Смена бухгалтерской фирмы в середине года без потери финансовой истории.

Предприятию не нужно ждать декабря, чтобы заменить бухгалтера, который больше не удовлетворяет его потребности. Но смена компании в середине года поднимает важный вопрос: как передать работу, не потеряв при этом смысл, скрытый за цифрами?

Как правило, сложность заключается не в переносе электронной таблицы из одной папки в другую. Важно знать, какие месяцы были сверены, какие остатки подтверждены, что осталось нерешенным и кто отвечает за передачу данных.

Прежде чем расторгнуть существующее соглашение, запросите информацию о состоянии каждого соответствующего финансового счета. Укажите дату последней сверки и то, была ли эта сверка завершена и проверена. Банковский счет, сверенный до августа включительно, находится в ином состоянии, чем счет, по которому были внесены транзакции за август, но сверка по которому не завершена.

Запросите финансовую отчетность за завершенные периоды, включая отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты, если эти отчеты являлись частью соглашения. Эти документы служат ориентиром для нового поставщика, но подтверждающие документы по-прежнему имеют важное значение.

Если поставщик не может подтвердить, какой период завершен, компания не должна указывать этот период как завершенный. Новый поставщик должен знать о степени неопределенности, прежде чем использовать эти остатки в качестве отправной точки.

Полезный пакет документов включает доступ к бухгалтерской платформе, соответствующим банковским выпискам и выпискам по кредитным картам, отчетам о сверке, приложениям к транзакциям, квитанциям, счетам-фактурам и списку открытых вопросов. В зависимости от объема предоставляемых услуг, предприятию также могут потребоваться записи о неоплаченных счетах клиентов и счетах поставщиков.

Налоговая служба США подчеркивает, что бухгалтерская документация должна подтверждать доходы и расходы предприятия. Этот принцип важен при смене поставщика услуг, поскольку бухгалтерские файлы должны оставаться пригодными для использования после ухода лица, внесшего данные в систему.

Одного лишь экспорта отчета о прибылях и убытках недостаточно для передачи информации, если никто не может объяснить, как был классифицирован крупный депозит или почему остаток на счете отличается от данных в выписке.

Бухгалтерские решения часто имеют контекст, неочевидный из описания транзакции. Перевод между счетами может выглядеть как доход, пока кто-то не подтвердит, что это было. Платеж поставщику может охватывать несколько счетов-фактур. Депозит может относиться к транзакции из более раннего периода. Запросите у уходящего поставщика список исключений, содержащий нерешенные классификации, отсутствующие квитанции, необычные остатки и корректировки, ожидающие утверждения. Если поставщик не может предоставить этот список, входящий поставщик должен составить его во время приема на работу, а не молча предполагать, что бухгалтерские записи верны.

Цель состоит не в том, чтобы составить длинный список обвинений. Она заключается в том, чтобы следующий сотрудник смог определить уже выполненную работу и работу, которая еще требует внимания.

Предприятие должно сохранять контроль над своей бухгалтерской платформой и финансовой документацией. Необходимо пересмотреть роли пользователей, удалять ненужные учетные данные только после того, как передача будет безопасной, и предоставить новому поставщику доступ, соответствующий его согласованным обязанностям.

Избегайте передачи личного банковского пароля по электронной почте или предоставления поставщику услуг возможности использовать чужой логин. Используйте доступные средства индивидуального контроля доступа там, где это поддерживают банк и программное обеспечение. Сохраняйте права на утверждение платежей и управление счетами за уполномоченным персоналом, если иное не предусмотрено отдельным, преднамеренным соглашением.

Смена поставщика услуг также является подходящим моментом для проверки того, к каким каналам подключаются автоматизированные банковские выписки, инструменты загрузки документов и уведомления о предоставлении отчетов.

Изменения, вносимые в середине года, часто возникают на стыке между поставщиками услуг. Одна фирма предполагает, что другая согласует текущий месяц. Новый поставщик ожидает окончательного начального баланса. Владелец считает, что все в порядке, поскольку обе фирмы получили оплату во время перехода.

Установите письменный крайний срок: уходящий поставщик услуг обрабатывает транзакции до указанной даты, а входящий поставщик принимает на себя ответственность, начиная с другой четко указанной даты. Если перед началом нормальной работы новой услуги требуется устранение неполадок, это следует определить и указать в смете, а не незаметно включать в повторяющуюся работу.

В графике перехода также следует указать, когда будет предоставлен первый новый отчет и на какие вопросы должен ответить владелец во время адаптации.

Способность поставщика услуг объяснить требования к процессу подключения говорит о том, как он будет управлять записями в дальнейшем. Спросите, какая информация необходима для начала, как будут проверяться предыдущие сверки и что произойдет, если существующие файлы окажутся неполными.

Paper Trail предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета на регулярной основе и Ремонт бухгалтерских книг для записей, требующих исправления. Смена поставщика услуг может запросить ценовое предложение Исходя из текущей структуры счетов, объема транзакций и условий перевода средств. Цель состоит в обеспечении бесперебойного ведения финансовой отчетности, а не в поспешных изменениях, которые могут создать вторую проблему в бухгалтерском учете.