Бухгалтерский учет в Западной Вирджинии

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Каждый налогоплательщик, подпадающий под действие налога с продаж и услуг потребителей, обязан вести полный и точный учет облагаемых налогом продаж и сборов, а также учет собранных налогов, и хранить все счета-фактуры, коносаменты и другие соответствующие документы в форме, которую может потребовать налоговый комиссар в соответствии с правилами. Источник: Кодекс штата Западная Вирджиния, раздел 1.15.23, посвященный ведению учета, официальный сайт кодекса. https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

В соответствии с Законом о порядке и администрировании налогов, налогоплательщики обязаны хранить записи, квитанции, счета-фактуры и другие соответствующие документы в форме, требуемой налоговым комиссаром, как это указано в разделе 1.12B.14 Кодекса Западной Вирджинии, посвященном ведению учета в статье, связанной с добычей полезных ископаемых (краткое изложение приведено в результатах поиска), где изложена общая обязанность по ведению учета для налогоплательщиков, подпадающих под действие этой статьи. Источник: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Западной Вирджинии взимается подоходный налог с физических лиц, налог на чистую прибыль корпораций, а также налог с продаж и услуг для потребителей и соответствующий налог на использование. Ставка налога с продаж для потребителей в материалах кодекса указана как шесть процентов в разрешении на прямую оплату и соответствующих разделах, кратко изложенных в результатах поиска, при этом в некоторых юрисдикциях возможны местные и муниципальные налоги. Здесь не указан общий налог на валовую выручку от предпринимательской деятельности для обычных предприятий, поскольку исторические муниципальные налоги на предпринимательскую деятельность являются местными, а не текущим налогом штата для всех предприятий, и их не следует путать с указанными выше налогами штата.

В Западной Вирджинии также взимаются налоги на добычу угля, нефти, газа, древесины и других природных ресурсов, а также налог на регистрацию бизнеса, привязанный к свидетельству о регистрации предприятия. Эти налоги применяются только к предприятиям, занимающимся соответствующей деятельностью, или к предприятиям, обязанным зарегистрироваться.

Согласно разделу о ведении учета, продавцам необходимо вести учет облагаемых налогом продаж и уплаченного налога в отдельности, а покупателям — учет налога на использование для облагаемых налогом покупок и услуг, за которые налог с продаж не взимался.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели обязаны сообщать в Бюро по обеспечению выплаты алиментов о найме, повторном найме или возвращении на работу сотрудника или независимого подрядчика в течение 14 дней с даты найма, повторного найма или возвращения на работу. Это короче, чем правило 20 дней, действующее в большинстве штатов, относящихся к данной категории. Если отчеты передаются в электронном или магнитном виде в двух ежемесячных отчетах, интервал между ними должен составлять не менее двенадцати и не более шестнадцати дней. Отчет должен включать имя, адрес и номер социального страхования лица, дату начала работы, название и адрес работодателя, любой другой адрес отдела заработной платы и федеральный налоговый идентификационный номер работодателя. Источник: раздел 48.18.125 Кодекса Западной Вирджинии, официальный сайт кодекса: https://code.wvlegislature.gov/pdf/48-18-125/

В том же разделе кодекса предусмотрен гражданский штраф в размере не более 25 долларов за каждое нарушение требований к отчетности, при этом более высокий штраф описывается в кодексе в случаях, когда нарушение является результатом сговора между работодателем и работником или подрядчиком с целью непредставления отчетности или предоставления ложной информации, как это следует из текста кодекса в результатах поиска.

Доходы, покупки и документация

Счета-фактуры на закупку хранятся с пометкой о проверке налога на использование для услуг и материального имущества, ввезенного в Западную Вирджинию, а записи о подрядчиках и выходных пособиях, указанные в Части 6, хранятся по видам работ, скважинам, шахтам или объектам недвижимости, в зависимости от обстоятельств.

Как долго следует хранить записи?

Документы и записи по налогу с продаж и налогу на услуги должны храниться не менее трех лет, если только налоговый комиссар не даст письменного согласия на их уничтожение в течение этого периода или не распорядится хранить их дольше. Источник: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

В отношении статьи, охватываемой разделом 1.12B.14 о ведении учета, записи должны храниться не менее трех лет после подачи годовой декларации, если только налоговый комиссар не разрешит более раннее уничтожение в письменной форме, а продление срока оценки автоматически продлевает срок хранения записей на годы, охватываемые соглашением о продлении. Источник: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Энергетика и горнодобывающая промышленность. Налогоплательщики, занимающиеся добычей угля, нефти, газа и других полезных ископаемых, обязаны вести учет производства, добычи, продаж и цен, подтверждающий данные для налоговых деклараций по налогу на добычу полезных ископаемых, в дополнение к данным по подоходному налогу и налогу с продаж. Сфера действия ограничивается производителями и переработчиками, осуществляющими деятельность, облагаемую налогом на добычу полезных ископаемых. Пример обязанности по ведению учета в разделе 1.12B.14, посвященном хранению документов, взят из статьи, связанной с добычей полезных ископаемых.

Автоперевозчики. Лицензиаты Международного соглашения о налоге на топливо ведут учет пробега и расхода топлива по юрисдикциям и подают ежеквартальные отчеты через программу Налогового отдела. Источник: Налоговый отдел Западной Вирджинии, Международное соглашение о налоге на топливо. https://tax.wv.gov/business/motorfuel/internationalfueltaxagreement/pages/internationalfueltaxagreement.aspx

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Владелец розничного магазина в Чарльстоне ежедневно ведет учет облагаемых налогом продаж и собранных налогов, а также счетов-фактур и накладных в течение как минимум трех лет и не уничтожает их по истечении трех лет, если налоговый комиссар распорядился хранить их дольше или если они находятся под проверкой.

Работодатель нанимает подрядчика и сотрудника в течение одной недели и сообщает об этом в Бюро по обеспечению выплаты алиментов в течение 14 дней, поскольку закон штата Западная Вирджиния о найме новых сотрудников в разделе, касающемся заработной платы, распространяется как на независимых подрядчиков, так и на сотрудников, в отличие от правила, ограничивающегося только сотрудниками.

Налог с продаж для потребителей и отчеты по ресурсодобывающей промышленности

В отчете о розничном налоге указываются суммы, собранные с покупателей, тогда как в отчете о налоге на добычу полезных ископаемых могут учитываться объемы и стоимость произведенной продукции. Предприятиям Западной Вирджинии, работающим в обеих сферах, требуется различное подтверждение этих данных.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Западной Вирджинии подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Западной Вирджинии

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.