Бухгалтерский учет в Северной Дакоте

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Налогоплательщик обязан хранить все документы, необходимые для определения правильной суммы налогового обязательства в соответствии с Разделом 57 Свода законов Северной Дакоты. Все необходимые документы должны быть предоставлены по запросу налогового комиссара или уполномоченного представителя. В положении Административного кодекса Северной Дакоты 81 01.1 04 03 в общих чертах перечислены виды материалов, подпадающих под действие данного положения, включая бухгалтерские отчеты, книги, контракты, главные книги, журналы, бухгалтерские книги, сводки счетов, переписку и информацию, хранящуюся в электронном виде. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

Если налогоплательщик хранит необходимые документы как в электронном, так и в бумажном виде, он обязан по запросу предоставлять эти документы налоговому комиссару в электронном формате. Хранение документов в бумажном виде не снимает с него эту обязанность. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Северной Дакоте также взимаются налоги на нефть и газ, включая налог на добычу нефти и налог на валовую добычу нефти и газа, которые рассматриваются в части 6 данного раздела закона штата.

Розничные торговцы получают разрешение на уплату налога с продаж от Управления государственного налогового комиссара до начала осуществления налогооблагаемых продаж и подают налоговые декларации ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в соответствии с указаниями Департамента, исходя из ожидаемой суммы налоговых обязательств.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели регистрируются для удержания налогов и уплаты страховых взносов по безработице, а также ежеквартально подают отчеты о заработной плате, уплачиваемой в качестве пособия по безработице, в Службу занятости Северной Дакоты. Работодатели также подают заявления о заработной плате и информационные справки через систему Taxpayer Access Point, а налоговый комиссар публикует пошаговые инструкции по заполнению форм 1099 в этой системе. Источник: https://www.tax.nd.gov/sites/www/files/documents/forms/misc-forms/step-by-step-instructions-on-how-sign-up-for-tap.pdf?ref=deskera.com

Доходы, покупки и документация

Общие правила ведения учета, содержащиеся в разделе, посвященном ведению учета в данном разделе законодательства штата, прямо распространяются на договоры, бухгалтерские книги, журналы и переписку, имеющие отношение к налоговым обязательствам, поэтому договоры с поставщиками, договоры с клиентами и переписка о расходах в Северной Дакоте считаются налоговыми документами, если они подтверждают сумму, указанную в налоговой декларации. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

Как долго следует хранить записи?

Общее положение о ведении учета требует, чтобы документы, необходимые для определения правильности налоговых обязательств, хранились и предоставлялись по запросу, и в рассматриваемом тексте не устанавливается фиксированное количество лет. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

В материалах по правам налогоплательщиков, опубликованных для Северной Дакоты, указано, что начисление налога или возврат средств могут быть произведены в любое время в течение 3 лет после даты подачи налоговой декларации, и в течение 6 лет, если сумма налога занижена более чем на 25 процентов. Поэтому документы по декларации следует хранить как минимум до окончания соответствующего периода начисления налога. Источник: https://www.co.ward.nd.us/DocumentCenter/View/3982/ND-Taxpayer-Bill-of-Rights

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Нефтегазовые компании обязаны вести учет добычи, продаж и покупателей, подтверждающий отчетность по налогу на добычу нефти и налогу на валовую добычу, включая объемы добычи и продажи по скважинам или арендованным участкам. Это относится к операторам и владельцам долей участия в добыче, а не к предприятиям в целом.

В Северной Дакоте для угольной и другой добычи полезных ископаемых предусмотрена отдельная система налоговой отчетности, основанная на объеме производства и данных о продажах.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В Фарго розничный продавец хранит журнал продаж, счета-фактуры и электронные письма, подтверждающие спорные налоговые вычеты, в одной электронной папке в течение всего года. Когда налоговый комиссар запрашивает документы в электронном формате, продавец может предоставить именно эту папку вместо бумажных копий.

Небольшая нефтесервисная компания ведет отдельный архив по скважинам, включающий накладные, выписки от покупателей и отчеты о добыче за каждый месяц, чтобы можно было отследить суммы, используемые для налоговой отчетности, связанной с добычей, по исходным документам.

Электронные аудиторские записи и производственная деятельность

Предприятия Северной Дакоты должны иметь возможность предоставлять читаемые электронные документы по запросу. В ресурсодобывающих отраслях одних только счетов-фактур может быть недостаточно для отражения деятельности, поскольку объемы производства, накладные и выписки от покупателей могут служить подтверждением различных разделов бухгалтерской отчетности.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Северной Дакоте подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Северной Дакоты

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.