Бухгалтерский учет в Нью-Йорке

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Зарегистрированные продавцы, облагаемые налогом с продаж, обязаны вести точную и полную документацию по продажам и покупкам. В информационном бюллетене Налогового департамента по ведению учета для продавцов, облагаемых налогом с продаж, требуется документация, отражающая валовую выручку, облагаемые и необлагаемые налогом продажи, покупки и собранный налог, а также предоставление этой документации департаменту по запросу. Источник: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

В отношении подоходного налога Департамент рекомендует хранить документы и подтверждающие записи не менее 3 лет после подачи декларации, содержащие информацию об источниках дохода, удержаниях и авансовых платежах, а также о вычитаемых расходах. Источник: http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Нью-Йорк действует государственный налог с продаж и налог на использование, подоходный налог с физических лиц, налог на франшизу корпораций и удержание налогов работодателем. Местные налоги с продаж, включая окружные, городские и некоторые районные налоги, взимаются вместе с государственным налогом, поэтому в документах необходимо указывать место доставки или использования для подтверждения применяемой совокупной ставки.

Розничные продавцы хранят свидетельства об освобождении от налога и свидетельства о перепродаже для продаж, которые считаются освобожденными от налога, поскольку бремя доказывания причин неуплаты налога лежит на продавце.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели ежеквартально подают в налоговое управление сводные отчеты об удержаниях из заработной платы, отчёты о заработной плате и отчёты о страховании по безработице. Взносы на страхование по безработице и отчёты о заработной плате администрируются Министерством труда.

Доходы, покупки и документация

Документация по налогу с продаж, хранящаяся у продавца, определяется Налоговым департаментом и включает в себя повседневные документы, подтверждающие продажи и покупки. В бюллетене описываются такие документы, как товарные чеки, счета-фактуры, квитанции, счета-фактуры на покупку и документы об освобождении от налога, как часть документации, которую продавец должен хранить и предоставлять. Источник: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Как долго следует хранить записи?

Продавцы, занимающиеся уплатой налога с продаж, обязаны хранить все документы в течение как минимум 3 лет с даты подачи декларации, к которой эти документы относятся, или с даты подачи декларации, если она состоялась позднее. Департамент может потребовать более длительного срока хранения, если документы являются предметом аудита, судебного разбирательства или иного процесса. Источник: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Данные о продажах, удаленные из системы по причине нехватки ресурсов, должны быть перенесены и сохранены в доступном для аудита виде в течение того же 3-летнего периода, а также должны передаваться при смене компанией системы учета продаж. Источник: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Когда отрасли требуются дополнительные записи

В штате Нью-Йорк предприятиям, занимающимся продажей моторного топлива, табака, алкоголя и некоторых других регулируемых товаров, необходимо проходить отдельную регистрацию по акцизному налогу, подавать декларации и вести учет продукции. Эти обязанности распространяются только на предприятия, работающие в этих отраслях.

В соответствии с правилами программы Medicaid, медицинские учреждения, участвующие в ней, обязаны хранить документы, подтверждающие заявки и платежи, а также налоговую документацию. Это относится к зарегистрированным поставщикам медицинских услуг, а не ко всем медицинским предприятиям.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В магазине одежды в Олбани ежедневно хранятся кассовые отчеты, протоколы учета продаж и сертификаты перепродажи для оптовых покупателей в одном ежемесячном файле. Через 3 года после подачи квартальной декларации по налогу с продаж магазин проверяет этот файл перед его уничтожением и сохраняет его, если ведется проверка.

Манхэттенская сервисная фирма, сотрудники которой проживают в Нью-Йорке, ведет учет удержаний из городского бюджета отдельно от удержаний из бюджета штата, чтобы квартальная сводная отчетность и городские записи о заработной плате совпадали.

Журналы аудита точек продаж и обязательства города

Магазин в Нью-Йорке, где часто происходят возвраты, аннулирования и обмены товаров, должен уметь объяснить, почему ежедневная сумма выручки отличается от валового объема транзакций. Предприятия в Нью-Йорке также могут столкнуться с дополнительными категориями отчетности, которые не следует путать с обязательствами на уровне штата.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Нью-Йорке подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Нью-Йорка

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.