Управление счетами поставщиков
Обеспечьте упорядоченное хранение счетов поставщиков от момента получения до проверки. Paper Trail поможет вашей компании фиксировать задолженность, отслеживать сроки платежей и выявлять неоплаченные счета до того, как с ними станет сложно справиться.
Просмотр учетных записей и тарифных планов
Область применения управления счетами поставщиков
Система управления счетами поставщиков систематизирует полученные счета от поставщиков, их идентификационные данные, сроки оплаты и статус утверждения. Сервис предоставляет вашей команде единое представление об открытых обязательствах и недостающей информации. Ваша компания по-прежнему несет ответственность за подтверждение обоснованности платежа и его авторизацию.
Услуги по управлению счетами поставщиков
Знайте, что нужно сделать и на что следует обратить внимание.
Счета от поставщиков приходят по электронной почте, через платежные порталы и другие каналы. Без отлаженного процесса легко упустить из виду сроки оплаты и подтверждающие детали. Мы организуем обработку счетов в рамках согласованного рабочего процесса, помогая вам различать полученные счета, ожидающие утверждения, подлежащие оплате счета и завершенные позиции.
Что входит в комплект
- Получайте или обрабатывайте счета поставщиков через утвержденные каналы.
- Запишите имена поставщиков, номера счетов-фактур, даты выставления счетов, суммы и сроки оплаты.
- Проверьте наличие недостающих деталей, возможных дубликатов или пунктов, требующих уточнения со стороны клиента.
- Ведите упорядоченный список неоплаченных счетов и предстоящих платежных обязательств.
- Подготовьте сводные отчеты по непогашенным счетам и документам, ожидающим утверждения.
Уточнение перед оплатой
Paper Trail систематизирует записи и обращает ваше внимание на возникающие проблемы. Ваша компания подтверждает обоснованность платежей, получение товаров или услуг и необходимость авторизации платежей. Мы не утверждаем расходы поставщиков и не инициируем платежи без вашего согласия.
Разработано для поддержки ваших существующих систем.
Мы работаем в рамках согласованных для вашего аккаунта процессов выставления счетов и ведения учета. Цель — обеспечение единообразной документации и упрощение проверки, а не замена ваших внутренних процедур авторизации.
Получение счетов по согласованным каналам.
Ваша компания определяет утвержденные источники выставления счетов поставщикам и место хранения административной документации. Счет, полученный по электронной почте или через платежный портал, должен занимать единое место в этом процессе, чтобы не оставаться изолированным от списка на проверку.
В рабочем процессе также должно быть указано, кто предоставляет подтверждающие документы и кто отвечает на вопросы о покупке. Paper Trail организует информацию о счете в рамках установленной области действия, а ваша команда подтверждает обоснованность базового обязательства.
Фиксация деталей, необходимых для анализа.
Мы записываем данные поставщика, номер счета-фактуры, дату выставления счета, сумму и срок оплаты из имеющегося счета. Эти сведения позволяют проверяющему идентифицировать обязательство и отличить его от другого платежа от того же поставщика.
Мы сообщаем вам об отсутствии номера счета-фактуры или неясной дате оплаты. Мы не придумываем новые условия оплаты и не предполагаем, что платеж одобрен, поскольку документ поступил по привычному каналу.
Возможны дубликаты и исправленные законопроекты.
Один и тот же счет от поставщика может прийти в виде оригинала, копии по электронной почте и напоминания. Выявление возможного дубликата до того, как он будет воспринят как еще одно обязательство, поможет вашей команде проверить записи в правильном контексте.
В пересмотренном счете-фактуре также должна быть четкая связь с предыдущей версией. Ваша компания подтверждает, какой документ применим и разрешена ли корректировка или зачет. Мы сохраняем этот вопрос для проверки, вместо того чтобы вносить необоснованные изменения в сумму задолженности.
Сроки выполнения и ожидающие утверждения
В списке открытых счетов следует различать счета, подлежащие оплате, и счета, ожидающие утверждения или дополнительной информации. Указание срока оплаты наряду со статусом утверждения помогает проверяющему понять как крайний срок, так и необходимые дальнейшие действия.
Установление срока оплаты не гарантирует ее получение. Если счет остается неодобренным по мере приближения даты платежа, мы выявляем эту ситуацию в рамках согласованного рабочего процесса. Ваша уполномоченная команда принимает решение о том, следует ли продолжить обработку счета, оспорить его или приостановить.
Подтверждающие документы, предоставленные вашей командой.
Ваша команда предоставляет счета поставщиков и информацию, необходимую для установления утвержденного процесса проверки. Ссылки на закупочные документы, соответствующие подтверждающие документы и подтверждение личности ответственного за поставщика могут помочь прояснить вопросы, касающиеся обязательств.
Изменения в данных поставщика или инструкциях должны осуществляться в соответствии с вашими собственными правилами. Не отправляйте банковские пароли обычными сообщениями. Наша административная роль не заменяет ваши процедуры подтверждения личности поставщика или авторизации изменений.
Передача дел на подготовку платежа.
В согласованный результат входят упорядоченные записи по счетам и сводки по непогашенным позициям, предстоящим срокам оплаты и ожидающим утверждения. Ваша команда сможет определить, какие счета готовы к следующему рассмотрению, без необходимости поиска по отдельным папкам и сообщениям.
Затем отдел координации платежей может организовать подготовку платежа для авторизованной проверки. Это отдельный административный этап. Регистрация счета или добавление его в список подлежащих оплате платежей не означает, что Paper Trail одобрил расходы или произвел платеж.
