Бухгалтерский учет в штате Юта

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Каждый розничный торговец, арендодатель или лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность в штате Юта, обязано вести полный учет для определения размера налога с продаж и налога на использование. В публикации № 25 Налоговой комиссии штата Юта, ссылаясь на правило R865.19S.22, говорится, что в учете должны быть указаны все валовые поступления от продаж или аренды в штате Юта, заявленные вычеты и льготы, а также счета, накладные и аналогичные документы на имущество и товары, приобретенные для продажи, потребления или аренды в штате Юта. Источник: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Юта взимается подоходный налог с физических лиц, налог на прибыль и франшизу корпораций, а также налог с продаж и налог на использование. В публикации № 25 рассматриваются налог с продаж и налог на использование, в том числе то, что налог на использование применяется в тех случаях, когда облагаемые налогом товары или услуги используются в штате Юта без уплаты налога с продаж. Источник: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

В штате Юта работодатели удерживают подоходный налог с заработной платы, как указано в разделе расчета заработной платы, что отличает этот штат от штатов, где подоходный налог не взимается. Розничным торговцам необходимы записи о валовых поступлениях, в которых разделяются облагаемые налогом продажи, продажи, освобожденные от налога, и вычеты, как указано в разделе ведения учета.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели обязаны сообщать обо всех вновь принятых или повторно принятых на работу сотрудниках в Реестр новых сотрудников штата Юта, который находится в ведении Департамента трудовых ресурсов, в течение 20 дней с первого дня работы. Это правило изложено в Руководстве Департамента по отчетности о новых сотрудниках и ссылается на раздел 5A.7.101 Кодекса штата Юта, посвященный заработной плате, в качестве источника информации о реестре. Источник: официальное руководство, размещенное на сайте jobs.utah.gov: https://jobs.utah.gov/ui/employer/public/NewHire/New%20Hire%20Handbook.pdf

В руководстве и соответствующей форме для работодателей указано, что несвоевременное предоставление отчетности может повлечь за собой гражданский штраф в размере, указанном в этих материалах, и что необходимая информация должна быть предоставлена в течение 20 календарных дней с первого дня работы. Источник краткого изложения формы: https://jobs.utah.gov/UI/Employer/Public/Handbook/NEW_Hire_form6.pdf

Доходы, покупки и документация

Для налога с продаж и налога на использование товаров действуют правила оформления документации, описанные в разделе учета, а именно: записи о валовых поступлениях, подтверждение вычетов и льгот, а также счета и накладные на покупки. Источник: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

Как долго следует хранить записи?

Согласно публикации № 25 со ссылкой на правило R865.19S.22, записи по налогу с продаж и налогу на использование должны храниться в течение трех лет с даты подачи налоговой декларации и должны быть доступны Налоговой комиссии в оригинальном формате, бумажном или электронном. Источник: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Межштатные грузоперевозки и транспортные компании. Для подтверждения регистрации и отчетности по топливному налогу требуются журналы учета пробега, записи о закупке топлива и данные о расстоянии по каждой юрисдикции. Данная сфера действия ограничена квалифицированными автоперевозчиками.

Строительство. В штате Юта подрядчики, как правило, обязаны уплачивать налог с продаж за материалы, которые они включают в качестве улучшений недвижимости во многих ситуациях, поэтому в учете затрат на выполнение работ необходимо разделять материалы, рабочую силу и оборудование. К таким покупкам применяется общее правило учета налога с продаж, описанное в разделе учета, а конкретный порядок налогообложения зависит от обстоятельств договора, которые следует проверить в действующих рекомендациях Налоговой комиссии, прежде чем принимать решение.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В штате Юта розничный продавец хранит отчеты о валовых поступлениях, документы, подтверждающие освобождение от налогообложения при продаже товаров, и счета-фактуры на покупку в течение трех лет с даты подачи соответствующей налоговой декларации в оригинальном бумажном или электронном формате, чтобы эти документы могли быть предоставлены Налоговой комиссии в соответствии с описанием в публикации № 25.

Работодатель в Солт-Лейк-Сити сообщает о новом сотруднике в Реестр новых сотрудников штата Юта в течение 20 дней с первого дня работы, удерживает подоходный налог штата Юта через свой счет в Налоговой комиссии и подает ежеквартальный отчет о выплатах по безработице в Службу занятости, рассматривая эти три действия как отдельные отчеты.

Валовая выручка и налог на использование товаров, не облагаемых налогом.

Владелец розничного магазина в штате Юта должен иметь возможность показать как налог, уплаченный с продаж, так и сумму покупок, проверенных на предмет уплаты налога на использование. Эти показатели относятся к противоположным сторонам бухгалтерского учета – дебиторской и кредиторской задолженности – и их не следует путать только потому, что они фигурируют в налоговой отчетности.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в штате Юта подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Юта

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.