Бухгалтерский учет в Миссисипи

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Законодательство штата Миссисипи требует от каждого налогоплательщика вести точные, полные и разборчивые записи. Записи должны вестись для определения суммы налога к уплате и декларироваться по каждой транзакции, должны быть составлены на английском языке, должны содержать дату транзакции на счетах, квитанциях, чеках, накладных и кассовых лентах, должны быть доступны для проверки Департаментом доходов по запросу и должны храниться по месту ведения бизнеса или по основному месту ведения бизнеса, если это место находится за пределами штата Миссисипи. Если надлежащие записи не ведутся, Департамент может определить налоговую задолженность и начислить налог, используя любую доступную информацию. Источник: Ведение учета и хранение документов, Департамент доходов штата Миссисипи

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Миссисипи к налогам, которые обычно определяют ведение бухгалтерского учета, относятся налог с продаж, налог на использование, подоходный налог и налог у источника, для каждого из которых существуют дополнительные списки документов, указанные на странице Департамента в разделе «Ведение учета». Для налога с продаж необходимо вести отдельный комплект записей о продажах для каждого места ведения бизнеса, хранить документацию, включая счет-фактуру, для подтверждения любых льгот или вычетов, продавцы, реализующие товары держателю разрешения, должны вести учет каждой продажи с описанием товара, ценой, датой, именем и адресом покупателя, а также номером разрешения, и полные записи должны подтверждать вычеты по безнадежным долгам, возвращенным товарам и аннулированным продажам. Источник: Ведение учета и хранение документов, Департамент доходов штата Миссисипи

В руководстве по проведению аудита Министерства говорится, что налогоплательщики несут ответственность за ведение бухгалтерских книг и записей, достаточных для расчета налоговых обязательств, и что некоторые начисления возникают из-за отсутствия записей, подтверждающих расчеты доходов и вычеты расходов. Источник: Процедуры аудита, Департамент доходов штата Миссисипи

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Для удержания налогов на странице учета Департамента требуются документы, включающие имя, адрес и номер социального страхования каждого сотрудника, даты трудоустройства, даты и суммы выплаченной заработной платы, даты и суммы удержанных налогов, свидетельства об освобождении от удержания налогов в штате Миссисипи и на федеральном уровне для каждого сотрудника, аннулированные чеки на заработную плату, копии всех выданных форм W2 и 1099, а также записи о дополнительных выплатах, возмещении расходов, пенсионных выплатах, командировочных расходах, отпускных, выплатах при увольнении и чаевых. Источник: Ведение учета и хранение документов, Департамент доходов штата Миссисипи

Согласно разделу 43-19-46 Кодекса штата Миссисипи, как описано в руководстве Департамента социальных служб по вопросам алиментов, информация о новых сотрудниках, внесенная в Государственный реестр новых сотрудников, который находится в ведении Департамента социальных служб штата Миссисипи, должна быть предоставлена в течение 15 дней с момента приема на работу, повторного приема на работу или возвращения сотрудника на рабочее место. Источник: Руководство по выплате алиментов, Департамент социальных служб штата Миссисипи (PDF)

Доходы, покупки и документация

В штате Миссисипи требования более конкретны, чем в большинстве других штатов из этой группы. В дополнение к общему списку в разделе учета, корпоративные бухгалтеры должны вести учет основных средств по местонахождению с указанием исторической стоимости по годам приобретения, учет запасов по местонахождению, включая запасы в пути на конец года, рабочие документы с подробным описанием методов оценки активов и результатов оценки, договоры аренды и лизинга с независимыми сторонами, ведомости заработной платы по местонахождению, полные федеральные налоговые декларации, журналы продаж и счета-фактуры с подробным описанием продаж материального личного имущества по пунктам отправления и назначения, журналы продаж и счета-фактуры с подробным описанием продаж услуг по пунктам назначения транзакций, документы, подтверждающие справедливые рыночные ставки аренды имущества, принадлежащего связанному юридическому лицу, документы о структуре собственности и капитала, протоколы собраний акционеров и аналогичные документы, документы, подтверждающие изменение в учете, и документы, подтверждающие налоговые льготы. Источник: Ведение учета и хранение документов, Департамент доходов штата Миссисипи

Когда отрасли требуются дополнительные записи

На странице учета Департамента указано, что казино, оптовые продавцы пива или табака, дилеры нефтепродуктов и другие специализированные отрасли должны ознакомиться с конкретными требованиями к ведению учета, изложенными в правилах и положениях Департамента. Это указание на отраслевые правила, а не общая обязанность для всех предприятий. Источник: Ведение учета и хранение документов, Департамент доходов штата Миссисипи

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Владелец двух магазинов в штате Миссисипи ведет отдельный комплект записей о продажах для каждого магазина, и для каждой продажи покупателю, имеющему разрешение, хранит описание товара, цену, дату, имя и адрес покупателя, а также номер разрешения, как того требует налоговый раздел штата.

Компания принимает на работу сотрудника 1 июня. В Миссисипи отчетность о приеме на работу новых сотрудников должна быть представлена в течение 15 дней, что короче 20-дневного периода, используемого в большинстве штатов в этой группе, поэтому календарь расчета заработной платы, построенный только на 20-дневном правиле, будет считаться просроченным в Миссисипи.

Данные о продажах и история активов на основе местоположения

В законодательстве штата Миссисипи особенно четко указано требование о ведении подтверждающей деловой документации. Предприятие с несколькими филиалами должно сохранять данные о продажах по каждому филиалу и хранить даты приобретения активов и их стоимость в отдельном графике, а не полагаться на сводные данные баланса.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Миссисипи подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Миссисипи

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.