Бухгалтерский учет в Орегоне

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Каждое предприятие-работодатель обязано вести учет заработной платы лиц, оказывающих ему услуги. Согласно правилам штата Орегон о пособиях по безработице (Административное правило штата Орегон 471 031 0005), в учете должна быть указана общая сумма заработной платы по кварталам, а также для каждого сотрудника: имя, номер счета социального страхования, общая сумма вознаграждения за каждый расчетный период и за все расчетные периоды каждого квартала, отдельно для заработной платы, не исключенной трудовым законодательством, заработной платы, исключенной этим законодательством, и денежной стоимости неденежного вознаграждения, а также дата каждого расчетного периода, даты приема на работу и повторного приема на работу, дата увольнения и количество отработанных часов в каждом квартале. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

Предприятия штата Орегон ведут учет коммерческой деятельности, в котором накапливаются поступления от деятельности в Орегоне за год, поскольку налог на корпоративную деятельность рассчитывается на основе коммерческой деятельности в Орегоне, а не на основе поступлений от налога с продаж.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Орегоне нет общештатного налога с продаж и общештатного налога на использование обычных покупок. На странице Департамента доходов, посвященной налогу на корпоративную деятельность, этот налог описывается как налог, не являющийся транзакционным налогом, таким как налог с розничных продаж, и не являющийся подоходным налогом, что подтверждает, что предприятия Орегона не взимают общештатный налог с продаж с розничных продаж. Источник: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

В штате Орегон действует налог на корпоративную деятельность, называемый CAT. Это ежегодный налог, применяемый к налоговым годам, начинающимся 1 января 2020 года или позже, взимаемый за право ведения бизнеса в Орегоне и рассчитываемый на основе коммерческой деятельности предприятия, то есть общей суммы, которую предприятие получает от сделок и деятельности в обычном порядке ведения бизнеса в Орегоне. CAT применяется к облагаемой налогом коммерческой деятельности в Орегоне, превышающей 1 миллион долларов. Налог рассчитывается как 250 долларов плюс 0,57 процента от коммерческой деятельности в Орегоне, превышающей порог в 1 миллион долларов, согласно статье 317A.125 Свода законов Орегона. Обязанность по уплате налога несут только налогоплательщики, чья облагаемая налогом коммерческая деятельность в Орегоне превышает 1 миллион долларов, а декларация должна быть подана до 15-го числа четвертого месяца после окончания налогового года. Источник: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

В Орегоне также существует подоходный налог с физических лиц, корпоративный подоходный налог или акцизный налог, а также удержание налогов работодателем, плюс удержание налога на транспорт в масштабах штата и местные налоги на заработную плату в некоторых районах, включая транспортный налог и налог на искусство в районе Портленда, где они применяются. Бухгалтерский учет должен вестись отдельно для учета поступлений, доходов и сумм заработной платы в Орегоне от сумм, полученных в других штатах.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели обязаны хранить записи о заработной плате, описанные в разделе «Ведение учета» данного раздела закона штата, в течение 3 календарных лет и предоставлять эту информацию в Департамент занятости по запросу. Работодатель также должен хранить за каждый календарный квартал дату окончания каждого расчетного периода, общую сумму заработной платы по расчетным периодам, заканчивающимся в этом квартале, и общее количество сотрудников в каждом расчетном периоде. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

Работодатели в штате Орегон отчитываются по налогам на заработную плату в сводном квартальном отчете, который охватывает удержания, страхование по безработице и другие программы, связанные с заработной платой, а также предоставляют отчеты через систему Департамента занятости под названием Frances Online по вопросам безработицы и оплачиваемого отпуска, в то время как налоговые платежи и многие налоговые декларации обрабатываются через систему Департамента доходов Revenue Online.

Как долго следует хранить записи?

Согласно Административному правилу штата Орегон 471 031 0005, ведомости по заработной плате должны храниться в течение 3 календарных лет. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

Документы автоперевозчиков, касающиеся налога на пробег по весу в штате Орегон, должны храниться в головном офисе или месте ведения бизнеса перевозчика, предоставляться для проверки по запросу и храниться в течение 3 лет, если Департамент не разрешит иное. В записях о расстоянии должны быть указаны пункт отправления и назначения, точки въезда и выезда из Орегона, пробег по Орегону, маршруты, даты, а также ежедневные показания одометра в начале и конце каждого транспортного средства. Источник: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Автоперевозчики, подпадающие под действие налога на пробег по весу в штате Орегон, обязаны вести подробный учет пройденного расстояния и транспортных средств, описанный в разделе данного раздела закона штата, касающемся хранения данных. Это относится к перевозчикам, эксплуатирующим транспортные средства, подпадающие под действие этого налога, на общественных дорогах Орегона, а не к предприятиям в целом. Источник: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

Предприятия, занимающиеся продажей каннабиса и имеющие лицензию Комиссии по алкоголю и каннабису штата Орегон, обязаны отслеживать запасы и продажи в государственной системе учета каннабиса, а также вести учет лицензированной деятельности, помимо учета подоходного налога и налога на прибыль предприятий. Это относится только к лицензированным предприятиям, занимающимся продажей каннабиса. В Орегоне также действует налог на каннабис, администрируемый Департаментом доходов для лицензированных розничных продавцов.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Оптовый торговец из Портленда не обязан взимать налог с продаж с продаж в Орегоне, но его выручка в Орегоне за год превышает 1 миллион долларов. Бухгалтер ведет ежемесячный учет общей суммы выручки в Орегоне на основе данных из книги продаж, подает налоговую декларацию CAT в установленный срок, на четвертом месяце после окончания года, и хранит таблицу учета выручки вместе с декларацией.

Работодатель в Салеме составляет сводный квартальный отчет по заработной плате. В файле с данными о заработной плате за квартал указаны имя каждого сотрудника, номер социального страхования, заработная плата за расчетный период, отработанные часы, удержания, пособие по безработице и взносы на оплачиваемый отпуск. Этот файл хранится не менее 3 календарных лет.

Налог на коммерческую деятельность и сводная отчетность по заработной плате

В штате Орегон может отсутствовать налог с розничных продаж, но при этом бизнесу может потребоваться подробная информация о доходах, полученных из государственных источников, для целей налога на корпоративную деятельность. В ведомости заработной платы также могут потребоваться данные об удержаниях, пособиях по безработице и оплачиваемых отпусках за те же периоды выплаты заработной платы.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Орегоне подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Орегон

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.