Бухгалтерский учет в Южной Каролине

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Лицо, подающее заявление на получение или имеющее лицензию, администрируемую Департаментом доходов Южной Каролины, обязанное уплатить любой налог, сбор или надбавку, администрируемые Департаментом, или обязанное подавать в Департамент какую-либо декларацию или отчет, должно вести бухгалтерские книги, документы, служебные записки и записи, достаточные для подтверждения права на получение или владение лицензией, любой суммы, подлежащей указанию в какой-либо декларации или отчете, или любого причитающегося налога, сбора или надбавки. В этих целях декларация включает информационные декларации и отчеты. Это Постановление Южной Каролины 117 200.1, кратко изложенное здесь простыми словами. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Эти книги и записи должны постоянно находиться в свободном доступе для проверки агентами или аудиторами Департамента. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Южной Каролине действует государственный налог с продаж и налог на использование товаров, подоходный налог с физических лиц, корпоративный подоходный налог и плата за корпоративную лицензию, а также удержание налогов с работодателя. Ставка государственного налога с продаж составляет 6 процентов, и округа могут добавлять местные налоги с продаж и налоги на использование товаров, включая налоги на капитальные проекты, транспорт, образование и местные налоги по выбору, поэтому в документах необходимо указывать округ продажи или доставки.

В Южной Каролине также взимается налог на входные билеты, налог на продажу алкогольных напитков в розлив для заведений, продающих алкоголь в розлив, и другие налоги, перечисленные на налоговом портале Департамента, включая лицензирование алкогольных напитков, налог на бинго и налог на моторное топливо для предприятий, относящихся к этим категориям. Источник: http://dor.sc.gov/mydorway/

Предприятия, осуществляющие продажи в нескольких округах, ведут таблицу учета местных налогов за каждый отчетный период, в которой указываются валовые продажи и налоги по округам, поскольку в декларации штата требуется указывать суммы местных налогов по округам.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели удерживают подоходный налог штата Южная Каролина и подают декларации об удержаниях и ежегодные справки о заработной плате в Департамент доходов, а также ежеквартально подают отчеты о налогах на безработицу и заработной плате в Департамент занятости и трудовых ресурсов штата Южная Каролина.

Доходы, покупки и документация

В Положении 117 200.1 перечислены виды подтверждающих материалов, которые необходимо предоставить при воспроизведении документов, включая документы о первоначальном внесении данных, заказы на покупку, счета-фактуры, чеки, ваучеры и ведомости заработной платы, что свидетельствует о том, что документы о покупках и платежах являются частью налоговой документации Южной Каролины. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Как долго следует хранить записи?

В соответствии с Положением 117 200.1, книги и записи должны храниться не менее 4 лет после подачи декларации или до наступления срока ее подачи, в зависимости от того, что наступит позже. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Микрофильмированные копии подтверждающих документов, таких как документы о внесении денежных средств, заказы на покупку, счета-фактуры, чеки, ваучеры и ведомости заработной платы, могут храниться вместо самих документов только с предварительного письменного разрешения Департамента и только в том случае, если налогоплательщик хранит копии до тех пор, пока их содержание может иметь значение для применения Департаментом законодательства, предоставляет условия для хранения и быстрого ознакомления, включая проектор для просмотра, и готов сделать копии информации по запросу. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Когда отрасли требуются дополнительные записи

В Южной Каролине предприятия сферы гостеприимства несут многоуровневые обязанности. Рестораны и бары, продающие алкогольные напитки в розлив, взимают налог на алкогольные напитки в розлив, гостиничные комплексы взимают государственные и местные налоги за размещение, а развлекательные заведения — налог на входные билеты. Для каждого из этих видов налогов требуется ведение учета доходов с разбивкой по категориям. На портале Департамента указаны такие виды налогов, как налог на входные билеты, налог на алкогольные напитки в розлив и налог на лицензирование алкогольных напитков. Источник: http://dor.sc.gov/mydorway/

Предприятия обрабатывающей и промышленной отраслей отчитываются по вопросам, касающимся личного имущества предприятия, а для производителей – по вопросам налога на имущество, используемое в производстве, которые требуют ведения учета основных средств и амортизации в дополнение к обычным налоговым отчетам. Министерство перечисляет налог на личное имущество предприятия и налог на имущество, используемое в производстве, в число своих видов налогов. Источник: http://dor.sc.gov/mydorway/

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Розничный торговец из Чарльстона подает декларацию по налогу с продаж и налогу на использование товаров за определенный период и хранит бухгалтерские книги, таблицу учета местных налогов по округам, заказы на покупку, счета-фактуры и чеки за этот период вместе. Торговец устанавливает дату уничтожения декларации не позднее чем через 4 года после ее подачи или истечения срока подачи, в зависимости от того, что наступит позже, и хранит файл, если налоговое управление начнет проверку до этой даты.

В ресторане в Колумбии, где продают алкогольные напитки на разлив, продажи напитков, еды и прочие продажи ведутся в отдельных кассовых отчетах. В конце месяца бухгалтер сверяет сумму налога на алкогольные напитки на разлив и сумму налога с продаж с двумя разными суммами в одном и том же журнале продаж, а владелец, принявший на работу нового официанта, сообщает о его найме в течение 20 дней с первого дня работы.

Проживание, входные билеты и налоги на напитки включены в стоимость.

В Южной Каролине предприятия сферы гостеприимства могут облагаться налогом по нескольким категориям, которые нельзя объяснить одной цифрой валового дохода. Проживание в гостиницах, входные билеты и продажа алкогольных напитков требуют отдельной классификации и подтверждающих документов в зависимости от того, к каким категориям налогов они относятся.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Южной Каролине подчиняются одним и тем же налоговым правилам или правилам подачи отчетности. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Южной Каролины

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.