Бухгалтерский учет в Огайо

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Законодательство штата Огайо требует от продавцов и потребителей, подлежащих обложению налогом с продаж и налогом на использование, хранить записи, квитанции, счета-фактуры, коносаменты, реестры активов, графики амортизации, журналы передачи и другие первичные и вторичные документы в форме, требуемой налоговым комиссаром. Эти документы должны быть доступны для проверки комиссаром в рабочее время. Источник: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

В отношении подоходного налога налоговый комиссар может устанавливать требования к ведению учета и хранению других соответствующих документов, а также к подаче копий федеральных налоговых деклараций и решений, и может потребовать от лица вести учетные записи, указывающие, обязано ли это лицо уплачивать налог или удерживать его, и в каком размере. Источник: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Огайо действуют государственный налог с продаж и налог на использование товаров, подоходный налог с физических лиц, налог, удерживаемый работодателем, и налог на коммерческую деятельность. Налоги с продаж, взимаемые округами и транспортными управлениями, добавляются к ставке государственного налога с продаж, поэтому в документах о продажах необходимо указывать округ доставки.

Поскольку налог на прибыль предприятий (CAT) рассчитывается на основе валовых поступлений, а не прибыли, предприятия ведут сверку поступлений, которая начинается с общей суммы поступлений в бухгалтерских книгах, исключает поступления, полученные за пределами штата Огайо, и поступлений, не подлежащих налогообложению в штате Огайо, и заканчивается валовыми поступлениями, облагаемыми налогом в штате Огайо, для подачи налоговой декларации по налогу на прибыль предприятий (CAT).

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели удерживают подоходный налог штата Огайо и подают декларации об удержаниях и ежегодную сверку в Налоговое управление. Кроме того, работодатели ежеквартально отчитываются о заработной плате для целей страхования по безработице в Департамент по вопросам занятости и семейных услуг штата Огайо.

Доходы, покупки и документация

В разделе законодательства штата, посвященном ведению учета налогов на использование, перечислены документы, которые необходимо хранить, включая счета-фактуры, коносаменты, реестры основных средств и графики амортизации, поэтому счета-фактуры на покупку и записи об основных средствах в Огайо являются, по сути, налоговыми документами. Источник: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

Как долго следует хранить записи?

Согласно разделу 741.15 Свода законов штата Огайо, документы по налогу с продаж и налогу на использование должны храниться в течение 4 лет, если только налоговый комиссар не даст письменного согласия на их уничтожение в течение этого периода или не распорядится о более длительном сроке хранения. Источник: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

Согласно разделу 747.17 Свода законов штата Огайо о хранении налоговой отчетности, документы также должны храниться в течение 4 лет при наличии письменного согласия и исключений, предусматривающих более длительный срок хранения. Источник: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Налог на добычу полезных ископаемых в штате Огайо распространяется на нефть, газ, уголь и другие природные ресурсы, добываемые на территории штата, и компании, занимающиеся добычей и продажей полезных ископаемых, ведут учет производства и продаж для целей этого налога. Это относится только к компаниям, занимающимся добычей и продажей полезных ископаемых, и связанным с ними покупателям.

В штате Огайо предприятиям, занимающимся продажей моторного топлива, сигарет и алкоголя, требуются отдельные лицензии на уплату акцизного налога, подача деклараций и ведение учета продукции.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Дистрибьютор из Колумбуса покупает оборудование у поставщика из другого штата, который не взимал налог. Бухгалтер регистрирует покупку в файле по налогу на использование вместе со счетом-фактурой и записью в реестре основных средств, начисляет налог на использование в штате Огайо и хранит файл в течение 4 лет с момента подачи налоговой декларации за этот период.

Развивающаяся розничная сеть из Огайо переходит к подаче налоговой декларации CAT. В конце года она составляет сверку поступлений, в которой отделяются поступления из Огайо от поступлений из других штатов, и хранит счета-фактуры и записи о продажах, относящиеся к этой сверке, в течение как минимум 4 лет после подачи налоговой декларации CAT.

Налог на коммерческую деятельность и городской налог на заработную плату

Предприятиям в Огайо необходимо различать налог с продаж, взимаемый с покупателей, и собственные налоговые обязательства, основанные на валовом доходе. Работодатели, работающие в нескольких муниципалитетах, также получают выгоду от точных данных о местонахождении рабочих мест, поскольку общая сумма удержаний в одном штате может не отражать местные обязательства.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Огайо подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Огайо

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.