Бухгалтерский учет в штате Род-Айленд

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Каждый розничный продавец в Род-Айленде обязан вести надлежащую и полную документацию о своей деятельности. Постановление SU 89 91 Налогового управления требует ведения документации, отражающей валовую выручку от продажи материального личного имущества, включая как облагаемые налогом, так и не облагаемые налогом товары и любые услуги, являющиеся частью продажи, все вычеты, разрешенные законом и заявленные в налоговых декларациях, а также общую покупную цену всего материального личного имущества, приобретенного для перепродажи, и общую покупную цену всего такого имущества, приобретенного для использования или потребления в штате. Источник: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Эти записи должны включать обычные бухгалтерские книги, которые обычно ведет среднестатистический осмотрительный предприниматель, занимающийся той же деятельностью, а также все счета, квитанции, накладные, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие записи в книгах, а также все приложения и рабочие документы, используемые при подготовке налоговых деклараций. Несоблюдение требований по ведению таких записей рассматривается как доказательство халатности или намерения уклониться от уплаты налогов и может повлечь за собой штрафы. Источник: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Род-Айленд также взимаются отдельные налоги, затрагивающие определенные виды бизнеса, включая налог на гостиницы, налог на питание и напитки для предприятий общественного питания, а также акцизные налоги на мусор и другие налоги для определенных видов деятельности. Для учета этих налогов требуется предоставление отчетности по категориям для предприятий, подпадающих под их действие.

В ресторанах продажа продуктов питания, напитков и других товаров осуществляется в отдельных кассовых отделах, поскольку от этого зависит отчетность по налогу на питание и напитки.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Все работодатели, осуществляющие деятельность в Род-Айленде, обязаны сообщать о новых сотрудниках, проживающих или работающих в Род-Айленде, в течение 14 дней с первого дня работы сотрудника. Согласно брошюре по отчетности о новых сотрудниках в Род-Айленде, законодательство штата и федеральное законодательство требуют отчетности о платных сотрудниках независимо от того, считаются ли они сотрудниками в соответствии со стандартами федерального налогового кодекса. Источник: https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf

Работодатели удерживают подоходный налог штата Род-Айленд и подают декларации об удержаниях в Налоговое управление, а также подают отчеты о налоге на страхование от безработицы и заработной плате в Департамент труда и профессиональной подготовки.

Доходы, покупки и документация

Правила ведения учета в разделе, посвященном учету в данном штате, регулируются конкретными правилами каждого штата. Они требуют наличия документов, подтверждающих покупную цену имущества, приобретенного для перепродажи, а также имущества, приобретенного для использования или потребления в Род-Айленде, вместе с счетами-фактурами, квитанциями, расписками и рабочими документами, подтверждающими бухгалтерские записи, поэтому документация о покупке является неотъемлемой частью записи о налоге с продаж в Род-Айленде. Источник: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Как долго следует хранить записи?

Документы, описанные в Положении SU 89 91, должны храниться для проведения проверок налоговым отделом штата в течение как минимум 3 лет, если только уничтожение или иное распоряжение не разрешено налоговым администратором или уполномоченным представителем в письменной форме. Источник: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Копии бухгалтерских книг, включая кассовые книги, журналы, реестры ваучеров, главные книги, счета-фактуры на продажу, счета-фактуры на покупку и кредитные меморандумы, на микрофильмах или других автоматизированных носителях допускаются вместо оригиналов документов при соблюдении условий, изложенных в данном положении. Источник: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Предприятия общественного питания обязаны собирать и отчитываться по налогу на питание и напитки, а также вести учет продаж, разделяя их на продажи продуктов питания и напитков и прочие продажи. Это относится к ресторанам, барам, предприятиям общественного питания и аналогичным заведениям.

Отели и другие предприятия размещения собирают государственные и местные налоги на проживание и ведут учет заполняемости и доходов от номеров по каждому объекту.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В сувенирном магазине Провиденса ежемесячно ведется учет валовой выручки, разделенной на облагаемые и не облагаемые налогом товары, счетов-фактур на закупку товаров для перепродажи и счетов-фактур на закупку материалов для использования в магазине. Магазин хранит этот документ не менее 3 лет для проверки налоговым отделом и не уничтожает его без письменного разрешения, если отчетный период еще не завершен.

В понедельник в кафе нанимают повара. Владелец сообщает о новом сотруднике в справочник штата Род-Айленд в течение 14 дней с первого дня работы, и кассовый аппарат настраивается таким образом, чтобы продажи продуктов питания и напитков регистрировались отдельно от продаж товаров для налоговой декларации по налогу на питание и напитки.

Учет продаж блюд и напитков, а также общие данные о продажах.

Кафе, продающее кофе, готовые блюда и товары, должно понимать, какие кассовые аппараты отвечают за разные суммы налогов. Лучшая система бухгалтерского учета обеспечивает сохранность оригиналов чеков и счетов-фактур наряду с ежедневным финансовым отчетом.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Род-Айленде подчиняются одним и тем же налоговым правилам или правилам подачи отчетности. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Род-Айленд

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.