Исправить счет поставщика, оплаченный дважды
Если счет поставщика был оплачен дважды, убедитесь, что это действительно два платежа, а не две копии одной записи. Подлинная двойная оплата может привести к возникновению кредита поставщика или суммы, подлежащей возмещению. Запись этого платежа как другой покупки, как правило, приведет к завышению расходов.
Дважды подтвердите, что деньги действительно были списаны.
Сравните выписки из банка или карты с номерами счетов и платежными данными. Две записи в программном обеспечении не доказывают, что было совершено два платежа. Платеж, введенный вручную, и загруженная транзакция могут представлять собой одно и то же банковское списание. Если было только одно списание, то исправление представляет собой исправление дублирующейся записи, а не запрос на возврат денег.
Реальную переплату следует хранить отдельно от счета.
Если оба платежа прошли успешно, оставьте первоначальный счет оплаченным и уточните у поставщика сумму задолженности. Уточните, будет ли произведен возврат средств или зачислена сумма на будущий действительный счет. Сохраните ответ поставщика и соответствующие платежные данные, чтобы отслеживать баланс до его урегулирования.
Зафиксируйте возврат или зачисление средств без каких-либо искажений.
При поступлении возврата средств, сопоставьте его с зарегистрированной переплатой, а не рассматривайте автоматически как новый доход от продаж. При использовании кредита задокументируйте, какой последующий счет он уменьшает. Первоначальная стоимость должна оставаться отслеживаемой до фактической покупки. Проверка выписок поставщиков и сопоставление счетов до оплаты помогает выявлять повторы на ранней стадии и делает отчеты по кредиторской задолженности полезными для принятия решений о том, что еще требует оплаты.