Вашингтонская бухгалтерия

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Все предприятия штата Вашингтон обязаны вести полную и точную документацию, на основании которой Департамент доходов может определить сумму налога, подлежащего уплате. Документация должна демонстрировать сумму валовых поступлений и продаж из всех источников, включая бартерные или обменные операции, а также сумму всех заявленных вычетов, льгот или налоговых кредитов, с подтверждающей документацией. Документация включает в себя главные книги, журналы продаж, счета, накладные, кассовые чеки и другие оригинальные записи, а также федеральные и государственные налоговые декларации и рабочие документы, использованные для их подготовки. Источник: Департамент доходов штата Вашингтон, Требования к ведению документации. https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements и те же самые указания в https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Вашингтон нет корпоративного или подоходного налога с физических лиц. Департамент доходов прямо заявляет об этом и перечисляет налоги, с которыми обычно сталкиваются предприятия Вашингтона, а именно: налог на предпринимательскую деятельность, налог с розничных продаж и использования, а также налог на личное имущество. Источник: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/mortgage-brokers/business-tax-structure-washington-state

Налог штата на предпринимательскую деятельность, называемый налогом на бизнес и профессиональную деятельность (B&O), представляет собой налог с валового дохода, рассчитываемый на основе стоимости продукции, валовой выручки от продаж или валового дохода предприятия. В инструкциях Департамента по комбинированным акцизным налогам указано, что в штате Вашингтон нет подоходного налога, что налог на бизнес и профессиональную деятельность рассчитывается на основе валового дохода и что из налога на бизнес и профессиональную деятельность не предусмотрены вычеты на оплату труда, материалы, налоги или другие расходы, связанные с ведением бизнеса. Источник: https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/file-or-amend-my-return/instructions-completing-combined-excise-tax-return/combined-excise-tax-return-state-business-and-occupation-tax

Ставки налога на бизнес и операции различаются в зависимости от классификации. На странице Департамента, посвященной налогу на бизнес и операции, указана розничная торговля по ставке 0,471% от валового дохода, а оптовая торговля — по ставке 0,484%, при этом услуги и прочие виды деятельности, а также другие классификации облагаются налогом по своим собственным ставкам. Налог с розничных продаж также должен взиматься с продаж, подлежащих обложению налогом на розничную торговлю по ставке B и O, если не применяется вычет или освобождение от налога. Источник примеров классификации: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/private-mailing-business-tax-guide/business-and-occupation-bo-tax

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

В штате Вашингтон нет удержания подоходного налога с заработной платы, поскольку там отсутствует подоходный налог с физических лиц, как это описано в разделе о налогах штата. Однако работодатели в Вашингтоне имеют доступ к программам, основанным на расчете заработной платы, включая страхование по безработице через Департамент обеспечения занятости, компенсации работникам через Департамент труда и промышленности, а также взносы на оплачиваемый отпуск по семейным и медицинским обстоятельствам, администрируемые Департаментом обеспечения занятости. В рамках каждой из этих программ используются данные о заработной плате, полученные из платежных ведомостей.

Работодатели обязаны сообщать обо всех новых и повторно принятых на работу сотрудниках в течение 20 дней с момента приема на работу. Закон штата Вашингтон, на который ссылается Департамент обеспечения занятости, — это пересмотренный кодекс штата Вашингтон 26.23.040. Повторно принятым на работу сотрудником считается лицо, которое не работало у данного работодателя в течение последних 60 дней, как это описано Департаментом. Информация в отчете включает имя, адрес, номер социального страхования, дату рождения и дату приема на работу сотрудника, а также название, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Отчеты направляются в Департамент социальных и медицинских услуг, Отдел поддержки детей. Источники: https://esd.wa.gov/employer-requirements/reporting-new-and-rehired-employees и https://www.dshs.wa.gov/family-food-and-housing-services/child-support/employer-resources/new-hire-reporting

Доходы, покупки и документация

В штате Вашингтон документация регулируется правилами, изложенными в разделе «Ведение учета». Документы должны отражать валовую выручку и продажи из всех источников, включая бартер, и должны подтверждать каждое заявленное вычет, освобождение от налогов и налоговый кредит. В список документов Департамента входят журналы покупок и выплат денежных средств, счета-фактуры на приобретение активов и статей расходов, счета-фактуры на продажу, финансовые отчеты и разрешения на оптовую торговлю. Источник: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

Как долго следует хранить записи?

В соответствии с разделом 458.20.254 Административного кодекса штата Вашингтон, деловая документация должна храниться в течение пяти лет. Департамент формулирует эту обязанность как хранение полной и надлежащей документации в течение как минимум пяти лет и повторяет правило пяти лет для разрешений на перепродажу и для документации после закрытия предприятия. Источники: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements и https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/filing-frequencies-due-dates/annual-business-filers

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Строительство. Подрядчики подлежат классификации по налогу на бизнес и операционную деятельность для строительных работ, налогу с розничных продаж или налогу на использование материалов в определенных ситуациях, а также отчетности по преобладающей заработной плате и компенсациям работникам, где эти программы применяются. В документации по работам необходимо разделять затраты на рабочую силу, материалы, субподрядные расходы и местоположение, поскольку определение источника уплаты городского налога на бизнес и операционную деятельность и налога с розничных продаж может зависеть от местоположения объекта.

Каннабис. Лицензированные предприятия, занимающиеся каннабисом, облагаются налогом на бизнес и операции, налогом с розничных продаж, а также обязанностями по ведению учета и отслеживанию деятельности, установленными Советом по алкоголю и каннабису штата Вашингтон, в дополнение к налоговым записям Департамента доходов. Данная сфера действия ограничивается лицензированными предприятиями, занимающимися каннабисом.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В Сиэтле компания, предоставляющая услуги и не имеющая сотрудников, ведет учет валового дохода по категориям B и O, подает сводную декларацию по акцизному налогу в системе My DOR и хранит бухгалтерские книги, счета-фактуры и отчеты в течение пяти лет, несмотря на то, что ей не нужно подавать декларацию по подоходному налогу штата Вашингтон.

Розничный торговец продает товары оптом перепродавцу и в розницу потребителям. Он хранит разрешение на оптовую продажу товаров покупателю или перепродавцу в течение пяти лет, взимает налог с розничных продаж и отчитывается по двум категориям в рамках различных классификаций B и O, как в частях 2 и 4.

Налог на предпринимательскую деятельность и профессиональный налог на валовой доход

Предприятия штата Вашингтон наглядно демонстрируют разницу между прибылью и налогооблагаемым валовым доходом. Затраты поставщиков могут быть отражены в отчете о прибылях и убытках как расходы, не уменьшая при этом валовую базу для налога на бизнес и операции. В бухгалтерской отчетности эта разница должна быть понятна, а не сводиться к одному числу для обоих расчетов.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в штате Вашингтон подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для вашингтонских компаний.

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.