Вирджинский бухгалтерский учет

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с разделом 8.1.102 Налогового кодекса Вирджинии каждый налогоплательщик обязан хранить соответствующие записи и документы, подтверждающие всю информацию, содержащуюся в любой налоговой декларации, требуемой в соответствии с этим разделом, а также любые другие соответствующие записи, которые могут потребоваться налоговому комиссару в соответствии с постановлением. Раздел 8.1.103 требует, чтобы эти записи были доступны для проверки в обычные рабочие часы. Источник: постановление Департамента налогообложения, цитирующее эти разделы. https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

В соответствии с разделом 8.1.633 Кодекса Вирджинии о налоге с продаж и налоге на использование товаров, а также положением 23 Административного кодекса Вирджинии 10.210.470, каждый зарегистрированный дилер обязан вести надлежащую и полную документацию, необходимую для определения и подтверждения налоговых обязательств, включая данные о продажах, аренде и покупках, бухгалтерские книги, а также свидетельства об освобождении от налога и свидетельства о перепродаже. Источник: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 и https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Вирджинии взимается подоходный налог с физических лиц, корпоративный подоходный налог, налог с розничных продаж и налог на использование товаров, а также удерживаемый работодателем налог с заработной платы. Зарегистрированные дилеры собирают и перечисляют налог с продаж и подают декларации, включая форму ST.9 для розничных продаж и налога на использование товаров, с приложениями, которые распределяют продажи по населенным пунктам и регионам, где применяются дополнительные налоги. Источник структуры распределения ST.9, материалы форм Департамента в результатах поиска на сайте tax.virginia.gov, здесь кратко изложен без прямой ссылки на форму, чтобы избежать создания URL-адреса.

Дилеру, имеющему торговые точки более чем в одном населенном пункте или не имеющему постоянного местоположения, необходимы данные о продажах по каждому населенному пункту, поскольку налог с продаж в Вирджинии включает в себя государственную и местную составляющие, а в определенных регионах – дополнительные региональные налоги, описанные в приложениях ST.9.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели удерживают подоходный налог штата Вирджиния из заработной платы, регистрируют счет для удержания налогов в налоговой службе штата Вирджиния и подают декларации по удержаниям и ежегодные сверки. Работодатели, подпадающие под действие закона, также регистрируются в Комиссии по вопросам занятости штата Вирджиния, подают ежеквартальные отчеты о заработной плате и уплачивают налог на безработицу.

Как долго следует хранить записи?

Согласно разделу 8.1.102 Кодекса Вирджинии о хранении документов, записи и документы должны храниться в течение трех лет с даты, необходимой для подачи декларации, к которой они относятся. Источник: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

В соответствии с разделом 8.1.633 Кодекса Вирджинии о хранении документов и правилами, указанными в разделе о ведении документации, дилеры, занимающиеся продажей товаров и услуг, обязаны хранить и вести учетную документацию в течение трех лет, включая свидетельства об освобождении от налога и свидетельства о перепродаже. Источник: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Строительство и подрядчики. В штате Вирджиния порядок налогообложения продаж для подрядчиков отличается от порядка налогообложения розничных продавцов, поскольку во многих случаях подрядчики, как правило, рассматриваются как потребители материалов при строительстве недвижимости, поэтому договоры, счета-фактуры на материалы и записи, разделяющие материалы и рабочую силу, являются важными документами для аудита в соответствии с правилами учета дилеров и покупателей в разделе учета. Конкретный порядок зависит от обстоятельств договора и текущих указаний Департамента.

Государственным подрядчикам и некоммерческим организациям, претендующим на освобождение от налогов, необходимы сертификаты и записи о контрактах, которые связывают освобожденную от налогов покупку с освобожденной от налогов организацией и контрактом, поскольку неоплаченная от налогов продажа может облагаться налогом дилеру, как это показано в разделе о ведении учета в постановлении от 2006 года, посвященном освобожденным от налогов продажам.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Дилер из Вирджинии, имеющий магазины в двух населенных пунктах, хранит свидетельства о продажах и освобождении от налогов по каждому населенному пункту в течение трех лет с даты подачи налоговой декларации и подает формы ST.9, которые распределяют продажи по каждому населенному пункту, вместо того, чтобы подавать декларацию на основе единой общей суммы продаж.

Работодатель в Ричмонде сообщает о новом сотруднике в течение 20 дней, удерживает подоходный налог штата Вирджиния из заработной платы и подает отдельный ежеквартальный отчет о заработной плате в Комиссию по трудоустройству штата Вирджиния, поскольку отчет о новом сотруднике не удовлетворяет обязанности по предоставлению отчета о заработной плате.

Распределение продаж на местном уровне и ведение учета дилеров.

Дилеры из Вирджинии, работающие в разных регионах, должны сохранять средства, использованные для налоговой декларации, вместе с соответствующими счетами-фактурами. Освобождение клиента от уплаты налога также создает проблему с документацией, на которую нельзя ответить, основываясь только на банковском депозите.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Вирджинии подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Вирджинии

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.