Бухгалтерский учет в Теннесси

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Предприятия штата Теннесси обязаны вести учетную документацию, подтверждающую уплату государственных налогов, в первую очередь налога с продаж и налога на использование, налога на предпринимательскую деятельность, а также франчайзингового и акцизного налогов для соответствующих организаций. Законодательство штата Теннесси о налоге с продаж и налоге на использование кодифицировано в разделах 67.6.101–67.6.907 Свода законов штата Теннесси, согласно информации на сайте поддержки Департамента доходов. Источник: https://revenue.support.tn.gov/hc/en-us/articles/360058138372-SUT-1-Sales-and-Use-Tax-Tennessee-Code-Reference

Предприятия в штате Теннесси ведут журналы продаж по местоположению, свидетельства об освобождении от налогов, счета-фактуры на покупку для проверки налога на использование, а также отдельный файл с рабочими документами по франчайзинговому и акцизному налогам, поскольку для этих налогов используются разные базы, а именно валовая выручка, а для франчайзингового налога — чистая стоимость активов или имущества, и для акцизного налога — чистая прибыль.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

Предприятию, имеющему более одного филиала в штате Теннесси, необходимы данные о продажах на уровне филиалов, поскольку налог на прибыль предприятий и местный налог с продаж зависят от местоположения.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Для получения пособия по безработице в документах работодателя должны быть указаны расчетный период, место работы в штате, график работы, а также для каждого сотрудника номер социального страхования и имя, даты приема на работу, повторного приема на работу и увольнения, информация о еженедельной заработной плате, оплаченные часы, валовая заработная плата по расчетным периодам и кварталам, размер неденежного вознаграждения и специальные выплаты, такие как бонусы, подарки и призы. В руководстве для работодателей штата Теннесси указано, что эти документы должны храниться за последние семь лет. Источник: руководство Департамента труда и развития трудовых ресурсов, размещенное на сайте tn.gov: https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/workforce/documents/employers/HandbookforEmployers6-13-19.pdf

Работодатели, подпадающие под действие данного положения, ежеквартально подают отчеты о заработной плате и страховых взносах по страхованию от безработицы и подлежат аудиту в соответствии с разделом 0.7.701 Свода законов штата Теннесси и правилом 0800.10.03.10, как указано в этом справочнике.

Доходы, покупки и документация

Счета-фактуры на покупку сохраняются и проверяются на предмет уплаты налога на использование, поскольку налог на использование в штате Теннесси может применяться к облагаемым налогом покупкам, по которым не был уплачен налог с продаж, а записи о продажах сохраняются вместе с сертификатами об освобождении от налога для продаж, освобожденных от налога.

Как долго следует хранить записи?

В соответствии с рекомендациями Департамента, для предприятий, имеющих лицензии на продажу алкогольных напитков, записи должны храниться в течение четырех лет, за исключением случаев, когда гостевые чеки могут быть уничтожены через 60 дней, если сохраняются как кассовые ленты, так и гостевые чеки, подтверждающие одни и те же продажи, и ленты хранятся в течение всех четырех лет. Источник: рекомендации Департамента доходов, размещенные на сайте tn.gov: https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/revenue/documents/notices/lbd/recreports.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Алкоголь. В соответствии с указаниями Департамента, изложенными в разделе о хранении документов, владельцы лицензий на продажу алкогольных напитков в розлив обязаны хранить счета-фактуры, накладные, коносаменты, заказы на покупку, вести учет запасов алкоголя и вина, используемых в кулинарии, а также актуальный прейскурант.

Производство. Производители могут претендовать на освобождение от налога на промышленное оборудование и связанные с ним льготы по налогу с продаж, поэтому в документах о закупках должно быть указано, как оборудование и машины используются в производстве, чтобы подтвердить заявленное освобождение. Темы, касающиеся освобождения от налога, перечислены в вспомогательных материалах Департамента, ссылки на которые приведены в разделе ведения документации.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Розничный продавец из Нэшвилла, имеющий два магазина, хранит данные о продажах, свидетельства об освобождении от налогов и документы по налогу на прибыль предприятий раздельно по каждому магазину, поскольку единая сводная сумма не позволит использовать данные о продажах по каждому магазину в системе TNTAP.

Ресторан, имеющий лицензию на продажу алкогольных напитков в розлив, хранит счета-фактуры на покупку алкоголя и прайс-лист в течение четырех лет, а также кассовые ленты в течение всего этого периода, даже если чеки для посетителей были утилизированы раньше в соответствии с исключением, предусмотренным в разделе о хранении документов.

Налог на предпринимательскую деятельность и налог на франчайзинг, несмотря на отсутствие налога на заработную плату.

В штате Теннесси у предприятия может не удерживаться подоходный налог штата с заработной платы, но при этом ему все равно необходимы подробные данные о заработной плате для целей страхования от безработицы. Кроме того, отчетность по налогам для бизнеса создает основания для разграничения выручки по местоположению и видам деятельности от прибыли, отраженной в финансовой отчетности.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Теннесси подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Теннесси

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.