Техасская бухгалтерия

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с разделом 11.0041 Налогового кодекса штата Техас, налогоплательщик, обязанный вести учет в соответствии с Налоговым кодексом, должен обеспечивать доступ к этим записям для проверки и предоставлять сопутствующие записи и подтверждающую документацию, обосновывающую претензии по поводу налога, штрафа или процентов. Примерами в законе являются счета-фактуры, ваучеры, чеки, отгрузочные документы и контракты. Источник: текст закона, воспроизведенный издателем вторичного кодекса. https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 и https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/

В ходе проверки, проводимой контролером штата Техас, налогоплательщик обязан предоставить запрошенные аудитором документы, необходимые для проведения полной проверки. В уведомлении о проверке контролера штата Техас перечисляются счета-фактуры на продажу, счета-фактуры на покупку, счета-фактуры на основные средства, свидетельства о перепродаже и освобождении от налогов, бухгалтерские книги, главные книги, вспомогательные журналы, планы счетов, финансовая отчетность, информация о федеральном подоходном налоге, банковские выписки, рабочие документы, компьютерные записи, а также документация по возвратам и зачетам. Источник: Контролер штата Техас. https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Техасе взимается государственный налог с продаж и налог на использование, а также местные налоги с продаж и на использование, и налог на франшизу с налогооблагаемых организаций, включая корпорации, общества с ограниченной ответственностью, товарищества с ограниченной ответственностью и профессиональные ассоциации, независимо от того, подлежит ли уплата налога в данном году. Ежегодный отчет и информационный отчет для общественности описаны в главе 171 Налогового кодекса. Источник информации об обязанностях по подготовке отчета по налогу на франшизу: https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm

Франшизный налог не является подоходным налогом. Он, как правило, рассчитывается на основе маржи, как определено в главе 171, поэтому, помимо учета налога с продаж, необходимо вести учет выручки, себестоимости реализованной продукции и заработной платы в форме, подтверждающей выбранный расчет маржи.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

В Техасе нет государственного подоходного налога с заработной платы, поскольку там нет подоходного налога с физических лиц, как в разделе о налогах штата.

Работодатель, обязанный выплачивать пособие по безработице, должен зарегистрироваться в Комиссии по трудовым ресурсам штата Техас в течение десяти дней с момента выплаты заработной платы и возникновения такой обязанности, подавать отчеты о заработной плате и уплачивать налоги на безработицу в электронном виде, за исключением случаев получения одобренного освобождения от уплаты в связи с трудностями, а также сообщать о новых и повторно принятых на работу сотрудниках в течение 20 дней с даты приема на работу в Центр отчетности о новых сотрудниках, администрируемый Генеральной прокуратурой. Источники: https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer и https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting

Доходы, покупки и документация

В счетах-фактурах на покупку указывается, был ли уплачен налог с продаж штата Техас, был ли выдан сертификат о перепродаже или освобождении от налога, или был ли начислен налог на использование, поскольку это различие является стандартным пунктом аудита, проводимого контролером.

Как долго следует хранить записи?

В уведомлении о проверке, поданном контролером, указано, что срок давности для налогов, причитающихся штату, составляет четыре года, и что проверка обычно охватывает последние четыре года, за исключением случаев, когда была подана ложная или мошенническая декларация с целью уклонения от уплаты налогов, когда декларация увеличит налог на 25 процентов или более после исправления, как описано в уведомлении, или когда декларация вообще не была подана. Источник: https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Энергетика. Нефтегазовые производители и другие плательщики налога на добычу полезных ископаемых обязаны вести учет производства, продаж и цен, подтверждающий отчетность по налогу на добычу полезных ископаемых, в дополнение к учету налога на франшизу и налога с продаж. Это относится только к предприятиям, занимающимся добычей, облагаемой налогом на добычу полезных ископаемых.

Строительные подрядчики и подрядчики по благоустройству недвижимости должны различать облагаемые налогом услуги, материалы, используемые в строительстве, и покупки на вторичном рынке, поскольку порядок уплаты налога с продаж в Техасе различается в зависимости от типа контракта. Их счета-фактуры и контракты входят в число документов, перечисленных в уведомлении о проверке, выданном контролером, в разделе учета.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В Техасе общество с ограниченной ответственностью хранит свои счета-фактуры, счета-фактуры на покупку, свидетельства о перепродаже, главную книгу, банковские выписки и документы по налогу на прибыль от франшизы не менее четырех лет, а также хранит их дольше, если этот год рассматривается контролером, как того требует раздел о хранении документов.

Работодатель принимает на работу работника первого числа каждого месяца, регистрирует или подтверждает свой счет в Комиссии по трудоустройству, сообщает о новом сотруднике в течение 20 календарных дней и подает квартальный отчет о заработной плате в электронном виде, а не по почте, если только он не имеет разрешения на освобождение от уплаты налогов по причине финансовых трудностей.

Расчеты налога на франшизу и документация продавца

Компания из Техаса может вести идеально сверенный банковский счет и при этом не иметь необходимых документов для объяснения расчетов маржи по франчайзинговому налогу. Доходы, квалифицируемые затраты, счета-фактуры клиентов и документы об освобождении от налога должны быть взаимосвязаны, но не объединены в одну кучу.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Техасе подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Техаса

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.