Бухгалтерский учет в Небраске

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с постановлением штата Небраска REG-1-008 о налоге с продаж и использовании товаров, лица, обязанные уплачивать этот налог, должны вести учет и должны указывать, что при отсутствии записей вся валовая выручка считается подлежащей налогообложению, или же налоговое управление может оценить сумму налога. Источник: REG-1-008, Документы, Департамент доходов штата Небраска (PDF)

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Небраска к налогам, которые обычно определяют ведение бухгалтерского учета, относятся подоходный налог с физических лиц и удержания работодателя, корпоративный подоходный налог, а также государственные и местные налоги с продаж и использования. Положения о ведении учета налогов с продаж и подоходного налога приводятся в разделе, посвященном ведению учета. Местные налоги с продаж добавляют к учету данные о продажах на уровне населенных пунктов, поскольку Департамент собирает местные налоги с продаж для муниципалитетов и обязан вести учет полученных и распределенных денежных средств в соответствии с Законом о местных доходах, как описано в изученных сводках законодательства.

Программы стимулирования экономики штата Небраска создают собственные списки документов. В рамках Закона о росте занятости и инвестиций Департамент перечисляет документы, которые необходимо хранить, включая графики налоговой амортизации, списки квалифицированного имущества, счета-фактуры на покупку, счета и выписки подрядчиков, расчеты эквивалента полной занятости, ведомости заработной платы с указанием отработанных часов, ведомости заработной платы с указанием сотрудников, получающих оклад, декларации по государственным и федеральным налогам на заработную плату, а также дебиторскую задолженность или учет возмещаемого налога с продаж и налога на использование, уплаченного за квалифицированное имущество, со счетами-фактурами на покупку и подробной информацией о налоге на использование. Источник: Сохранение документации в соответствии с Законом о росте занятости и инвестиций, Департамент доходов штата Небраска.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Необходимо сообщать о новых сотрудниках в течение 20 дней. Департамент здравоохранения и социальных служб штата Небраска заявляет, что все работодатели и профсоюзные организации, ведущие деятельность в Небраске, обязаны сообщать о новых сотрудниках, повторно принятых на работу или отозванных сотрудниках, временных или сезонных сотрудниках и независимых подрядчиках, как это определено в разделе 48-2302 Закона штата Небраска, а также сообщать имя, адрес, номер социального страхования и дату приема на работу сотрудника, а также имя, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя в течение 20 дней. Источник: Отчетность о приеме на работу новых сотрудников для работодателей, Министерство здравоохранения и социальных служб штата Небраска

Как долго следует хранить записи?

Документы по налогу с продаж и налогу на использование в соответствии с REG-1-008 должны храниться не менее трех лет после подачи декларации или в течение всего периода рассмотрения заявления о возврате средств или ходатайства о пересмотре решения о недоимке, если только Департамент не разрешит уничтожение документов в письменной форме раньше. Департамент может вынести решение о недоимке в течение шести лет при обстоятельствах, описанных в положении, в том числе, если надлежащим образом заполненная декларация не была подана или недоимка превышает 25 процентов от суммы, указанной в декларации. Источник: REG-1-008, Департамент доходов штата Небраска (PDF)

Для учета моторного топлива действуют особые правила: не менее трех лет с момента подачи отчета или декларации, и пяти лет, если необходимые отчеты или декларации не поданы. Для автомобильного топлива, авиационного топлива и розничных продавцов дизельного топлива установлено трехлетнее правило. Это правило распространяется только на лицензиатов, владеющих топливом. Источник: Глава 73, Налог на топливо в Небраске, Департамент доходов штата Небраска

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Предприятия, претендующие на налоговые льготы штата Небраска, включая льготы в рамках Закона о росте занятости и инвестиций, Закона о преимуществах Небраски, Закона ImagiNE Nebraska или Закона о городском развитии, обязаны вести учет и ежегодную отчетность по программам, включая подробный список в разделе о налогах штата, посвященном Закону о росте занятости и инвестиций. Эта сфера действия распространяется только на претендентов на льготы.

В разделе, посвященном удержанию денежных средств, на лицензиатов, занимающихся поставкой топлива, возложены обязанности по выставлению счетов и хранению денежных средств, включая правила формулировки счетов-фактур, изложенные в главе, посвященной топливу. Эта сфера ответственности распространяется только на налогоплательщиков, работающих в сфере топлива.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Розничный торговец из Небраски подает декларацию по налогу с продаж и хранит подтверждающие документы о валовом доходе. Минимальный срок хранения составляет три года после подачи декларации, и дольше, если рассматривается заявка на возврат налога или пересмотр суммы задолженности, поэтому наличие такой заявки останавливает срок уничтожения даже по истечении трех лет.

Предприятие выплачивает независимому подрядчику сумму, подлежащую отражению в форме 1099. В соответствии с критериями отчетности по независимым подрядчикам в разделе заработной платы, предприятие проверяет возраст, статус индивидуального или единоличного владельца и сумму по форме 1099, и если критерии соблюдены, сообщает о подрядчике в течение 20 дней, как о новом сотруднике.

Документы, подтверждающие участие в программе поощрения

Налоговые льготы в Небраске служат наглядным примером того, почему стандартный бухгалтерский учет и учет по специальным программам иногда расходятся. Предприятию, претендующему на льготу, помимо обычных бухгалтерских книг могут потребоваться данные об активах на уровне проекта, отработанных часах, счетах-фактурах подрядчиков и учете возмещаемых налогов.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Небраске подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Небраска

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.