Сохранение деловой документации и подготовка документов для налоговой отчетности
Сохраняйте документы, подтверждающие доходы, расходы, активы и обязательства, отраженные в вашей бухгалтерской отчетности. Финансовые отчеты суммируют операции, а квитанции, счета-фактуры, выписки и другие записи поясняют фактические события. Для составления налоговой декларации необходимы как итоговые суммы, так и способ отслеживания их подтверждения.
Сопоставьте поддержку с транзакцией.
Банковские выписки и выписки по картам документируют движение денежных средств. Счета-фактуры и отчеты о продажах клиентов подтверждают получение средств. Счета-фактуры и квитанции поставщиков объясняют совершение покупок. Кредитные договоры и выписки от кредиторов подтверждают наличие задолженности, а документы на оборудование устанавливают детали покупки и его использование в бизнесе. Для некоторых расходов требуются дополнительные документы, поэтому одного лишь снятия средств со счета может быть недостаточно для подтверждения всех существенных фактов.
Сохраняйте корректировки и пояснения в течение года.
Сохраните завершенные сверки, главную книгу, окончательные финансовые отчеты и список существенных исправлений. Включите документацию по операциям собственника, необычным депозитам, кредитам клиентов и любым пунктам, ожидающим решения налогового консультанта. Если бухгалтер предоставляет корректировки на конец года, сохраните утвержденные записи и убедитесь, что они отражены в бухгалтерском файле.
Используйте политику хранения, основанную на имеющихся записях.
Налоговая служба США поясняет, что сроки хранения различаются в зависимости от типа документа и обстоятельств. Некоторые документы необходимо хранить дольше, чем обычный файл с подтверждающими документами к налоговой декларации, включая определенные записи об активах и занятости. Могут также применяться другие требования бизнеса, кредиторов или законодательства. Храните доступные резервные копии и сохраняйте связь между каждым документом и соответствующей транзакцией, чтобы записи можно было извлечь без использования памяти.
Для каждого типа записей необходимо установить график хранения.
Не существует единого срока хранения, который бы охватывал все деловые документы. Налоговая служба США (IRS) обычно привязывает срок хранения подтверждающих налоговые документы к соответствующему сроку исковой давности, за исключением случаев, когда требуется более длительное хранение. Сохраняйте копии поданных налоговых деклараций и проверяйте применимые правила, прежде чем уничтожать подтверждающие их документы. Регулярная очистка цифровых папок не должна превращаться в автоматическое удаление документов.
Например, Налоговая служба США (IRS) обычно требует, чтобы документы по налогам на заработную плату хранились не менее четырех лет после наступления срока уплаты налога или его фактической уплаты, в зависимости от того, что наступит позже. Документы по коммерческой недвижимости могут оставаться доступными на протяжении всего периода владения и после продажи, поскольку они используются для расчета налоговой базы и последующих расчетов. Требования кредиторов, страховых компаний и другие условия могут еще больше продлить срок хранения.
Сохраняйте работоспособность электронных записей после изменений в программном обеспечении.
Читаемый экспорт и рабочая резервная копия помогают сохранить доступ после окончания подписки или закрытия банковского счета. Сохраняйте полные выписки, отчеты и вспомогательные файлы в организованном месте, а затем убедитесь, что важные файлы действительно можно открыть. Скриншот итоговой суммы — это менее надежный архив, чем исходный отчет о транзакциях и исходные документы.
Используйте единые обозначения года, счета и документа. Сохраняйте связь между чеком и зарегистрированной покупкой, включая любое необходимое объяснение деловой цели. Сохранение файла — это лишь часть задачи; тот, кто будет просматривать транзакцию позже, должен иметь возможность найти нужный файл и понять, что он подтверждает.
Отделите ежегодную передачу информации от более длительного архивного периода.
Папка, отправленная вашему налоговому консультанту, может содержать отчеты и сопроводительные документы, запрошенные за один год. Более широкий архив предприятия может включать старые документы по активам, предыдущие сверки и исторические записи, необходимые для объяснения начального баланса. Поддерживайте порядок в обоих разделах, не предполагая, что заполнение налоговой декларации делает подтверждающие документы ненужными.
Задача Paper Trail как бухгалтера — систематизировать записи и сделать недостающие подтверждающие документы видимыми. Решения о конкретных требованиях к хранению документов или налоговых последствиях неполноты документов принимаются соответствующим специалистом. Практическая цель — создание доступной для восстановления документации, которая будет иметь смысл и после окончания года.