Контрольный список для ведения бухгалтерского учета за полный месяц.
Ежемесячный контрольный список бухгалтерского учета включает в себя сбор документов, классификацию транзакций, сверку счетов, проверку неоплаченных остатков и подготовку финансовых отчетов. Выполняйте работу за тот же отчетный период и держите незакрытыми все нерешенные вопросы. Контрольный список должен отражать счета и платежные системы, которые фактически использует ваша компания.
Соберите информацию об активности со всех соответствующих аккаунтов.
Просмотрите банковские и карточные выписки, счета-фактуры, квитанции и отчеты платежных систем. Включите новые счета и счета с низкой активностью, поскольку комиссии или переводы могут по-прежнему отображаться. Импортированные транзакции следует сверить с существующими записями, чтобы платеж клиента или покупка по карте не были зарегистрированы дважды.
Устраните детали, влияющие на отчеты.
Передача прав собственности требует иного подхода, чем покупка бизнеса. Платежи по кредитам могут потребовать разделения, возвраты средств — привязки к первоначальной операции, а операции владельца — отдельного учета. Вопросы для владельца группируются в тех случаях, когда подтверждающие документы не объясняют цель операции. Затем сверка банковских счетов и карт позволяет выявить недостающие позиции, дубликаты и обоснованные временные расхождения.
Перед тем как объявить месяц завершенным, ознакомьтесь с результатами.
В заключительной проверке рассматриваются необычные остатки на счетах, существенные изменения и любые неоплаченные счета-фактуры, включенные в объем работ. В отчетах должны быть указаны даты и метод учета. Нерешенные вопросы остаются задокументированными до их разрешения. Согласование ежемесячного срока сдачи документов и реалистичной даты отчетности задает ритм процессу, в то время как первоначальный проект по исправлению или наверстыванию упущенного позволяет решить более старые проблемы, которые в противном случае остались бы нерешенными.
Используйте ежемесячный контрольный список для ведения бухгалтерского учета в удобном порядке.
Контрольный список наиболее полезен, когда за каждую задачу отвечает ответственный человек и ведется учет ее выполнения. Загрузка транзакций — это одна задача, а сверка их с выписками — другая. Установите даты составления отчетов до начала работы, чтобы текущий банковский баланс не сравнивался с балансом за предыдущий месяц.
- Соберите полные выписки с банковских счетов и кредитных карт за этот период.
- Соберите данные о продажах, платежных системах, счетах-фактурах, квитанциях и накладных.
- Перед добавлением загруженных данных сопоставьте существующие платежи.
- Классифицируйте поддерживаемые транзакции и перечислите неопределенные элементы.
- Проведите сверку каждого включенного банковского счета и счета карты.
- Проверьте открытые счета-фактуры, квитанции и другие соответствующие остатки на счетах.
- Подготовьте согласованные отчеты и задокументируйте оставшиеся отклонения.
Не допускайте, чтобы отсутствующий документ превратился в скрытое предположение.
Если в платеже недостаточно информации, укажите дату, сумму, номер счета и пояснение, необходимые для внесения данных в рабочую документацию. Тогда один из сотрудников компании сможет предоставить необходимую информацию. Повторяющийся платеж может быть понятен, но незнакомое название продавца не является надежным основанием для обращения в компанию. Держите нерешенные вопросы отдельно от уже выполненных задач.
В контрольном списке также необходимо учитывать временные рамки. Месяц может оставаться открытым, пока окончательная выписка недоступна или пока не будет уточнена важная транзакция. В графике отчетности следует четко указывать на эти зависимости, а не просто помечать период как завершенный, потому что прошел его последний календарный день.
Используйте закрытие, чтобы улучшить показатели в следующем месяце.
После проверки отчетов сохраните вместе записи о сверке, отчеты и пояснения к существенным изменениям. Отметьте повторяющиеся проблемы с документами и назначьте ответственных за исправление этой ситуации. Например, если платежи от клиентов неоднократно поступают без ссылок на счета-фактуры, исправление этой ошибки при передаче может уменьшить как количество несовпадающих поступлений, так и количество ненужных напоминаний о взыскании задолженности.
Контрольный список систематизирует бухгалтерскую работу. Обработка заработной платы, подача налоговых деклараций, инвентаризация и утверждение платежей требуют выполнения отдельных задач. Их записи могут быть использованы при закрытии месяца, но они не включаются автоматически в каждую бухгалтерскую операцию.