Бухгалтерский учет в Южной Дакоте

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В Южной Дакоте предприятия, обязанные уплачивать налоги с продаж, налоги на использование и связанные с ними акцизные налоги, обязаны вести учетную документацию, подтверждающую уплату налогов. На странице аудита Департамента доходов описываются документы, связанные с валовым доходом, вычетами и льготами, и приводится ссылка на Административное правило 64:06:01:35, регулирующее предоставление документов при проверке. Источник: Департамент доходов Южной Дакоты, Аудит. https://dor.sd.gov/businesses/audit/

Предприятия ведут главную бухгалтерскую книгу, журнал продаж, банковские выписки и записи о депозитах, которые сверяются с данными налоговой декларации по налогу с продаж. В списке, предоставленном Департаментом в рамках аудита, в качестве подтверждения валового дохода используются бухгалтерские книги, кассовые чеки, банковские квитанции и выписки о депозитах, журналы продаж и контракты.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Южной Дакоте нет подоходного налога штата. Об этом сообщает Департамент доходов на своей странице, посвященной налогам на физических лиц, а также в других публикациях Департамента, в том числе и о том, что в Южной Дакоте нет подоходного налога для физических и юридических лиц. Источники: https://dor.sd.gov/individuals/taxes и https://Dor.sd.gov/media/alkhwrgn/campaign.pdf

В Южной Дакоте действует государственный налог с продаж и налог на использование товаров и услуг. В руководстве Департамента по налогам с продаж и на использование указаны следующие ставки: государственная ставка — 4,2%, муниципальный налог с продаж и на использование — от 1 до 2% в зависимости от муниципалитета, муниципальный налог с валового дохода — 1% на определенные категории, включая алкогольные напитки, предприятия общественного питания, проживание и входные билеты, акцизный налог для подрядчиков — 2% на валовой доход основных подрядчиков за строительство и благоустройство недвижимости, акцизный налог на автотранспортные средства — 4%, и туристический налог — 1,5% на определенные категории проживания и развлечений. Источник: https://dor.sd.gov/media/kavh1fzg/2026-1_sales-use-tax-guide.pdf

Продавцам и подрядчикам необходимы документы, в которых отдельно указаны государственный налог, муниципальный налог, муниципальный налог с валового дохода, туристический налог и акцизный налог для подрядчиков, если к разным видам деятельности применяется более одного налога, поскольку эти налоги учитываются на разных основаниях.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

В Южной Дакоте нет государственного подоходного налога с заработной платы, поскольку в штате его нет, что подтверждается в разделе о налогах штата, предоставленном Департаментом. Работодатели по-прежнему обязаны удерживать федеральные налоги, которые не рассматриваются в данном обзоре штата.

Работодатели, получающие помощь в трудоустройстве (так в Южной Дакоте называется страхование по безработице), обязаны зарегистрироваться, подавать ежеквартальные отчеты о заработной плате и уплачивать взносы через Департамент труда и регулирования. Конкретные страницы руководства для работодателей по этой партии документов не были открыты, поэтому информация о ежеквартальной отчетности представлена лишь в общем виде.

Доходы, покупки и документация

Согласно аудиторскому списку Министерства, для подтверждения права на вычет и освобождение от налога с продаж и налога на использование товаров и услуг необходимы следующие документы: свидетельства о перепродаже, подтверждение освобождения от налога, коносаменты или другие подтверждения доставки, кредитные меморандумы и записи о безнадежных долгах, заявленные в федеральных налоговых декларациях. Источник: https://dor.sd.gov/businesses/audit/

Как долго следует хранить записи?

Согласно информации на странице аудита Департамента доходов, все предприятия должны вести учет налогов с продаж и использования как минимум за текущий месяц и за предыдущие 36 месяцев. Также указывается, что документы, запрошенные в ходе проверки, должны быть предоставлены в течение 60 дней с даты начала проверки в соответствии с указанным административным правилом. Источник: https://dor.sd.gov/businesses/audit/

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Строительство. Генеральные подрядчики облагаются акцизным налогом для подрядчиков в размере 2% от валового дохода, поэтому суммы контрактов, изменения к контракту и платежи заказчику необходимо отслеживать отдельно от обычных розничных продаж. Источник: Руководство департамента в разделе о государственных налогах.

В дополнение к налогу с продаж, как указано в разделе о государственных налогах, на проживание, предприятия общественного питания, входные билеты и предприятия, ориентированные на привлечение большого количества посетителей, могут распространяться муниципальный налог с валового дохода и туристический налог, поэтому категории товаров в местах продаж должны соответствовать каждому налогу.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Владелец розничного магазина в Су-Фолс хранит товарные накладные, кассовые чеки, банковские депозиты, свидетельства о перепродаже и документы по налогу с продаж за текущий месяц и предыдущие 36 месяцев, чтобы запрос аудитора Департамента мог быть обработан в течение 60-дневного срока, описанного в разделе о хранении документов.

Генеральный подрядчик, работающий над проектом по улучшению недвижимости, ведет учет поступлений по контракту отдельно от розничных продаж, поскольку эти поступления могут облагаться акцизным налогом для подрядчиков, а не только налогом с розничных продаж.

Акцизный налог для подрядчиков и туристическая деятельность

Строительным компаниям Южной Дакоты следует хранить квитанции по контрактам и изменения к ним отдельно от обычных розничных продаж. Туристические операторы могут столкнуться с еще одним набором налоговых категорий, поэтому коды отделов в точке продаж важнее, чем простое указание суммы ежедневного депозита.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Южной Дакоте подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Южной Дакоты

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.