетов и карт Отчеты. При необходимости храните данные о сроках погашения дебиторской и кредиторской задолженности, остатках по кредитам, сведения о основных средствах, информацию об инвентаризации и сводные данные по заработной плате. Эти вспомогательные таблицы помогают объяснить, почему на конец года сформировался тот или иной баланс и соответствует ли он данным внешних источников.
Сохраните окончательную версию после внесения изменений.
Отчеты, составленные до утверждения налоговым консультантом, могут отличаться от окончательной бухгалтерской отчетности. Сохраните инструкции по корректировке и четко обозначенный окончательный комплект отчетов после внесения изменений. Экспортируйте важные данные в доступных форматах, а не полагайтесь исключительно на будущий доступ к программному обеспечению. Требования к хранению зависят от документа и обстоятельств, поэтому согласуйте политику ведения учета с вашим налоговым консультантом. Надежный архив упростит решение последующих вопросов, перенос данных и сравнений.