Бухгалтерский учет в Пенсильвании

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с разделом 4.2 61 Кодекса Пенсильвании о налоге с продаж и использовании, поставщики и пользователи обязаны вести учет облагаемых и необлагаемых налогом операций. Лицо, занимающееся разными видами бизнеса, должно вести отдельные бухгалтерские книги и записи для каждого вида бизнеса. В положении приводится пример лица, которое одновременно является розничным продавцом и строительным подрядчиком, и которое должно вести отдельные записи и счета для розничного бизнеса и строительного бизнеса. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

В ходе аудита или по другому требованию налогового управления поставщик или пользователь обязаны представить документы в упорядоченном виде, вместе с запрашиваемыми управлением сводными данными и приложениями, а также обеспечить надлежащие условия для проведения аудита или проверки. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Филадельфии и многих других муниципалитетах Пенсильвании действуют местные налоги на заработанный доход, а в Филадельфии — налог на доходы и поступления от предпринимательской деятельности. Работодатели и предприятия, подлежащие обложению местным налогом, обязаны вести учет заработной платы и поступлений по каждому месту работы и муниципалитету в объеме, достаточном для подачи местных налоговых деклараций. Объем налоговой базы зависит от муниципалитета, где выполняется работа или ведется бизнес.

Работодатели используют информацию о месте жительства и работе сотрудников, собранную для удержания местного подоходного налога, чтобы установить правильную сумму удержаний для каждого сотрудника, и хранят эту документацию вместе с ведомостью заработной платы.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели ежеквартально подают в Министерство труда и промышленности, в Управление по выплатам пособий по безработице, отчеты о налогах и заработной плате, связанных с пособиями по безработице.

Доходы, покупки и документация

Правило о раздельном ведении учета в разделе, посвященном учету в данном штате, является специфическим для каждого штата. Предприятие, имеющее как облагаемую налогом розничную торговлю, так и другой вид деятельности, например, строительные работы, должно вести отдельные записи и счета для каждого из них, поэтому дебиторская задолженность, затраты на выполнение работ и закупки материалов не могут быть объединены в одну неразделенную книгу для целей налогообложения. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Как долго следует хранить записи?

Документы, требуемые в соответствии с законом о налоге с продаж и налоге на использование или в соответствии с разделом 4.2 Кодекса штата Пенсильвания (61 Pa. Code), должны храниться в течение как минимум 3 лет с конца календарного года, к которому относятся эти документы. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Документы по налогу с продаж и налогу на использование товаров, совершенные в Пенсильвании, должны храниться на территории штата, если только продавец не имеет письменного разрешения от директора Бюро по налогу с продаж и налогу на использование товаров на их изъятие. Это разрешение может быть отозвано путем письменного уведомления за 30 дней. Документы по продажам, совершенным за пределами Пенсильвании, могут храниться в Пенсильвании, по месту совершения продажи или в головном офисе продавца. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Когда отрасли требуются дополнительные записи

В Пенсильвании строительные подрядчики, как правило, являются потребителями материалов и комплектующих, которые они устанавливают, и обязаны платить налог на эти материалы, а в некоторых случаях также осуществляют облагаемые налогом розничные продажи. Правило о раздельном учете для розничного продавца, который одновременно является подрядчиком, упомянутое в разделе о ведении учета, является следствием ведения бухгалтерского учета. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Отели и другие поставщики услуг размещения взимают государственный налог на проживание в отелях в дополнение к налогу с продаж, где он применяется, что требует ведения учета доходов от номеров и освобождения от налога на каждое пребывание.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Питтсбургская компания занимается розничной продажей строительных материалов и монтажными работами. Она ведет два комплекта учета продаж и выполненных работ: один для розничных продаж с уплаченным налогом, а другой для подрядных работ с накладными на закупку материалов. Оба комплекта хранятся в Пенсильвании не менее 3 лет с конца календарного года, к которому они относятся.

Работодатель в Филадельфии хранит для каждого сотрудника информацию о местном налоговом резидентстве и месте работы, данные о налоговых удержаниях штата за каждый расчетный период, а также квартальный список выплат по безработице в одном файле заработной платы, чтобы можно было согласовать данные о доходах, уплаченных штатом, местными органами власти и пособиях по безработице за один и тот же квартал.

Отдельные книги для различных видов хозяйственной деятельности.

Пенсильванской компании, которая управляет розничным магазином и выполняет строительные работы по контракту, не следует объединять все поступления и затраты на материалы в одну категорию. Различие между товарами для перепродажи и материалами, потребленными на проектах, может быть важным для подтверждения налоговой отчетности.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Пенсильвании подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Пенсильвании

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.