Бухгалтерский учет для налоговой отчетности: упорядочьте свои записи перед подачей декларации.
Опубликовано
Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения организует доходы, расходы и подтверждающие документы предприятия, чтобы налоговый консультант мог проверить достоверность информации. Оно включает в себя сверку счетов, разрешение неясных транзакций и ведение документации, подтверждающей итоговые суммы. Подготовка бухгалтерских книг облегчает подачу налоговой декларации, в то время как налоговая обработка и подготовка декларации остаются отдельными профессиональными задачами.
Папка с квитанциями — это лишь часть картины.
Чеки помогают объяснить отдельные покупки, но налоговому консультанту также необходима достоверная сводка деловой активности. Стопка документов сложнее в использовании, если связанные с ними транзакции не систематизированы или остатки на счетах еще нуждаются в проверке.
Цель состоит в том, чтобы связать подтверждающие документы с итоговыми суммами в бухгалтерских книгах. За каждой категорией расходов должны стоять транзакции, и эти транзакции должны иметь понятную деловую цель. Налоговая служба США определяет подтверждающие документы как доказательства записей в бухгалтерских книгах и в налоговой декларации. Четкое понимание связи уменьшает необходимость ее восстановления в дальнейшем.
Начните с полной отчетности и периодов соответствия.
Перечислите все банковские счета, кредитные карты и платежные системы, использованные для ведения бизнеса в течение года. Включите закрытые счета и счета, открытые в середине периода. Убедитесь, что выписки охватывают весь год, а не только те месяцы, которые было легко загрузить.
Перед тем как полагаться на отчеты, сверьте зарегистрированные операции с выписками. Проверьте наличие дубликатов, отсутствующих транзакций и платежей, зарегистрированных не в том месте. Ведите отдельный учет нерешенных вопросов. Расхождение с объяснением все равно требует надлежащего решения, но необъяснимая корректировка, внесенная только для завершения дела, может скрыть проблему от лица, подготавливающего налоговую декларацию.
Сохраните подробности, поясняющие сделку.
Полезные подтверждающие документы позволяют определить, что было приобретено, сумму, соответствующую дату и цель сделки. Для разных транзакций могут потребоваться разные документы. Выписка по карте может подтвердить оплату, а счет-фактура поставщика — описание полученного товара или услуги.
Организуйте записи таким образом, чтобы их было легко найти. Например, можно создать отдельную папку для каждого года, с файлами ежемесячных выписок и отдельными группами для крупных покупок и необычных операций. Налоговая служба разрешает использовать систему учета, подходящую для бизнеса, при условии, что она четко отражает соответствующую финансовую деятельность. Важной особенностью является возможность связать запись с подтверждающей ее транзакцией.
Проверьте статьи расходов, которые не относятся к обычным суммам расходов.
Переводы между счетами, активность владельца, поступления по кредитам и погашения требуют анализа того, что на самом деле представляет собой это движение. Внесение денег на счет предприятия не всегда является продажей клиенту, и не каждое снятие средств автоматически является вычитаемым расходом.
Храните документы на оборудование и другие значимые активы с указанием всех деталей покупки. Если личный платеж отражается на счете предприятия, выделите его, а не относите к удобной категории расходов. Бухгалтерская запись должна точно описывать эту деятельность. Ваш налоговый консультант сможет определить соответствующий налоговый режим на основе этих записей и обстоятельств вашего бизнеса.
Сделайте передачу информации понятной.
Полезным элементом передачи информации является финансовая отчетность за соответствующий период, сопроводительные таблицы, относящиеся к бизнесу, и краткий список пунктов, ожидающих проверки. Эти таблицы могут включать остатки по кредитам, приобретенные активы, неоплаченные счета и платежные документы, а также соответствующие записи по заработной плате и платежным платформам.
Показательный пример: владелец бизнеса сменил платежную систему в середине года. Отправка только сводки по текущей системе оставит часть информации о деятельности за год необъясненной. Примечание с указанием обеих систем и дат использования каждой из них упрощает передачу информации. Конкретные примечания о фактических изменениях гораздо полезнее, чем ожидание, что составитель отчета обнаружит их в разрозненных файлах.
Подготовка бухгалтерских документов должна проводиться отдельно от принятия решения о подаче отчетности.
Ведение налоговой отчетности помогает подготовить налоговую декларацию. Это не означает, что каждая транзакция уже прошла окончательную налоговую проверку или что декларация подана. Тип организации, метод учета и индивидуальные обстоятельства могут повлиять на процесс подготовки.
Когда бухгалтерские документы упорядочены, обсуждение с налоговым консультантом может сосредоточиться на вопросах, требующих профессиональной оценки, а не на поиске недостающих документов. После подачи декларации храните все записи и пояснения к ним вместе. Последовательный подход к ведению учета упрощает понимание данных за следующий год и сохраняет финансовую информацию полезной в течение всего года.
После подачи документов сохраните их в надлежащем виде.
Заполнение налоговой декларации не означает автоматического прекращения необходимости хранения подтверждающих документов. Налоговая служба США (IRS) определяет срок хранения в зависимости от типа документа и обстоятельств, и некоторые документы, касающиеся активов или трудоустройства, необходимо хранить дольше, чем другие. Другие требования бизнеса также могут влиять на срок хранения. Перед удалением старых документов используйте график хранения, соответствующий потребностям вашего бизнеса.
Сохраняйте окончательные отчеты, сверки, утвержденные корректировки и соответствующую поддержку в читаемом архиве. Подписка на программное обеспечение или банковский счет могут со временем закрыться, поэтому убедитесь, что важные экспортированные данные и резервные копии остаются доступными. Организованный архив помогает объяснить предыдущий баланс или транзакцию, не заставляя владельца вспоминать детали спустя годы.