Восстанавливайте записи, если старые данные программного обеспечения недоступны.
Если ваша старая бухгалтерская система больше не предоставляет данные, начните с проверки резервных копий, экспорта и параметров доступа, прежде чем что-либо восстанавливать. Отсутствие доступа к программному обеспечению не обязательно означает, что все записи потеряны. Банки, поставщики, клиенты и платежные системы могут по-прежнему хранить часть истории транзакций.
Составьте опись того, что еще можно восстановить.
Найдите сохраненные финансовые отчеты, экспорты главной книги, отчеты о сверке, счета-фактуры и файлы выписок. Уточните у бывшего поставщика услуг или уполномоченного владельца счета информацию о доступе к архиву и наличии резервных копий. Запишите, какие периоды охвачены, а где остаются пробелы. Папка с банковскими выписками полезна, но она не обязательно покажет применение счетов-фактур, цель использования в бизнесе или неденежные бухгалтерские записи.
Восстановить на основе независимых записей
Используйте банковские и карточные выписки вместе с счетами-фактурами, квитанциями, выписками от кредиторов и данными платежных систем. Начинайте с последнего достоверного баланса и последовательно сверяйте каждый затронутый период. Избегайте рассматривать каждый депозит как продажу или каждое снятие средств как расход. Записывайте источник каждой восстановленной записи и ведите список всего, что остается неясным.
Защитите восстановленную историю.
Сохраняйте доступные экспортированные файлы в дополнение к любым восстановленным файлам программного обеспечения. Сохраняйте документы, подтверждающие налоговые декларации и финансовые отчеты, в соответствии с применимыми требованиями к ведению учета. Если прошлые декларации были основаны на записях, которые невозможно восстановить или которые теперь кажутся неточными, обсудите этот вопрос с налоговым консультантом. План восстановления должен отражать имеющиеся доказательства и масштаб пробелов, а не обещать полную реконструкцию до проверки того, что сохранилось.