Бухгалтерский учет в Нью-Мексико

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В штате Нью-Мексико не действует единый общий бухгалтерский кодекс для всех частных предприятий. Обязанности по ведению бухгалтерского учета возникают по каждому налогу отдельно, главным образом в соответствии с Законом об администрировании налогов и объединенной системой отчетности по налогам с валового дохода, компенсационным налогам и налогам, удерживаемым у источника выплаты. Зарегистрированный налогоплательщик обязан подавать декларацию за каждый отчетный период, даже если налог не подлежит уплате, — это правило, изложенное в положениях о налогах с валового дохода. Источник: https://www.law.cornell.edu/regulations/new-mexico/3-2-2-15-NMAC

Документация должна содержать достаточно информации, отражающей валовую выручку по каждому месту, заявленные вычеты и подлежащий уплате налог, поскольку в декларации указывается выручка по каждому месту. Руководство Налогового управления для налогоплательщиков также разъясняет периоды ретроспективного анализа налоговых оценок, поэтому на практике важны именно документы, подтверждающие выручку. Источник: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Нью-Мексико действует налог с валового дохода, а не обычный налог с розничных продаж. Он взимается с продавца за право ведения бизнеса и применяется в широком смысле к доходам от продажи имущества и оказания услуг в штате, с учетом установленных законом вычетов и льгот. Ставка по всему штату была снижена до 5 процентов с 1 июля 2022 года, и к этой ставке добавляются местные ставки в зависимости от местоположения. Источник: https://www.tax.newmexico.gov/wp-content/uploads/2022/07/Tax-laws-take-effect.pdf

В Нью-Мексико также действует компенсационный налог на использование имущества и определенных услуг, приобретенных за пределами штата, подоходный налог с физических лиц, корпоративный подоходный налог и удержание подоходного налога работодателем. Поэтому в бухгалтерском учете необходимо разделять валовые поступления, вычитаемые поступления, облагаемые налогом поступления, покупки, подлежащие компенсационному налогу, и удержания из заработной платы.

Поскольку местные тарифы различаются, системы учета продаж и выставления счетов регистрируют место доставки или выполнения работ для каждой транзакции, а не только юридический адрес.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели удерживают подоходный налог штата и отчитываются об удержаниях через Департамент налогообложения и доходов. Налог на страхование от безработицы и ежеквартальная отчетность по заработной плате поступают в Департамент трудовых ресурсов штата Нью-Мексико, который управляет счетом работодателя по страхованию от безработицы.

Как долго следует хранить записи?

В рекомендациях департамента для лиц, подающих сводную отчетность, указано, что обычный период оценки составляет 3 года с конца года, за который должен был быть уплачен налог. Этот период увеличивается до 6 лет, если сумма налога была занижена более чем на 25 процентов, до 7 лет для случаев неподачи отчетности и до 10 лет при наличии доказательств мошенничества. В тех же рекомендациях говорится, что в интересах налогоплательщиков хранить сводную отчетность в течение 10 лет. Источник: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Деятельность предприятий, занимающихся каннабисом, лицензируется и отслеживается Отделом контроля за каннабисом, а лицензированная деятельность влечет за собой обязанности по учету запасов и продаж в дополнение к ведению налоговой отчетности по валовому доходу. Это относится только к лицензированным предприятиям, занимающимся каннабисом.

Строительные подрядчики обязаны отчитываться о валовом доходе по каждому строительному проекту и местоположению, а структура отчетности, основанная на местоположении, означает, что в проектной документации должно быть указано, где были выполнены работы.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Сервисная фирма из Санта-Фе подает налоговые декларации по валовому доходу с разбивкой по местоположению. Ежемесячно она хранит список поступлений по местоположению клиентов, счета-фактуры, подтверждающие две крупные налоговые вычеты, и саму поданную декларацию. Когда налоговая служба запрашивает информацию о вычете три года спустя, фирма может отследить строку в декларации до счета-фактуры и договора.

3 марта магазин нанимает техника. Офис сообщает о найме в справочник новых сотрудников штата Нью-Мексико в течение 20 дней, открывает запись о выплате пособия по безработице за квартал и регистрирует документы о найме вместе с первой платежной ведомостью по этому сотруднику.

Отчетность по валовым поступлениям от услуг и имущества

Для сервисной компании в Нью-Мексико в счете-фактуре должны сохраняться сведения об оказанных услугах и местонахождении, используемые при расчете налога с валового дохода. Бухгалтерский учет должен сохранять любые подтверждающие вычеты вместе с квитанцией, а не вычитать обычные расходы из книги учета валового дохода.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Нью-Мексико подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Нью-Мексико

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.